檔案數字化建設的思考與研究

趙亞清

摘 要 實現數字化檔案建設，是當前企業發展的必然趨勢，數字化的檔案管理模式具有很強的優勢，企業應當結合自身實際情況，正確認識到檔案數字化建設中存在的問題，采取相應的解決措施，更好地實現檔案數字化管理，充分發揮檔案資源在企業穩定發展中的價值。

關鍵詞 檔案數字化;建設;思考

1檔案數字化建設的重要性

伴隨信息時代的到來，社會各行各業的發展也逐漸實現了信息化建設與數字化發展，在這樣的發展現狀下，推進檔案數字化建設與管理對社會各行各業的發展都具有重要的推動意義。具體來說，推進檔案信息化建設首先可以有效滿足社會發展的實際需求。當下面對的是一個高速發展的信息時代，整個社會的發展趨勢都傾向于科技化、數字化、信息化的方向。對此，要想滿足為廣大社會群眾提供高效服務的目標，就必然要積極推進檔案數字化建設，扭轉傳統紙質檔案管理與現代社會發展相悖的現狀。其次，推行檔案數字化管理是進一步優化檔案管理工作的有效手段。在以往的檔案管理工作中，若想要查閱資料需要反復翻閱檔案，從而造成紙質檔案的嚴重磨損[1]。

2當前企業數字化檔案建設存在的主要問題

①缺乏對數字化檔案建設的重視。一些企業缺乏對數字化檔案建設的重視，沒有正確認識到檔案管理數字化的重要性。比如有的企業對檔案管理的認識依舊是停留在比較淺的層面，檔案的利用效率也比較低下。之所以會存在這樣的問題，主要是這些企業依舊以生產經營為主，重視經濟效益，忽視檔案工作。②檔案管理人員素質不高。一些企業檔案管理工作人員的專業素質較低，影響數字化檔案建設的推進。由于檔案管理人員素質不高，在開展數字化管理時容易出現各種失誤，不僅會影響企業的正常運行，嚴重的還會損害企業的經濟利益，對企業的穩定發展造成消極影響。③缺乏完善的檔案管理制度。在一些企業中，許多部門未設專職檔案管理人員，常常是多個部門共設一位檔案管理人員，導致檔案管理工作職責不明確，不利于檔案工作的開展。之所以存在這樣的問題，主要是因為缺乏完善的檔案管理制度，缺乏對檔案管理工作內容以及人員職責的明確規定，不利于檔案管理的數字化建設[2]。

3企業檔案數字化建設的策略

（1）增強檔案數字化管理意識。企業應該做好宣傳工作，讓更多人認識到檔案數字化建設的意義，并將其納入管理工作議程中，切實增強每個檔案管理人員的數字化管理意識，能夠積極運用數字化技術開展檔案管理工作，這樣檔案管理數字化水平才能提升，也讓企業今后發展獲得更高效的服務。分析當前企業檔案數字化管理現狀，在檔案標準化與規范化上還有很多不足，應用軟件多而亂，都不利于檔案數字化管理水平的提升。這也要求企業引起足夠重視，對檔案業務進行規范，不斷完善并嚴格實施檔案管理相關標準，這是推進檔案數字化建設的重要內容。

（2）完善檔案數字化管理制度。在企業檔案數字化建設過程中，需要逐步建立起與之配套的管理制度，這樣才能讓檔案數字化管理各環節得到有力約束，保證檔案數字化管理目標正常實現。企業在開展檔案管理工作的時候，雖然在數字化時代要注重數字化檔案管理工作，但是也要意識到傳統檔案管理的重要性，不僅要對傳統管理模式進行改進，也要積極運用現代化技術與管理手段，實現電子檔案管理與傳統檔案管理的齊頭并進，這樣檔案載體才更加多元化，為檔案保管與利用創造更加有利的條件。

（3）加強電子文件收集和積累工作。電子文件為企業館藏數字檔案的一個主要來源，以往通常只移交紙質檔案和紙質文件目錄，而當前需要實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地保存，同時隨紙質文件一并移交檔案機構。通過這種方式不僅加快了企業檔案室的電子化進程，還大大減少了數據庫建設的工作量。企業運用光電信號傳輸信息資料的數字化檔案，在今后閱讀檔案資料的過程中，要讓檔案數字化管理更加安全與可靠。同時要避免從光盤中直接閱讀信息資料，這樣會導致光盤上檔案信息資料在閱讀期間出現刪除和丟失的情況，檔案信息資料的原始性將無法得到保障，也會嚴重影響到檔案信息資料的可靠性與安全性。

（4）檔案系統的應用。某檔案信息管理系統主要由檔案數據的基本信息、不同部門檔案分類管理和相關檔案智能查詢管理三個主要模塊組成。

登錄系統時的第一個界面是用戶權限登錄界面。權限主要是為了維護系統的安全性和完整性。用戶使用的操作符是有相應權限限制的，未經允許，操作員不能操作無權限的窗口。本系統認證要求用戶首先申請用戶名和密碼，需要從軟件開發人員處獲取進入資格。①智能查詢功能。本文的智能查詢功能的實現基于數據挖掘結果，該功能主要為了給工作人員提供對檔案信息的查詢和部門信息管理兩個功能。對檔案信息的查詢一般由通用查詢模式和智能查詢模式兩種模式，通用查詢模式是類似于專家系統的普通查詢模式，可處理的數據量不大;本文基于數據挖掘方法構建了智能查詢模式，可以根據數據挖掘結果顯示查詢結果。②系統整體實現。本系統是基于ASP.NET 基于的三層結構B/S 系統。它由用戶界面層、中間業務邏輯層和后臺數據處理層組成。中間業務邏輯層是由數據處理分析程序組成的;后臺數據處理層主要指數據庫，數據庫是檔案信息數據的主要支持;使用網頁端作為用戶界面層，也就是該系統的前臺。檔案信息管理系統對于客戶端的硬件要求不高，工作人員可以使用低成本的硬件和軟件[3]。

4結束語

隨著計算機技術特別是大數據、人工智能等新興技術的不斷發展，數據正逐漸從勞動成果向生產資料轉變。計算機技術的快速發展正逐漸將人類從大量煩瑣、細碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業單位日常工作中必不可少的環節，特別是對于生產型企業而言，其技術資料的保存、生產日志的管理、人員信息的采集和調用往往消耗了管理者大量時間和精力。

參考文獻

[1] 付彬.檔案數字化建設的優化策略分析[J].黑龍江檔案，2019（6）： 88-89.

[2] 郭歡.檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用與研究[J].城市建設理論研究（電子版），2019（33）：60.

[3] 陳麗娟.如何加快企業檔案數字化建設[J].人力資源，2019（18）：41.