衛(wèi)生檔案資料的收集與整理分析

摘 要：文章圍繞保障工作連續(xù)高效、促進(jìn)工作健康發(fā)展、強(qiáng)化工作執(zhí)行質(zhì)量等方面，分析了衛(wèi)生檔案資料收集與整理的價(jià)值作用;從資料內(nèi)容與信息工具兩個(gè)角度入手，研究了衛(wèi)生檔案資料收集與整理的優(yōu)化思路。

關(guān)鍵詞：基層衛(wèi)生工作;檔案資料;信息工具

衛(wèi)生檔案資料是反映現(xiàn)代社會(huì)中公共醫(yī)療建設(shè)水平、基層衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量、區(qū)域居民健康情況等情況的重要信息依據(jù)。做好衛(wèi)生檔案資料的采集、利用與管理工作，對(duì)我國(guó)民生保障建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有重要的促進(jìn)作用。所以，我們有必要對(duì)衛(wèi)生檔案資料的收集與整理展開探究討論。

1 衛(wèi)生檔案資料收集與整理的價(jià)值作用

1.1 保障基層衛(wèi)生工作的連續(xù)高效

在長(zhǎng)期的建設(shè)發(fā)展當(dāng)中，我國(guó)基層醫(yī)療體系與衛(wèi)生服務(wù)體系均實(shí)現(xiàn)了多階段的突破性進(jìn)展，并積累了大量的工作經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)基層衛(wèi)生單位內(nèi)部存在人員變動(dòng)或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，新進(jìn)人員若對(duì)基層衛(wèi)生工作的開展歷程、本單位的既往經(jīng)驗(yàn)等缺乏充分認(rèn)知，將很難快速、順利地融入到工作當(dāng)中，進(jìn)而導(dǎo)致基層衛(wèi)生工作進(jìn)展緩慢甚至發(fā)生脫節(jié)。此時(shí)，衛(wèi)生檔案資料的價(jià)值便顯現(xiàn)出來。通過查閱、分析檔案信息，新進(jìn)人員可更加清晰、快速地了解基層衛(wèi)生工作的目標(biāo)、方針、要求、責(zé)任，明確自身所處單位、崗位的具體活動(dòng)情況與工作進(jìn)度，從而有方向、有方法地接手后續(xù)工作。因此，有必要對(duì)衛(wèi)生檔案資料的收集與整理提起重視[1]。

1.2 促進(jìn)基層衛(wèi)生工作的健康發(fā)展

眾所周知，任何事物的發(fā)展都是螺旋式上升、波浪式前進(jìn)的，基層衛(wèi)生工作自然也不例外。做好衛(wèi)生檔案資料的收集與管理，有利于相關(guān)人員更加全面、快捷地對(duì)以往工作內(nèi)容、決策規(guī)劃進(jìn)行回顧，從而在結(jié)果判斷、經(jīng)驗(yàn)分析中逐漸發(fā)現(xiàn)基層衛(wèi)生工作現(xiàn)存的矛盾問題與薄弱之處，如人員素養(yǎng)落后、衛(wèi)生管理覆蓋不全面等。在此基礎(chǔ)上，便能更加有針對(duì)、有計(jì)劃地補(bǔ)齊短板、清除弊病，以實(shí)現(xiàn)基層衛(wèi)生工作模式的顯著優(yōu)化。其后，將優(yōu)化后的活動(dòng)內(nèi)容、工作成果記載到檔案當(dāng)中，又可為新一輪的變革提供信息依據(jù)，進(jìn)而使基層衛(wèi)生工作持續(xù)處于“自主評(píng)價(jià)→自主革新→再次評(píng)價(jià)→再次革新”的良性循環(huán)狀態(tài)。

1.3 強(qiáng)化基層衛(wèi)生工作的執(zhí)行質(zhì)量

檔案具有很強(qiáng)的復(fù)現(xiàn)能力，通過查閱、分析檔案資料的內(nèi)容，可全方位、多角度地還原相關(guān)活動(dòng)實(shí)情，進(jìn)而達(dá)到效果評(píng)價(jià)、責(zé)任追溯等效果。基于此，做好衛(wèi)生檔案資料的收集與整理工作，可保證各環(huán)節(jié)、各崗位人員在工作后留有一定的信息“痕跡”。這樣一來，便可避免相關(guān)人員濫竽充數(shù)、消極怠工等負(fù)面工作思維、工作行為的產(chǎn)生，提高基層衛(wèi)生單位內(nèi)部的責(zé)任建設(shè)與約束建設(shè)力度。同時(shí)，通過查閱、分析衛(wèi)生檔案內(nèi)容，也可對(duì)某一階段中具體人員的工作績(jī)效、突出貢獻(xiàn)進(jìn)行了解，從而將檔案資料作為評(píng)價(jià)人員綜合素養(yǎng)的重要依據(jù)，并由此實(shí)施職位晉升、薪資提升、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、公開表彰等激勵(lì)行為。在約束與激勵(lì)雙管齊下的管理機(jī)制與工作氛圍影響下，相關(guān)人員的工作狀態(tài)可持續(xù)處于積極水平，進(jìn)而為基層衛(wèi)生工作的執(zhí)行質(zhì)量提供有力保障，并促進(jìn)基層衛(wèi)生工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2 衛(wèi)生檔案資料收集與整理的優(yōu)化思路

