學校基建檔案管理工作的現狀及對策分析

陳志捷

摘 要：在信息時代背景下，學校基建檔案以圖文并茂的方式對學校基建工程建設情況和管理情況進行準確的記錄，是學校檔案管理工作中的重點和主要環節。在經濟新常態背景下，受到知識經濟時代的影響，檔案資源的利用率明顯提升，如何對基建檔案管理進行優化創新，成為學校檔案管理工作中需要重點關注的問題。本文將學校基建檔案管理作為研究對象，對基建檔案管理的現狀和對策進行了探究，僅供參考。

關鍵詞：學校;基建檔案;管理工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.001

基建檔案是關基建工程建設的準確記錄，能作為基建工程建設考察的重要依據和歷史憑證，可以為學校建筑后續改建、曾健以及維修等工作的開展提供有價值的參考。在學校不斷擴招的情況下，內部硬件工程逐漸趨于完善，為了促進學校長遠發展，提高基建檔案資源的利用率，十分有必要針對學校基建檔案管理工作的優化開展進行探究，促進管理效能得到進一步提升，為學校基建檔案資源作用的充分發揮奠定基礎。

1 學校基建檔案管理的特性

對學校基建檔案管理工作的基本情況進行分析，發現學校基建檔案較之于其他類型的基建檔案具有一定的特殊性，在管理方面需要加強重視，采取有效的管理方法。

其一，學校基建檔案具有較強的專業性和復雜性，由于學校基建工程相對復雜，工期長，并且任務繁重，涉及多個領域和部門，并且在基建工程中內外部檔案都會劃分到基建檔案體系中，導致學校基建檔案存在明顯的專業性和復雜性，需要開展針對性管理，促進檔案管理水平得到不斷的提升。

其二，獨立成套性，學校基建檔案是有機的、獨立的整體，檔案資料本身能體現出成套性的特征。并且在學校基建檔案管理工作中，基建檔案屬于獨立的類型，需要單獨歸檔進行整理，甚至從基建工程的開始到竣工結算全過程，學校基建檔案能對全過程進行記錄，在管理工作中要保持檔案的完善性[1]。

其三，運動變更性。學校基建檔案與其他一般的檔案存在明顯的差異，其屬于對整體動態過程的記錄，并且隨著學校基建工程建設工作的開展會始終保持變更的動態化發展狀態，因此要結合其運動變更性對管理措施進行完善，突出學校基建檔案的綜合管理效能。

2 學校基建檔案管理工作的現狀

對學校基建檔案管理工作的基本情況進行分析，發現在新時代背景下，學校初步加強對基建檔案管理工作的重視，并有意識的探索基建檔案管理工作的創新化開展，但是在實際開展學校基建檔案管理工作的過程中，仍然存在明顯的問題，會對基建檔案管理工作的科學穩定推進造成嚴重的制約。

其一，學校基建檔案管理機制建設不夠完善，現階段組織機構的建設缺乏穩定性，沒有對管理成員的責任分工進行明確，再加上制度建設不健全，導致基建檔案管理工作中出現責任不清，管理規范性和完整性不足的問題，甚至也會引發基建檔案丟失方面的問題，不利于檔案資源的高效化利用，甚至會對建筑維護和改建等產生消極影響。

其二，學校基建檔案工作中對信息技術的應用有所不足，現階段尚未構建完善的信息化基建檔案管理體系，構建信息化管理模式，會增大基建檔案管理壓力，并且在數字化和信息化技術應用不到位的情況下，基建檔案管理會引發資源浪費的問題，也會影響管理效能。

其三，學校基建檔案管理人才素質偏低，缺乏高素質的人才，并且大部分人才信息技術的應用存在弱化的情況，無法適應信息化基建檔案管理工作的需求，再加上不重視對人才實施職業道德和職業素養方面的培訓，高素質管理人才缺乏，會影響基建檔案管理工作的整體水平[2]。

3 學校基建檔案管理工作的對策

在對學校基建檔案管理工作問題形成初步認識的基礎上，新時期為了促進檔案管理工作的高效化開展，還要注意制定完善的對策，促進學校基建檔案管理水平不斷提升，優化基建檔案管理的綜合效果。

