新時期高校保密檔案管理工作研究

梁菊蘭

摘 要：在高校日常運營過程中，檔案管理工作是一項非常重要的工作環節，這對于高校的日常管理、工作建設具有基礎性價值，檔案管理水平的高低直接影響到高校的管理水平高低，而且影響高校未來的發展與建設。因此，我們必須要加強對于高校檔案保密工作的重視程度。本文就高校檔案管理中保密工作的意義及開展措施進行了探討和研究，希望能夠為相關的技術工作者提供一定的幫助和支持。

關鍵詞：高等院校;檔案管理;保密工作;重要意義;開展策略

高校檔案管理工作質量對于高校建設和發展而言具有至關重要的意義，因此，相關的檔案管理工作者必須要充分認識到自身所肩負的重要責任，嚴格做好檔案保密工作，推進高校檔案事業持續健康發展。從我國目前大多數高校的檔案工作現狀看來，仍然存在著一些問題亟待解決，這在一定程度上影響了檔案工作質量和工作效率，我們必須要對其進行優化，并且提出相應的解決策略。

1 高校檔案保密工作的重要意義

1.1 高校檔案保密是高校科學研究的重要前提

我國高等學校檔案管理辦法中明確提出，高校檔案管理工作是學校的基礎性工作，應當納入學校整體發展規劃之中。由此可見，檔案管理和檔案保密對于科研人員而言具有至關重要的意義，學校必須要在思想上重視起來，將其規劃為日常管理工作中的重要組成部分。首先，高校檔案保密工作有助于教育體制改革以及相關科研工作的推進，大量的研究和調查表明，很多高校檔案涉及眾多科研項目，甚至有部分軍工方面的內容涉及國家的重要機密，這對于國防建設而言有重要價值，因此，我們要格外重視高校檔案保密工作[1]。與此同時，在當前階段，高等院校是知識傳播和知識生產的重要機構，很多教授、研究員等知識分子開展了很多重大項目并把許多重大發現及時記錄在檔案之中，這為推動學科建設有著非常重要的意義，很多工作內容涉及社會發展的方方面面，包括醫學建設、工業建設、公共安全等內容，這些檔案資料記錄了整個科研的全過程，相關的數據具有非常大的經濟價值和學科價值，技術含量是無法估計的。如果不對這些檔案加以嚴格的保密，那么有可能會被別有用心的人所竊取，從而給國家社會帶來重大損失，甚至影響到社會穩定與發展，因此，檔案管理工作者必須要做好檔案的保密工作[2]。

1.2 高校檔案保密工作為人才培養提供良好的環境

在高校檔案管理工作中，我們不僅僅需要記錄相關的科研文獻檔案，也需要記錄學生發展檔案。實際上，學生檔案是重要的組成部分，檔案中的內容記錄了學生在學校中的日常表現和學習成績，里面也包含了教師對學生的生活以及學習狀態評價，從這些檔案中，我們可以充分了解到學生各個方面的情況，這是人才培養的重要依據。因此，只有加強對這些檔案的保密，才能讓檔案跟隨學生的成長而完善，為高校人才的培養打下堅實的基礎[3]。

與此同時，高校檔案保密是維護檔案安全的重要措施。檔案安全是高校檔案管理工作中的重中之重，相關的檔案管理人員必須要不斷探索和研究高校檔案的保密工作方法，對紙質檔案、電子檔案等多種類型的檔案進行檢查和保存，并且及時做好備份工作。如果保密工作出現相關差錯，那么后續工作人員在查詢相關檔案時，將無法找到相關的數據資料，這會在很大程度上影響高校的科研效率和日常管理效率，甚至造成難以估量的損失。

