淺議如何改進企業檔案統計工作

?朱燁

摘 要：本文針對現有國家統計年報中的統計項對于企業檔案工作中存在一定的局限，基于科研檔案的特點，研究分析了如何對統計指標進行相應改進，以期更好地指導企業檔案工作的提升。

關鍵詞：檔案;統計

1 企業檔案統計工作概述

檔案統計是檔案事業建設的一項重要基礎工作，在檔案管理的基本理論中，無論是“六環節”說，還是“八環節”說，統計都是檔案工作的重要一環。所謂檔案統計，其根本任務就是以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。檔案統計結果不僅是反映檔案館（室）建設成果的一個指標，更是制定有關檔案工作的方針、政策和計劃的重要依據。

正因為檔案統計工作如此重要，因此國家檔案局自20世紀80年代起，就建立了全國統一的檔案統計工作制度。1984年國家檔案局組織召開了全國第一次檔案統計工作會議，檔案統計工作被納入政府統計序列，在全國范圍內《檔案工作基本情況統計年報》開始運行。現行的《全國檔案事業統計年報制度》（以下簡稱統計年報）正是在此基礎上于1999年修訂形成的，期間在總結了多年檔案統計工作的基礎上，于2006年、2012年修訂實行了新的《全國檔案事業統計年報制度》，并一直沿用至今。該制度為掌握和分析全國檔案事業發展狀況，制定檔案事業發展規劃和方針政策提供了重要依據，為科學管理檔案工作和檔案事業的發展都做出了重要貢獻。

2 現有國家檔案統計年報制度的局限

但由于檔案類型的復雜多樣性，在統計指標的設置上，統計年報更多需要考慮指標的通用性，而科研檔案具有較為明顯的專業性、科學性及其形成的階段性和成套性等特點，因此現有的全國檔案統計年報的數據對于科研單位的檔案統計工作尚顯不足，還不能全面地反映科研檔案及其工作的實際情況，具體表現在以下方面：第一，檔案數量統計不能真實反映科研單位文件材料歸檔情況。文件材料歸檔的齊全性、完整性和系統性是衡量一個單位檔案工作的重要指標。但科研文件材料的歸檔情況，并非簡單地用歸檔的案卷數量、文件數量或者其他檔案載體數量就可以衡量。每一個單位承擔的科研任務不一樣，產生的檔案數量自然存在區別，其核心問題是該單位應歸檔多少個科研項目檔案，而實際歸檔了多少個，每一個科研項目應歸檔多少份文件材料，而實際歸檔了多少，其中要著重考慮重要或重大科研項目檔案的歸檔情況。也就是說，科研檔案工作的質量應從科研文件材料歸檔情況來體現，具體地說，是一個相對值或比率。第二，檔案利用人次和調閱檔案數量是科研檔案利用效果統計的一個表面現象。科研檔案利用情況是反映科研檔案工作的另一個重要因素，科研檔案利用應從科研成果的應用效果以及科研檔案為科研工作服務效果進行統計。也就是說，評估科研檔案利用效果，應建立在科研檔案直接或間接產生的經濟效益、社會效益基礎上。舉一個簡單的例子，科技檔案的技術指標也許會影響一個項目上百萬的投入，但在檔案利用時調閱的可能只是幾個案卷，利用人次也可能只是幾個人次。同時，要了解和掌握科研檔案的利用情況，筆者認為還必須掌握科研檔案應用體領域以及各全宗檔案的應用情況：如哪些科研檔案利用率高、產生的效益大，應用在哪些領域。科研檔案工作者只有掌握這些信息，才能開展科研檔案的主動服務和跟蹤服務，同時為檔案鑒定提供依據。第三，科研工作信息化快速發展使科研檔案統計工作面臨對信息化需求的挑戰。隨著科研工作信息化程度的深入，科研工作成果載體也為電子文件，如開發的應用軟件、生產的電子圖集、建成的標準數據集和數據庫等。從現有國家檔案統計年報中可以看到，電子檔案統計是對載體數量的統計。事實上，載體數量不能完全反映科研檔案數量的實質，它與傳統紙質檔案案卷一樣，實際有效數據是一個載體（案卷）存放了多少數據（文件）。因此，電子數據實際存儲大小、電子文件的個數、軟件個數、數據庫實體個數、數據庫記錄數等應納入電子檔案統計的基本內容。

3 企業檔案統計工作改進建議

正因為現有國家統計年報中的統計項對于企業檔案工作中有一定的局限，因此有必要根據科研檔案的特點，對統計指標乃至統計工作加以改進，具體如下：

1）檔案統計指標體系應與檔案門類、分類以及管理規則相適應。館藏的全部檔案類型都應納入統計范圍中，一方面能夠更真實地體現館藏的實際情況，另一方面也能適應不同途徑的統計口徑需求。

2）根據科研檔案的專業性，設置針對項目歸檔齊套率的統計，即實際歸檔文件材料的數量與應歸檔文件材料數據的比較。既要考察具體每個項目的文件齊套率（參見圖1），也要統計單位整體科研項目的歸檔齊套率（參見圖2）。

3）檔案統計項目應廣度和深度并重。在設計檔案統計指標項目時，應注重多樣性，既能反映檔案基礎工作的實際情況，又能反映整個單位檔案事業的發展情況。在廣度上可以設置檔案管理網絡、基礎設施、人才隊伍、檔案利用等統計項目;深度上可設置檔案門類、保管期限、歸檔年度等統計項目。

4）建立檔案統計質量控制體系。檔案統計工作涉及范圍廣，統計時常常需要檔案部門、信息化部門、辦公室、資產管理部門等多部門之間的協同合作。為確保統計數據的準確，質量控制手段必不可少。管理層面可加強對統計數據的審核，因為檔案統計是項連續性的工作，因此不可避免地在年表內、跨年報表之間有承接、匯總、總分等關系。如特殊載體總量在庫藏總賬中會體現，永久檔案藏量在各分類賬中會分散體現且表現出總值相等的數量平衡關系，增量的歸檔表與總表、分戶、分類表之間會有加減平衡關系等。這種動態對應關系不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎之上。審核人員可根據這些報表間的聯系對統計數據的準確性進行把關。技術層面上可對一些統計項的取值范圍進行一些有效性設置。

5）加強對統計數據的分析。檔案統計既要立足當下，做到對檔案“家底”心中有數;更要面向未來，通過對統計數據的分析明確后續工作的改進方向。如對檔案利用數據進行深入分析，可以清楚了解哪些門類的檔案是單位內部用戶的利用重點，在后續檔案部門進行館藏檔案數字化工作進，可優先對利用頻次較高的檔案進行數字化，從而更好地滿足內部用戶的需求。

6）加強科研檔案統計工作信息化建設。加強科研檔案統計工作不僅要求檔案人員掌握歸檔的每一份文件材料情況，對此進行量化描述，還需要能靈活運行歷次統計結果，采取一定的統計方法，進行再統計和分析，提煉出具有決策作用的相關信息。隨著統計數據的逐年增加，統計分析內容和方法也隨之豐富，科研檔案統計工作就不再是簡單的年度變化統計，而應該開展深層次的數據挖掘，查找工作中趨勢性、確定性、規律性的情況和問題，從而為科研檔案工作和科研工作規劃提供有效的依據。

參考文獻

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