3.1 規范管理機制，優化管理流程

學校基建檔案管理工作的開展需要完善管理機制作為支撐，只有能構建規范的、完善的管理機制，能對基建檔案管理的流程進行優化創新，才能促進管理水平的提升，在管理制度的保障下優化管理效

果[3]。一方面要對基建檔案管理機構進行完善，對機構內部工作人員的責任分工進行明確，有序化、規范化的開展基建檔案管理工作，促進權責明確管理體系和管理隊伍的構建，優化管理水平。與此同時，學校在組織開展基建檔案管理工作的過程中應該要求相關參見單位對檔案管理工作責任人和管理者進行明確，廣泛開展宣傳教育活動，為基建檔案管理人員提供相應的指導，保障基建檔案管理實現高效化開展的目標。另一方面，要對管理制度進行完善，促進管理水平不斷增強。學校在開展基建檔案管理工作的過程中，要注意結合相關法律法規進行分析，對管理制度進行完善，規范化收集基建檔案管理資料和依據，創新管理模式，在制度支撐下促進檔案管理水平不斷提升。

3.2 創新管理技術，構建數字化模式

在信息技術的支撐下，學校針對基建檔案管理進行改進和創新的過程中，要注意全面加強對信息技術的應用，構建數字化的、信息化的管理模式，將數字檔案技術、大數據技術、云計算技術和云存儲技術引入到基建檔案管理工作中，形成創新思維和網絡思維，構建全新的管理模式，加快基建檔案管理數字化發展進程[4]。

例如學校可以構建“互聯網+基建檔案管理”的工作模式，在實際開展基建檔案管理工作的過程中結合信息技術和電子數據技術對基建工程項目申報審批文件、竣工文件以及流程管理文件等進行掃描，采用數字化文檔的方式對基建檔案進行保存和管理，對傳統的管理工作進行改進和創新，促進基建檔案管理效率和水平的提升，減少人力資源壓力，保障基建檔案管理工作能實現高效化和科學化發展目標。

3.3 推進專業培訓，打造專業人才隊伍

高素質的基建檔案管理人才隊伍能為檔案管理工作的開展提供有力支撐，促進檔案管理水平得到不斷的提升，因此在新時代背景下，基建檔案管理工作中，學校要注意積極引進高素質人才，提高人才的業務知識和檔案管理能力，能全方位、高質量的對學校基建檔案管理工作的需求、特點以及信息時代背景下基建檔案管理工作的變化進行分析，從而對檔案管理資料進行整理，促進檔案管理效果得到進一步提升[5]。需要注意的是，在培養高素質基建檔案管理人才的過程中，要注意踐行以人為本的管理思想，對檔案管理人員的業務能力、信息技術應用能力以及職業道德和職業素養等進行強化訓練，使他們能認真負責的做好學校基建檔案管理工作，順應時代發展新要求，對檔案管理工作進行改進和創新，保障基建檔案管理工作能取得更為顯著的成果。如此就能構建高素質人才隊伍，推動學校基建檔案管理工作科學有序的開展，檔案管理現代化建設水平也會明顯的提高。

4 結語

綜上所述，學校基建檔案管理工作的開展能促進綜合管理水平得到顯著的提升，促進基建檔案資源實現高效化利用，為學校后期對建筑進行改建、維護等提供完善的歷史資料作為參考。因此新時期在信息時代背景下，要積極探索對基建檔案資源管理工作進行改進和創新的措施，為檔案資源的高效化利用提供堅實的保障，切實促進檔案管理工作得到整體性的優化。

參考文獻

[1]郭衛松，趙磊，李瑛，張黎.結合工作實際淺談高校基建檔案管理[J].城建檔案，2020（01）：59-61.

[2]李維山.學校基建檔案管理工作的現狀及對策分析[J].城建檔案，2016（08）：39-41.

[3]張迪.EPC模式下學校基建檔案管理問題探究[J].住宅與房地產，2019（31）：253.

[4]歐陽琳，曹虹.學校基建檔案管理存在的問題與對策——以邵陽學院為例[J].城建檔案，2019（10）：61-63.

[5]孫晴.校舍基建檔案管理工作的現狀及對策分析[J].智庫時代，2018（26）：60-61.