國有企業檔案管理工作現狀及解決對策分析

摘 要：檔案詳細記錄了國有企業在發展過程中所應用到的相關技術，還記載了與管理工作有關的內容。因此，在國有企業的發展過程中，檔案是重要的載體之一，檔案的管理工作對國有企業的生產經營活動有著重要的影響。本文主要分析了我國國有企業在檔案管理工作方面的現狀，結合檔案管理在工作過程中所存在的問題，有針對性地提出若干應對策略，以期能夠有利于提高國有企業在檔案管理方面的工作效率以及工作質量。

關鍵詞：國有企業;檔案管理;工作現狀;解決對策;分析

隨著信息的多元化發展，社會經濟也在不斷發展，西方的發達國家首先提出檔案管理的具體概念。隨著我國進入改革開放新時期，且不斷地進行深入改革，在我國的國有企業中引入檔案管理這一概念，將檔案管理充分融入到各種情報資源以及經濟信息當中，從而促進信息資源的形成，通過不斷地整合信息資源，有利于我國國有企業的未來發展。因此，如何在國有企業的轉型階段使相關的檔案管理水平得到不斷提高，是十分值得關注的問題。

1 目前國有企業在檔案管理工作中所存在的問題

長期以來，部分國有企業的工作人員對于檔案管理工作的重視程度不高，沒有全面地了解檔案的規章制度，在檔案管理上的意識相對不足，在管理檔案工作的過程中，時常發生以下問題：

1）無法按時地將文件進行歸檔并且梳理好文件材料，從而導致檔案的不斷累積，甚至由于檔案管理不夠仔細，導致檔案的丟失。

2）一些企業的領導沒有重視檔案管理工作，忽視了對檔案保存的庫房進行管理。

3）對于從事檔案管理的工作人員而言，一些檔案管理員缺乏專業的理論知識，在進行歸檔工作時，缺乏一定的管理能力，檔案意識相對淺薄，采用的仍然是傳統的管理方法。

4）對于許多企業而言，大多數國有企業沒有定期地對員工進行培訓，導致員工缺乏較強的檔案管理能力，或是沒有制定完善的檔案管理制度。

綜上所述，在國有企業的檔案管理工作方面，還存在較大改進空間。

1.1 對檔案管理工作的重視度不高

在國有企業中，檔案管理工作所處的地位相對較低。一方面，檔案管理工作的工作量較大，工作性質較為復雜，企業沒有投入較多的資金置辦軟件以及硬件等設施，使檔案管理工作缺乏完善的管理方法，無法進行及時的創新，從而進一步阻礙了檔案管理工作的未來發展。另一方面，從事檔案管理的工作人員缺乏較高的管理素質，理論知識不夠豐富，思想較為傳統，缺乏多樣化的管理技能。最后，國有企業的領導者沒有意識到檔案管理工作的重要作用，因此，在檔案管理工作方面的投入較少，從而在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展，進一步使國有企業自身的經濟發展受到嚴重影響。

1.2 缺乏先進的檔案管理方法

目前，大多數企業仍然采取傳統的檔案管理方法，這種管理方式過于落后，已經無法適應現代社會的經濟發展。近幾年來，隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作的管理水平得到不斷提高，傳統的檔案管理方法給檔案管理工作帶來消極的影響。由于落后的檔案管理方式的工作效率過低，耗費較大的人力、物力，存在較多的缺陷。在工作過程中，若是管理效率較低，無法在規定時間內統計出所需的數據，將會給工作進程帶來嚴重的影響。

另一方面，國有企業缺乏完善的檔案法律法規體系，大多數單位沒有給檔案管理工作人員設立專門的科室以及具體崗位，導致檔案管理人員缺乏明確的工作職責，無法承擔具體的檔案管理責任。最后，大多數國有企業沒有投入較大的資金來管理檔案庫房，也沒有及時更新相應的軟件或者硬件設備，采用的統計設備較為陳舊，缺乏規范的管理制度，對物體的擺放雜亂無章，甚至將所設立的檔案室當作倉庫來使用。由于管理混亂，導致一些檔案丟失，無法進行及時的存檔。

1.3 檔案管理工作人員缺乏較高的綜合素質

由于檔案管理的工作性質較為特殊，無法通過經濟效益來反映工作績效，從而容易被國有企業的領導者所忽略，很難得到檔案管理工作人員以及其他員工的一致認可。另外，大多數檔案管理工作人員沒有經過專業的培訓，也缺乏專業的工作指導，許多員工都是從其他部門直接轉過來，無法積極完善檔案管理的工作模式，沒有完全遵循有關規定進行檔案管理工作，檔案管理工作人員在工作上抱有較為隨意的態度，從而嚴重阻礙了企業的發展。

2 對于國有企業在目前的檔案管理工作中存在問題的應對策略

2.1 提高對檔案管理工作的重視度，增強責任感

為了促進檔案管理工作的順利進行，重視檔案管理工作是基礎前提。國有企業領導者必須重新審視檔案管理工作，給予檔案管理工作一定的重視度，對檔案資源以及信息建設工作進行充分的完善。

組織有關檔案管理的講座或者展覽，從而提高檔案管理工作的宣傳力度，充分激發企業員工的工作積極性，給員工普及更多關于檔案管理工作方面的理論知識。

為了使檔案管理工作人員的專業素養得到提高，加強檔案管理的工作能力，必須定期地組織人員培訓，開展檔案管理培訓班，積極引導檔案管理工作人員學習新的檔案管理知識，讓檔案管理人員具備多項管理技能，在一定程度上提高自身的政治覺悟意識。

從事檔案工作的管理人員必須提高自身的專業素養，養成良好的學習習慣，積極地學習與檔案管理有關的學習課程，在工作過程中，不斷總結經驗，增強自身的工作責任感，不斷提高自身的專業能力。

2.2 完善檔案管理工作模式

1）設立健全的接收、征集檔案制度。國有企業必須對傳統的資料移交模式進行改變，通過專門尋求或者事前監控收發文件等方式，實現檔案的收集工作。

2）檔案存儲的方式不僅局限于紙質文件，可以將檔案收集的范圍逐漸拓寬，收集的形式可以包括影像或者各種照片。

3）通過先進的互聯網技術，組建更加完善的檔案管理信息網，發揮網絡時代的優勢，實現檔案資源的信息共享。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素養

1）在招聘檔案管理工作人員時，適當地提高招聘門檻，挖掘專業素養較高，擁有豐富理論知識的專業人才。還可安排嚴格的考試，讓應聘的人員進行競爭，從而在本質上提高檔案管理工作人員的綜合素質。

2）國有企業需要給檔案管理工作人員創造機會，制定完善的教育機制，培養檔案管理工作人員的綜合素養。例如，可以把檔案管理工作人員派遣到相關培訓機構進行培訓，或者到主管部門學習更加深入的檔案管理理論知識。

3 結語

檔案管理工作作為國有企業的重要組成部分，一直以來都是內部管理工作的重要內容。在新時代的發展背景之下，國有企業必須提高自身檔案管理的工作能力，從各個角度出發，不斷探索有利于提高檔案管理質量的應對策略，從而實現國企的可持續發展。

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作者簡介

寧文莉，女，廣西玉林人，助理館員，從事檔案管理工作（黨建檔案管理員）。