2 加強檔案保密工作的措施

2.1 加強庫房管理

在高等院校檔案管理工作中，必須要通過加強管理來提高檔案的保密性，庫房管理是各項工作中的基礎性工作要素，高校要投入足夠的資金和物力，建立高質量檔案存儲環境，保障庫房的配套較為完善，包括監控系統、滅火系統、通風系統等等。檔案庫房與其他庫房不能混用，而是要單獨建設，從而用現代化的建設方法構建檔案室。即使庫房與其他部門的辦公室在同一棟大樓之中，學校也要進行適當的隔離安排，將庫房妥善安置在最安全最可靠的地方，要加強監控，防止無關人員接近庫房。其次，對于檔案室的裝修，一定要重視選用高質量的材料，做好防潮防火的措施，對于庫房的門窗，應當進行加固處理，防止發生盜竊狀況。要構建相應的煙霧報警裝置，防止失火等問題。最后，要不斷健全和完善檔案庫房管理制度，將具體責任分配到個人，從而增強工作人員的責任感和責任意識，禁止閑雜人等進入[4]。

2.2 構建一支專業化的檔案管理人才隊伍

21世紀是人才的世界，具體到高校檔案管理與保密工作中也是如此，我們必須要積極提高檔案管理人員的專業素質，要不斷提高檔案管理崗位的準入門檻，確保所有工作人員擁有充足的工作經驗和專業化的素養。同時，要加強檔案管理人員對于自身責任的重要認知，充分了解檔案保密工作的重要價值，從而更加積極地投入到其中，以十足工作熱情去開展檔案管理與保密工作。其次，對于已經入職的工作人員，檔案管理部門要加強對他們的培訓與提升，培訓內容應當是保密工作相關的知識以及日常管理規范。要定期邀請相關的保密專家到學校內部開展講座，與工作人員開展溝通和交流，通過理論聯系實際，加強保密工作的力度。最后，要落實嚴格的獎勵與懲罰機制，對于那些檔案保密工作非常良好的人員，應當給予適當的物質與精神獎勵;對于那些檔案管理工作出現差錯的人員，則應當嚴格追究責任[5]。

2.3 不斷健全和完善監督體系

僅僅靠工作人員的自覺性來開展檔案保密是遠遠不夠的，為了有效提高高校檔案保密工作力度，必須要不斷健全和完善監督體系，嚴格按照規章制度辦事，提高工作的有效性，這主要可以從以下幾個方面進行考慮：首先，要加強對于檔案的調閱管理，任何需要查詢和借閱檔案的人員，都要事先進行預約并提出申請，只有得到上級的許可，才能夠進行檔案接觸。對于涉密檔案，任何普通人員都無權進行查看，必須要經過層層審查和嚴密的交接，才能夠進行查閱。當檔案調閱完成之后，要及時歸還檔案，同時，相關管理人員要及時進行清點和檢查，一旦發現檔案缺失或者檔案泄密狀況，要及時向上級報告，并且采取相應的措施進行補救。其次，要構建科學有效的責任制度，對于在工作過程中由于個人主觀原因而造成的檔案泄密狀況，要成立一支專業的調查小組，搞清楚檔案泄露的來龍去脈，追究相關人員的責任并且進行嚴格懲罰。最后，要加大檢查力度，組建一支專業的工作小組，定期對檔案進行檢查與抽查，每隔一段時間都要對檔案進行整理，并且對檔案管理人員的工作狀況進行監督，從而確保檔案保密與管理工作的有效性[6]。

總而言之，新時期高校檔案保密工作是一項非常重要的內容，這不僅可以維護檔案安全，而且也為高校的科學研究與人才培養打下了堅實的基礎，相關的檔案管理人員仍然需要不斷創新工作思路，改善工作方法，加強自身的責任感，從而提高檔案保密水平，促進檔案管理工作質量的提升。

參考文獻

[1]郭志鵬.試論高校檔案管理工作中的保密及其利用[J].蘭臺內外，2019（23）：28-29.

[2]郭志鵬.新時期高校檔案管理保密工作研究[J].辦公室業務，2019（19）：149+151.

[3]魏卓.高校檔案管理中保密工作的特點及建議[J].保密科學技術，2018（06）：58-60.

[4]唐昭春，潘麗娜.淺談加強高校檔案管理中保密工作的重要性[J].辦公室業務，2015（01）：51-52.

[5]李高平，丁菲.淺析高校檔案管理的保密工作及對策[J].科技經濟導刊，2016（03）：166-167.

[6]李瑩.高校檔案管理工作的保密與安全措施探究[J].現代交際，2020（08）：121+120.