疾病預防控制機構儀器設備檔案管理探討

陳慧

摘 要：本文旨在闡述疾病預防控制機構儀器設備檔案的收集、管理和利用在質量控制、設備管理中的重要性，強調如何發揮儀器設備檔案在疾病的預防、控制及科研中的作用。

關鍵詞：疾病預防控制;儀器設備;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.017

隨著我國對外開放和經濟體制改革的不斷深化，借鑒外國對檢驗機構管理的先進經驗，制定了對檢驗機構考核的標準，實施計量認證考核。而儀器設備是實驗室正常開展檢驗工作，保證檢測/校準工作質量，獲取可靠測量數據的基礎，也是取得準確可靠測量數據的重要資源之一。所以儀器設備檔案管理的好壞，直接影響著疾病預防控制機構計量認證考核的成敗。同時儀器設備檔案也反映著疾病預防控制機構對疾病預防和控制的整體水平及發展潛力，是單位重要的財產。因此，做好儀器設備檔案的收集、管理和開發利用，對促進疾病預防控制機構的衛生服務水平、實驗室能力建設和科研工作卓有成效的開展具有十分重要的作用。

1 做好儀器設備檔案管理的意義

1.1 儀器設備管理的重要性

隨著疾控機構能力建設的提升和進程的加快，日常監測和檢測活動對大型精密儀器設備的依賴度日益增大，儀器設備的需求和使用呈多元化、高級化和復雜化，完整的儀器設備檔案承載著購前可行性論證、申購批復、政府采購、安裝、驗收、使用、維保直至報廢等全過程，能客觀、完整、連續地反應大型儀器設備的運行狀況，保證檢測結果的準確性和可溯源性[1][2]。

1.2 儀器設備檔案是提高保養和維修效率的必備條件

實踐中，儀器設備在投入使用一定的周期后，容易出現零配件磨損、腐蝕松動和線路老化等故障，對儀器設備的使用性能和檢測精度有直接影響，必須及時進行維護和檢修，縮短停機時間;此外還要主動、及時地對儀器設備進行定期維護和檢修，確保儀器設備處于良好的檢測和運行狀態，以降低使用成本、減少故障的發生率和延長儀器設備的使用壽命。這些維保工作均需儀器設備檔案的基礎資料，方可及時聯系儀器設備的廠家或供應商等協助維護和檢修[3]。

1.3 儀器設備檔案可為疾控機構設備采購提供參考依據

現代科學技術發展日新月異，疾控機構日常工作需采購大量的高尖端儀器設備，完整規范的儀器設備檔案，可為日常申購同類型的儀器設備提供參考，使采購計劃和經費預算更加的科學精準，為單位領導決策提供更加科學的依據。

2 實踐中，疾病預防控制機構儀器設備檔案的經驗做法：

2.1 疾病預防控制機構儀器設備檔案材料分類。

疾病預防控制機構儀器設備檔案材料可分為六類。第一類：儀器設備前期采購相關材料;第二類：儀器設備驗收材料;第三類：儀器設備出廠材料;第四類：儀器設備的維修等材料;第五類：設備使用過程中產生的各類記錄材料。第六類：設備使用過程中的檢定材料。

1）儀器設備前期采購相關材料，主要包括購買設備申請報告;批準采購設備的辦公會議紀要，如果是上級配送的設備應有上級撥款或配送設備的文件;大型設備可行性報告;采購計劃、采購合同、政府采購申報表、醫療設備申購審查表等。

2）儀器設備驗收材料，是指設備接收/啟用日期記錄;對設備符合規范的核查驗收記錄;固定財產登記卡等。

3）儀器設備出廠材料，主要包括裝箱單、合格證、生產許可證明、服務承諾、保修卡、使用說明書等。

4）儀器設備的維修等材料，是指設備的任何損壞、故障、改裝或修理的歷史記錄。

5）設備使用過程中產生的各類記錄材料，主要是指設備的使用記錄和維護記錄。

6）設備使用過程中的檢定材料，主要包括檢定證書、校準證書、測試報告、測試證書等。

2.2 疾病預防控制機構儀器設備檔案的收集

做好儀器設備檔案的收集工作，應該明確責任，把儀器設備檔案的收集工作編寫進單位計量認證的程序文件、單位管理制度和年終目標考核方案中。另外，可以將儀器設備檔案的收集工作納入科室的績效考核范圍，與績效獎金掛鉤，增加各室科人員的檔案收集意識，為收集儀器設備檔案營造良好的氣氛。實踐證明，這一舉措大大提高了儀器設備檔案資料收集的完整性和及時性。儀器設備檔案的收集可以從以下兩個方面開展：

1）定期收集。儀器設備的前期采購、維修、使用和維護記錄、檢定材料等可以由各具體使用科室負責收集，到年末統一移交單位檔案室。

2）動態收集。在實踐工作中，筆者發現，許多具體使用儀器設備的科室比較喜歡在設備開箱時把說明書等重要資料拿走，為的是方便自己使用，從而造成資料的流失。所以儀器設備采購或調撥到位后，可以由計量員、使用科室、檔案管理員、采購員等按照說明書、裝箱單進行開箱清點驗收，驗收合格的儀器設備由單位檔案管理員對開箱材料進行登記和建檔，開箱的設備資料原件由單位檔案室負責存檔后再復印給具體使用的科室。這樣檔案管理員不僅可以了解儀器設備的來龍去脈，還能了如指掌的掌握儀器設備的出廠資料，有利于及時收集的同時又便于今后有的放矢的對儀器設備檔案進行管理。