2.1 確保檔案資料收集整理的內(nèi)容完整

真實(shí)性與完整性，是保證檔案資料依據(jù)功能穩(wěn)定發(fā)揮的兩大關(guān)鍵因素。從目前來看，我國(guó)基層衛(wèi)生工作中各類檔案信息記載整理的真實(shí)性基本處于較高水平，但在完整性方面的表現(xiàn)并不理想，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息采集不全、采集不細(xì)的問題。所以，要想提高衛(wèi)生檔案資料收集與整理的工作質(zhì)量，就必須要在檔案內(nèi)容的完整性上下足功夫。具體來講，可從以下兩個(gè)角度入手：

第一，提高檔案信息記載領(lǐng)域的完整性。現(xiàn)階段，可將基層衛(wèi)生工作的檔案類型分為“基礎(chǔ)工作檔案”“日常工作檔案”以及“專項(xiàng)工作檔案”三種。其中，基礎(chǔ)工作檔案應(yīng)包括國(guó)家、地方、單位發(fā)布的政策制度、管理辦法，以及上下級(jí)的各類報(bào)告資料等;日常工作檔案主要源于基層衛(wèi)生單位的常規(guī)性工作活動(dòng)，如月度、季度、半年度、年度的工作總結(jié)、會(huì)議記錄、活動(dòng)方案、小組評(píng)比記錄等;專項(xiàng)工作檔案則應(yīng)圍繞主題性、專門性的工作活動(dòng)整理形成，如“除四害”專項(xiàng)工作檔案、“健康宣傳教育”專項(xiàng)工作檔案、“改水改廁”專項(xiàng)工作檔案等。在此背景下，相關(guān)人員必須要保證自身的檔案資料收集與整理工作全面設(shè)計(jì)上述類型領(lǐng)域，避免信息遺漏的情況發(fā)生。

第二，提高檔案信息采集載體的多樣性。現(xiàn)階段，很多檔案工作人員仍秉持著純文本化的信息采集理念，進(jìn)而使得相關(guān)人員在查閱衛(wèi)生檔案資料時(shí)，只能通過冰冷、平面的文字內(nèi)容展開聯(lián)想，很難達(dá)到真實(shí)、立體的復(fù)現(xiàn)效果。所以，相關(guān)人員在優(yōu)化發(fā)展過程中，應(yīng)注重檔案載體的多媒體化采集，將影像、錄音、網(wǎng)頁(yè)鏈接等信息資料納入檔案管理體系當(dāng)中[2]。

2.2 運(yùn)用檔案資料收集整理的信息工具

近年來，隨著我國(guó)基層醫(yī)療建設(shè)與衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)的不斷發(fā)展，基層衛(wèi)生工作中產(chǎn)生的檔案內(nèi)容越來越多樣化、多量化。此時(shí)，若仍采取傳統(tǒng)中純?nèi)斯さ臋n案資料收集與整理方式，將會(huì)形成龐大的工作量與工作周期，既會(huì)給檔案工作人員造成很大的工作壓力，也不利于衛(wèi)生檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量開展。

所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)下，有必要將信息管理平臺(tái)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能掃描儀等信息化的設(shè)備工具或技術(shù)工具引入到工作實(shí)踐當(dāng)中。一方面，基層衛(wèi)生單位應(yīng)從制度上體現(xiàn)數(shù)字化、信息化改革特點(diǎn)，要求各部門人員在填寫登記表、編制會(huì)議記錄等環(huán)節(jié)中，盡量保證信息文本的數(shù)字化形成，以便從源頭上降低檔案資料收集整理的落后性，使檔案工作人員采集接收更大比重的線上資料，并利用檔案信息管理平臺(tái)的模塊功能完成資料的快速編號(hào)、整理、分類與存儲(chǔ);另一方面，對(duì)于既有的紙質(zhì)檔案或音視頻檔案，檔案工作人員也可通過掃描儀掃描轉(zhuǎn)化、媒體資料導(dǎo)入計(jì)算機(jī)等方式，實(shí)現(xiàn)實(shí)體信息向數(shù)字化信息的完整轉(zhuǎn)化。除此之外，檔案工作人員還可將檔案采集視角投射到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中與基層衛(wèi)生工作有關(guān)的網(wǎng)民反饋、政策條文、新聞信息進(jìn)行篩選、分析，并將有價(jià)值的資料納入衛(wèi)生檔案體系當(dāng)中，從而進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料的全面性與復(fù)現(xiàn)能力。

與此同時(shí)，為了保證衛(wèi)生檔案工作中信息工具的有效利用，基層衛(wèi)生單位也應(yīng)積極做好衛(wèi)生服務(wù)人員、檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助相關(guān)人員更好地樹立新觀念、學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，從而在保證信息化檔案管理機(jī)制“得心應(yīng)手”的基礎(chǔ)上，不斷提高衛(wèi)生檔案采集與整理的創(chuàng)新能力。

3 結(jié)論

總而言之，檔案資料對(duì)基層衛(wèi)生工作的實(shí)踐與發(fā)展具有重要作用。但從目前來看，傳統(tǒng)的工作模式、工作理念已無法滿足當(dāng)下的衛(wèi)生檔案資料收集與整理需求，所以相關(guān)人員有必要在保證檔案采集完整全面的基礎(chǔ)上，運(yùn)用各類現(xiàn)代化的信息工具，以實(shí)現(xiàn)檔案資料采集質(zhì)量、利用能力與管理效率的綜合提升。

參考文獻(xiàn)

[1]劉國(guó)華.我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（19）：13-15.

[2]王婷.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)范化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：135-136.

作者簡(jiǎn)介

郭利芳（1978-），女，漢族，江蘇吳江人，研究生，畢業(yè)于黨校，助理館員，研究方向：愛國(guó)衛(wèi)生檔案管理。