提升檔案管理信息化水平，助推國際一流中國船級社建設(shè)

李清 中國船級社廣州分社

黨的十九大報告提出加快實施交通強國戰(zhàn)略，2019年國家發(fā)布了《交通強國建設(shè)綱要》。船檢事業(yè)作為交通強國建設(shè)的重要組成部分，必須對標對表交通強國建設(shè)要求，強弱項、補短板，加快推進國際一流中國船級社建設(shè)。科技檔案管理是國際一流船級社建設(shè)的一項重要內(nèi)容，計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)利用水平直接關(guān)系到科技檔案開發(fā)、管理、利用的效能。因此，我們需要不忘初心，牢記使命，擔當作為，通過加快檔案管理信息化建設(shè)，不斷提升檔案管理水平，從而助推國際一流中國船級社建設(shè)。

1.中國船級社檔案管理的特點

中國船級社作為技術(shù)密集型單位，是國家船舶及海上設(shè)施技術(shù)檢驗機構(gòu)，是國家船舶檢驗的主力軍，是交通強國、海洋強國、造船強國、航運強國、科技強國、質(zhì)量強國等國家戰(zhàn)略重要的技術(shù)支撐和安全質(zhì)量保障，承擔船舶及海上設(shè)施的安全標準制定、設(shè)計圖紙審批、建造質(zhì)量檢驗及日常營運檢驗/審核把關(guān)的職責，檢驗服務(wù)涵蓋了從合同前服務(wù)、設(shè)計圖紙審批、船用產(chǎn)品的認證、船舶建造檢驗、營運檢驗及審核，直到船舶或海上設(shè)施報廢為止的整個壽命周期質(zhì)量控制全過程。

綜合來看，船級社處于連接“海上安全鏈”各方的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，或者說中間平臺位置。船級社聯(lián)系面非常廣，與國家主管部門、有關(guān)大專院校、船舶科研機構(gòu)、船舶設(shè)計院、修造船廠、船東、產(chǎn)品制造廠、海事監(jiān)管、海難救助、航道碼頭建設(shè)、海上油田開發(fā)及設(shè)施制造、船舶保險、船舶租賃銀行等所有與航運造船有關(guān)單位的工作聯(lián)系都很緊密，合作非常廣泛。中國船級社在世界各地成立了眾多地區(qū)委員會，牽頭搭建起一個個溝通交流合作平臺。

船級社工作性質(zhì)、地位、作用的特殊性，使得科技檔案不僅數(shù)量巨大、而且浩繁復(fù)雜，管理工作使命光榮、任務(wù)艱巨。這里邊不僅有中國船級社研究編制的大量船舶規(guī)范、技術(shù)法規(guī)，齊全的國際海事組織公約標準，還有設(shè)計院設(shè)計并經(jīng)船級社審批的船舶及海工設(shè)施的圖紙和有關(guān)資料，修造船廠建造和修理的所有船舶資料、船舶性能參數(shù)、實驗記錄報告等質(zhì)量證明文件，也還有各船用產(chǎn)品廠生產(chǎn)的產(chǎn)品和設(shè)備的相關(guān)圖紙資料和質(zhì)量證明文件，以及船級社檢驗合格后所簽發(fā)的各種船舶證書、記錄、報告等檔案資料。應(yīng)該說，船級社的檔案資料在相關(guān)業(yè)界是最齊全的，可以起到設(shè)計院、船廠、船東、產(chǎn)品廠等單位部分檔案資料的備份作用。所以，國家主管機關(guān)和業(yè)界自然形成了一個習慣，一旦需要或找不到船舶的圖紙等資料，第一個想到的就是求助中國船級社。

所有這些檔案資料非常重要，它既是船舶/海上設(shè)施有關(guān)技術(shù)參數(shù)和性能指標符合國際公約和國家船舶技術(shù)法規(guī)的主要驗證材料，是船舶/海上設(shè)施質(zhì)量合格的重要證據(jù)，又為后續(xù)可能遇到的法律糾紛提供佐證材料，最重要的是國家造船技術(shù)經(jīng)驗的積累，研究利用好這些寶貴的檔案資料可以促進造船技術(shù)水平提升和造船科技不斷進步。所以有人說，船級社的最大特點之一就是技術(shù)人員多，標準資料多、檔案資料多。而要保管好這些重要而寶貴的科技檔案資料就是我所從事的檔案管理人員的重要職責，從事這份枯燥繁瑣的工作我感到非常自豪。

2.廣州分社檔案管理現(xiàn)狀及挑戰(zhàn)

2018年4月20日，按照國務(wù)院機構(gòu)改革要求，中國籍遠洋漁船檢驗職能劃歸中國船級社。廣州分社承接了轄區(qū)內(nèi)（廣東、廣西）中國籍遠洋漁業(yè)船舶法定檢驗和發(fā)證工作，接收遠洋漁船檢驗建造和營運檢驗業(yè)務(wù)193艘及有關(guān)檔案資料。

