如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

羅凱

摘 要：檔案管理對于機關事業單位的人事調動有著重大的意義，也是對機關事業單位是否能發揮其職能效用的最大考驗。當前隨著信息化時代的發展，各行各業的檔案管理已經逐步走向了信息化管理的道路，對于機關事業單位來說更需進一步實現檔案管理的規范化標準化。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;標準化

1 引言

隨著我國經濟社會的不斷發展，檔案管理工作顯得越來越重要。檔案伴隨著人的一生，它形成于各項工作中，對于保存考究具有重大意義。它是對自然人工作的記錄及考察的憑證，而且退伍軍人作為特殊的群體，他們的檔案信息顯得尤為重要，不僅關系的退伍安置，而且還牽扯到其他一些福利待遇問題。因此，檔案管理工作應當十分嚴謹。因此必須做好相應的規整，建立健全管理體制、完善檔案基礎設施設備以及健全檔案管理工作制度。另外，檔案管理工作應該與時俱進，適應現代社會的發展，吸收、借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢[1]。

2 機關事業單位檔案管理工作存在的主要問題

1）機關事業單位檔案管理方式陳舊。根據調查顯示，機關事業單位的檔案管理模式大部分依舊沿用舊時代的方法，以紙質的檔案管理存儲為主，然后將其存放在特定的檔案袋中，當使用到這些檔案時，需要到指定場所進行查閱，查閱過程使用的時間比較長。這種管理方式在九十年代能夠發揮重要的作用。但是，隨著社會的不斷發展，隨著信息化技術的發展，互聯網技術更是日新月異，在檔案工作內容的逐漸細化，檔案的數量越也來越多的今天，傳統的檔案管理方式就顯得比較“吃力”，因為它不僅不能提高行政管理的效率，還會給管理部門增加繁重的負擔，影響整個單位的工作效率。因此事業單位檔案管理方式不能一成不變、因循守舊，不能停留在以前的方法上。而應該利用現代信息技術開展檔案管理工作，將傳統管理模式與現代信息技術相結合是檔案管理發展的新趨勢。網絡化管理檔案，不僅可以提高檔案信息的查閱效率，更可以實現檔案的異步存儲與信息同步，并且可以實現檔案信息數據的共享性。對于檔案的查找更是既方便又快捷。節約了檔案管理工作的時間，減輕了其工作量。

2）檔案管理認識水平有待提高。目前，機關事業單位往往把比較實際的工作當做核心任務，認為檔案的管理屬于后勤。因此，在工作中總是會比較懈怠。產生這種問題的一個重要原因就是事業單位的領導對檔案工作不太重視，他們認為這種工作既不能突顯自己的工作成績，也不能展現自己的人生價值，因此，往往安排學歷較低的員工或者工作水平較差的員工歸置檔案管理這些員工的工作效率是極其低的，此外，工作態度也存在一定問題，例如會將這份工作當作是休閑的工作，或者打發時間的工作，不會將自己的精力完全投入到檔案管理工作中[2]。同時，上級的相關部門在考核時，往往也會忽略檔案管理的考核，這樣也使檔案管理積極性極大降低。此外，工作人員在填寫檔案時，存在敷衍的思想，填寫過程極不認真，字跡潦草、內容簡單，這使得檔案的價值大大降低。以上種種情況使得檔案資料的內容利用性極差，不能為實際工作帶來有益的幫助。所以，這種局面必須改變，必須規范化檔案信息的填寫工作。

3）信息資源開發各自為政，缺乏溝通。信息化的發展，使得世界成為一個整體。但是對于檔案管理卻無法實現全面聯網互通、數據共享。各個事業機關單位的信息資源無法適應跨系統，跨平臺的網絡化應用需求，使信息資源開發出現各自為政、無法連通的現象，而檔案信息的機密性又加劇了這種現象的發生。除此之外，在檔案信息資源的開發工作中，大部分檔案部門法律意識較為淡薄。

