討論檔案鑒定標準與檔案法規及檔案標準化關系

劉海華

摘 要：檔案鑒定工作是基層臺站檔案工作的重要基礎工作，是判定文件是否要歸檔及保管期限的有效手段，是確定到期檔案存銷的依據，是切實開展檔案利用的安全保障，是優化室藏的前提，理應引起大家的重視。筆者結合多年的工作實踐，就檔案鑒定工作的特性進行闡述，分析難點并提出優化對策。

關鍵詞：檔案鑒定工作：原理;標準

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.007

1 檔案鑒定價值

國際上，許多國家依照制度有組織地進行檔案鑒定工作。檔案鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵，是鑒定質量的重要保證。鑒定標準的確立，在鑒定工作中起著舉足輕重的作用。

然而，在工作實踐中，歸檔單位和個人如文書、業務等管理部門，多是將文件、業務、基礎建設等過程材料籠統地交檔案室歸檔，將整理、立卷留給了檔案管理人員，檔案人員要對所歸的材料自行進行甄別鑒定。檔案人員所鑒定歸檔的材料，只能進行保管期限劃分、認定真偽以及文件檔案降密、解密，檔案利用價值這一環節往往只能是“仁者見仁，智者見智”了。

2 檔案標準化管理的基本任務

企業在實行檔案標準化管理的過程中首先要貫徹執行國家和地方有關檔案管理的法律、法規、方針政策、建立和實施企業標準體系、根據國家標準、行業標準和地方標準制定、實施企業標準對標準的實施進行監督檢查使其持續改進采用國際標準和國外先進標準參加國內、國際有關標準化活動。在貫徹落實國家關于標準化工作的法律、法規、政策、方針的基礎上建立健全以技術標準為主體核心以管理標準為保障以工作標準為基礎的企業檔案管理的標準化體系[1]。

3 檔案鑒定工作特性

1）主觀性及隨意性。檔案鑒定工作是憑借人們的認知能力對社會活動原始記錄的價值判斷，是一種主觀意識行為，受檔案鑒定工作者所掌握的政策水平、理論知識、實踐技能、法律知識、素養及工作閱歷等綜合因素影響，由于人們的認知能力差異性必須造成檔案鑒定工作的主觀性與隨意性。

2）多重性及不確定性。在檔案生命周期運動過程中，檔案價值是動態的，檔案形成者、涉及者、利用者和研究者對檔案的不同需求決定檔案價值呈現多重性。一份技術創新檔案，對技術人員而言或具有學術研究價值，對行政人員或是事務憑證價值，對教學人員或是教材價值，不同門類的檔案也有不同的價值，同一份檔案也可能同時具備文書檔案、科技檔案、工程檔案等價值。此外，隨著社會發展、時間、人員、地點等的變化，檔案從原始第一價值轉變為利用者的第二價值，檔案價值也會呈現多重性和不確定性，檔案價值的多重性和不確定性要求鑒定者要堅持全面科學的原則，綜合分析利用的各種需求和要求，確定文件的存銷和保管期限，具有挑戰性。

4 目前檔案鑒定工作的現狀和難點分析

雖然近幾年，國家對檔案鑒定工作進行規范，出臺了行業法規和標準，上級檔案部門也出臺有關保管期限指導性文件，但由于歷史等原因，在基層臺站中，檔案鑒定工作滯后檔案其他業務，對檔案事業發展造成影響。

1）室藏檔案魚龍混雜，在建臺初期，由于行業沒有規范性文件，再者檔案工作人員認識能力差異和對檔案敬重而行為過于寬松等因素的影響，鑒定工作開展不規范，保管期限劃分模糊，一些不具備檔案屬性沒有保存價值比如地方性文件也被視為檔案保存，很多上級機關形成的法規性文件都視為永久保存，此外還有一份文件多份保存，重復文件多，把真正有價值的檔案淹沒其中，影響了室藏的質量，也影響后期的檔案鑒定[2]。

2）對檔案鑒定工作重要性認識不夠。長期以來，檔案管理部門把主要精力放在豐富室藏和安全利用存放等工作，忽視鑒定工作的重要性，也沒對鑒定工作重要性進行廣泛的宣傳，沒能引起領導的足夠重視，認為檔案工作只是簡單收集、整理、歸檔、利用，只要室藏數量多、不出現失泄密現象、查閱能查到，檔案工作就到位，因而沒有把檔案鑒定工作擺上工作日程，沒有配備專職檔案員和建立制度支撐，檔案鑒定工作只停留在初級鑒定，也影響了檔案室藏的整體質量。