2.3 疾病預防控制機構儀器設備檔案的管理

1）建立儀器設備檔案應當符合計量認證評審準則的要求，可以按科室分類，對儀器設備以一臺一檔的方式建立檔案。同類的多只小型計量器具，如微型振動器、移液器、照度計等則可建立在同一個案卷里，集中存放相關材料。

2）可以利用現代科技手段，通過財產管理軟件將儀器設備錄入計算機，建立固定財產登記卡，并且給每臺儀器設備編寫一個唯一的設備代碼，并把設備代碼用標簽紙粘貼在檔案盒的上方，有利于檢索和查找。

3）按照計量認證要求，所有的儀器設備均有明顯的標識來表明其狀態。儀器設備的狀態標識分為“合格”、“準用”和“停用”三種，通常以“綠”、“黃”、“紅”三種顏色表示。在檔案盒的下方可以對應其要求，用綠、黃、紅不同顏色的標簽紙標識該儀器設備的狀態，以便及時發現停用的儀器設備，有利于儀器設備檔案的日常分類管理。

4）計量認證評審準則中特別強調建立儀器設備檔案的重點是對檢測/校準有重要影響的儀器設備和主要的大型儀器設備。筆者在實踐中發現，在評審中往往重點檢查的就是這些檔案，因此，我們在檔案管理中，可以有針對性的收集和補充這些儀器設備的材料，可以有效的提高計量認證評審的通過率。

2.4 開發利用疾病預防控制機構儀器設備檔案信息資源

1）儀器設備檔案的管理為疾病預防控制機構通過各類認證提供了支持。儀器設備檔案不僅可以服務于疾病預防控制機構的計量認證評審，還可以為食品檢驗機構資質認定、實驗室認可、職業健康檢查機構資質認證等各類認證的通過發揮應有的作用。

2）儀器設備檔案可以為疾病預防控制機構設備的購置提供參考。近年來，隨著人感染H7N9禽流感等的傳播和流行，國家進一步加大了對疾病預防控制機構儀器設備的投入，儀器設備檔案可以使領導全面了解設備的技術指標、功能及參數，通過同類設備之間的對比，更好的為領導決策服務，有利于設備的更新換代，避免重復購置。

3）儀器設備檔案可以為儀器設備保駕護航。儀器設備檔案，如同對人們實行定期體格檢查，生病時醫生診治建立“病歷”一樣，況且儀器不像人能主動的反映病情[4]，當儀器發生故障時，儀器設備檔案可以及時找到病因所在，維修時可以節省時間和精力。

3 當前儀器設備檔案管理工作中主要存在問題。

3.1 信息化管理程度不高

大部分單位，特別像疾病預防控制機構這種技術部門，管理者更注意的是相關的業務科室的信息化水平，對行政部門的信息化管理不夠重視。許多單位只是簡單的投入電腦、打印機等設備，很少會采用現代化的辦公系統，就算是有相關的辦公系統，由于系統的功能有限，只能進行簡單的數據錄入，不能準確的反映每一臺儀器設備的現狀，難以使儀器設備的管理清晰化，條理化。

3.3 資產管理不到位，人員不穩定

管理存在比較突出的問題是各科室的管理人員更換頻繁，而且以兼職為主，資產管理的意識和專業知識儲備不夠，尤其是實驗室這些儀器設備多的科室，會出現儀器設備與儀器設備編號不匹配的混亂現象，稍有不慎，儀器設備很容易丟失和混亂，造成資產流失。

4 儀器設備檔案管理的建議和對策

4.1 加大投入，不斷完善儀器設備信息系統

信息化的檔案管理模式是伴隨著計算機信息技術與數據庫技術的逐漸普及而發展起來的一種科學、高效、便捷的管理模式，在大型儀器的檔案管理中有著越來越廣泛的應用[5]。加大對儀器設備信息系統的投入，使得儀器設備的自動采集、分布、動行狀態等情況可以隨時隨地的查詢，能在一定程度上促進疾病預防控制機構儀器設備檔案管理的科學化和現代化。

4.2 定期進行資產核查

建議每三到五年進行一次資產核查，通過資產核查，進一步完善完整的資產臺賬，使資產狀態清楚、管理到位。為儀器設備檔案收集管理工作創造有利的工作條件。

5 結語

儀器設備檔案的收集、管理和利用在疾病預防控制機構檢驗服務能力和技術水平的提高中起著重要的作用，在日常工作中系統化、規范化的做好儀器設備檔案可以更好的為疾病預防控制機構服務。

參考文獻

[1]李海超.疾病預防控制機構儀器設備檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2013，33（2）：73-75.

[2]萬蓉.設備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業衛生與病傷，2013，28（5）：312-313.

[3]趙雪芳.淺談疾病預防控制機構儀器設備檔案管理[J].中國醫藥指南，2012，10（12）：725-726.

[4]騰秀文.淺談儀器設備檔案的作用[J].中國檔案，1984（5）.

[5]姚春華.儀器設備檔案信息化建設的實踐與思考[J].中國衛生產業，2015，28（12）：22-24.