4）缺乏完善的檔案管理體系。盡管有的機關事業單位會安排專業的部門或人員負責檔案管理工作，但由于缺少完善的檔案管理體系，致使檔案管理工作的效果不盡人意，檔案信息錯亂、信息錄入檔案信息錯亂、信息錄入不完整等情況時常發生。在缺乏完善的檔案管理工作體系的情況之下，檔案管理人員的相關理論知識會比較匱乏，檔案管理工作的工作效率難以保證。

3 推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

1）提高認識，加大宣傳力度。加大檔案管理工作的宣傳力度是歸置檔案規范化標準化的重要前提。國家相關部門應經常通過宣傳檔案法律、法規和有關管理規定，提高各級單位領導和廣大干部職工的檔案意識，使之充分了解檔案是黨和國家的十分珍貴的財富，是社會各項事業得以持續發展的重要基礎，是不可再生和不能替代的重要資源，做好檔案工作是每位工作人員應盡的責任。

2）依法治檔，建立健全檔案管理工作的相關制度。建立健全檔案管理工作的相關制度，使檔案管理工作在程序化、規范化、標準化、科學化的軌道有條不紊的進行，這是做好檔案工作的重中之重。因此，首先要用制度去規范檔案工作;其次要用制度去保障檔案工作穩步進行[3]。

3）穩定檔案人員。做好檔案管理工作的關鍵在于檔案管理工作人員。因此，穩定檔案人員，提高檔案人員的綜合素質是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相對穩定。因為檔案工作是十分專業的工作，具有很強的實踐性和操作性，沒有三、五年的“檔齡”及豐富的實踐工作經驗，要想真正做好檔案管理工作，達到檔案收集、管理的規范要求是難以辦到的。其次要加強學習更新知識結構，提高綜合素質。一方面要加強職業道德的修養，樹立正確的職業道德觀念，樹立為社會發展服務的思想;另一方面要熟練掌握信息技術。檔案事業發展的趨勢將促使檔案人員從理論型、實干型向技術型轉變。

4）將檔案統一分類號。利用現代信息計算機在檢索時，應當根據檔案的分類號查找，所以，分類號的制作會影響計算機檢索的效率和結果，為了提高檢索的效率，檔案管理人員在分類過程中，要根據我國的《中國檔案分類法》進行分類，同時，還要需依據各地的具體情況進行劃分，提高檔案的可利用價值。另外，在分類工作中，要加強分類的審查力度，及時糾正不合理的分類，并且要經常組織機關單位工作人員統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，實現規范化管理的目標。

5）采取有效的措施，推進檔案現代化管理。必須高度重視檔案信息化工作，把它列入重要工作日程，投入一定的資金，逐步配置信息化基本設備，平時要加強檔案人員的計算機管理及軟件知識的培訓，爭取早日全面系統地將電子計算機、光盤、縮微、聲像等技術應用于檔案管理。只有將檔案管理工作與現代化技術廣泛地結合起來，才能最大程度地為本單位的各項業務和社會提供優質的服務[4]。

4 結語

隨著社會經濟的發展，檔案管理工作必須與時俱進。依法治檔，建立健全檔案管理工作的相關制度，穩定檔案人員，樹立先進的檔案管理經驗，采取有效措施，積極探索適應現代化經濟發展的檔案管理模式，建立一套科學的、有效的、靈活的檔案信息管理體系，增強檔案管理工作人員的專業知識和業務水平，充分利用現有技術開發計算機網絡技術，實現檔案管理的規范化、科學化、標準化、現代化，為社會信息的使用者提供更多有價值的信息資源，才能推動我國社會經濟的健康發展。

參考文獻

[1]路晉超，賈彥敏，林建民.事業單位檔案管理信息化建設的若干問題[J].黑龍江史志，2013（11）：119.

[2]姚武.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國管理信息化，2016，19（15）：174-176.

[3]陳芳.關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J].辦公室業務，2017（05）：92.

[4]成立立，李偉.檔案信息化建設存在的問題與解決措施[J].黑龍江科技信息，2012（04）：130.