3）檔案鑒定工作制度不夠完善。近年來，上級檔案部門對檔案鑒定工作愈發重視，基層臺站也結合臺站實際情況制訂《文書檔案保管期限表》，統一了標準，但困于對期限表中“重要性”、“一般性”模糊字眼理解，其尺寸難把握，不夠明晰，其操作性受到影響，制約檔案鑒定工作的開展，而且工程檔案、科技檔案和會計檔案的保管期限標準已用了十幾年，與檔案主體活動日新變化不能同步，也影響了檔案鑒定工作的開展。在大數據時代，隨著電子文件的大量產生，大檔案的產生更需要大鑒定，對電子文件的真實性、可靠性、完整性、可讀性的鑒定必須有一套電子文件鑒定制度來支撐。

5 基層臺站檔案鑒定工作優化對策

1）提高對檔案鑒定工作重要性認識。檔案鑒定工作是項專業技術強的工作，難度大，是基層臺站檔案管理工作的重點工作，對維護歷史面貌、事業發展起到舉足輕重的作用，一旦忽略會使珍貴檔案平庸化甚至絕跡，或是增加室藏數量造成社會資源的浪費。所以要加大檔案鑒定工作重要性宣傳，檔案工作者要主動工作，通過國家檔案日、年初檔案整理月、系統檔案培訓班貫徹會議等關鍵時間點向領導、各有關科室進行有效宣傳，引起對檔案鑒定工作的重視，做好檔案鑒定工作的頂層設計，將檔案鑒定工作提上日程，做好調查研究，制訂好時間表，分步實施，開展有秩序、高質量、嚴要求的檔案鑒定工作。

2）加強組織領導，健全檔案鑒定工作管理制度。成立由各業務部門組成檔案鑒定小組，負責實施并監督檔案鑒定工作，要以安全為底線，制訂好檔案實施計劃，規范流程，完善審批手續，加強痕跡管理，特別是出庫、鑒定、檢查、歸還、銷毀等重要環節要有負責人簽字，做好安全日志，實行追責制度。

3）完善各門類檔案保管期限表。參照國家及上級檔案部門有關檔案保管期限表等系列文件和本單位各門類檔案的具體規定，結合各類文件形成特點，堅持職能原則、簡化原則，用科學發展的眼光，著眼于本單位業務開展的連續性、保存憑證的完整性、業務發展的可持續性出發，突出“以我為主”，全面制訂包括文書、科技、會計、工程檔案等的操作性強的保管期限表，呈報領導及上級檔案部門審批，并作為本單位的制度執行，與績效掛鉤。

4）提高檔案工作者素質。檔案鑒定工作是一種思維活動，與檔案工作者的素質息息相關，首先要求檔案工作者要掌握較高的政策水平，當前要認真學習十九大精神，用習近平總書記的新思想武裝頭腦，提高政治素養，使自己的理論水平和認識能力得到提高，學會用科學發展的新眼光全面鑒定檔案的價值;二是要加強檔案法規學習，增強法律知識;三是要加強專業理論和實踐知識，通過自學、系統檔案培訓班及福建省檔案學會網絡培訓班的學習提升自己才智和素質，特別要利用系統培訓班向老師、同行學習請教鑒定工作劃控標準及流程等先進經驗，使自己的鑒定能力得到提高，要善于摸索總結，提升實際操作能力并學以致用;四是要踐行社會主義價值觀，提高職業道德修養，增強“為黨管檔、為國守史、為民服務”的責任感和使命感，激發愛崗敬業做好檔案工作的自覺性。

總的來說，檔案是黨和國家的珍貴財富，作為檔案工作者一定要充分認識和珍惜檔案的價值，要始終堅持將檔案鑒定工作作為一項十分重要的內容來抓，要立足實際，加強學習，積極實踐總結，提升實際操作能力，力求做到鑒定精準，打造精品，促進本單位檔案管理朝著規范化、標準化、科學化發展。

參考文獻

[1]覃兆劌.從一元價值觀到雙元價值觀——近代檔案價值觀的形成及其影響[J].檔案學研究，2003，（2），10-14.

[2]傅榮校.檔案鑒定理論發展規律論[J].檔案學通訊，2003，（6），7-10.