2018年8月1日，根據(jù)《交通運輸部關(guān)于深化直屬海事系統(tǒng)管理體制改革的意見》要求，中國船級社廣州分社全面承接了廣東海事局負責的廣東全省船舶、船用產(chǎn)品及水上設(shè)施的法定檢驗和證書簽發(fā)工作，在廣東形成“一省一檢”船檢管理機制。共接收廣東省轄區(qū)營運船舶14,744艘、建造檢驗926艘及大量檔案資料。

上述改革后，廣州分社人員隊伍擴大一倍，新增分支機構(gòu)15個，下屬單位擴大至21個，業(yè)務(wù)規(guī)模擴大一倍多，科技檔案數(shù)量增加了一兩倍，分社檔案庫房面積也需要擴容一兩倍。

本人作為檔案管理人員有幸見證和參與了這些艱巨改革任務(wù)，并組織完成了改革中要求的檔案資料的管理交接。隨著改革的穩(wěn)步推進，如何把大量的檔案全部接收管理好，不發(fā)生丟失損壞，同時又充分開發(fā)利用好，為新時期的檔案管理工作提出了新的更高要求。

2018年船檢體制改革前，廣州分社經(jīng)過60多年的積累沉淀，已經(jīng)儲存了大量的檔案文獻資料。廣州分社室藏全宗卷材料共計1132件，各類檔案共95526卷、7896件。這些檔案資料已經(jīng)占用了廣州分社辦公樓20%以上的辦公面積。并且隨著中國航運造船事業(yè)的快速發(fā)展，每年產(chǎn)生的檔案量也在大幅增加，我們的檔案庫房已經(jīng)非常擁擠，預(yù)留發(fā)展空間不足。

改革后，廣州分社接收完整歸檔的遠洋漁船檢驗檔案1641宗、產(chǎn)品認可和供方認可檔案185宗、審批圖紙檔案69宗，接收尚未完成立卷歸檔的遠洋漁船檢驗案卷還有836卷/宗。同時，接收廣東海事局及在廣州、湛江、汕頭等廣東各地21個海事分局存檔的科技檔案共計30萬卷，文書檔案3000余卷。到目前為止，我們僅完成了原廣東海事局本部及廣州海事局存檔的約5萬余卷檢驗檔案和3000余件實體檔案的接收工作。由于廣州本部以及在廣東各地級市新成立的中國船級社各分支機構(gòu)的辦公條件尚未完全解決，所有在各海事局分支機構(gòu)存放的檔案資料還有252493卷/冊仍存放在各地海事局檔案室。廣州分社本部檔案室已經(jīng)擁擠不堪，盡管給檔案室增加了一層辦公樓作為接收檔案之用，但這也僅僅是臨時應(yīng)急措施，若全部接收所有檔案資料集中管理，現(xiàn)有的庫房條件遠無法滿足。另外，如何將劃轉(zhuǎn)的大量科技檔案納入信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，如何將紙質(zhì)文件盡快通過數(shù)字化技術(shù)變成電子文檔檔案，如何更好地利用好科技檔案是需要我們重點研究考慮的問題。

從目前來看，廣州分社檔案管理主要存在如下三個突出問題：一是隨著檔案資料的迅速增加，庫房面積遠遠不夠，需要再增加約二倍的庫房面積才能滿足要求。分社本部及下屬機構(gòu)辦公條件及檔案庫房亟待解決。對這個問題中國船級社總部已經(jīng)作出相應(yīng)安排，計劃采取多種方式予以解決辦公和庫房緊張問題。二是新成立的船檢各分支機構(gòu)辦公條件有限，原廣東各地海事分支機構(gòu)的檔案仍保存在當?shù)睾Ｊ戮帧Ｐ麓瑱z機構(gòu)工作人員少，有的僅有三四名員工，不可能設(shè)置一名專職檔案管理人員，這或?qū)n案管理質(zhì)量造成一定影響甚至出現(xiàn)資料不全和保管不善的問題。對此問題，廣州分社已經(jīng)研究決定，改革后將逐步實現(xiàn)船舶集中審圖和有關(guān)檔案資料集中管理，以加強對審圖質(zhì)量的控制，加強對檔案資料的科學管理和有效利用；三是檔案管理信息化建設(shè)與國際一流船級社要求存在一定差距，必須下大力氣，充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，進一步加強檔案管理信息化建設(shè)，建立起檔案數(shù)據(jù)信息的全集成、全管控、全服務(wù)、全覆蓋、一體化、智能化的新格局，不斷提升檔案管理科學化水平，發(fā)揮好科技檔案知識中心的重要作用，助推造船強國、航運強國和國際一流船級社建設(shè)。

3.加快檔案信息化管理，助推國際一流中國船級社建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理方式存在以紙質(zhì)資料為主、保存量大、占用庫房多、查詢不便、利用不充分、效率低、容易損壞、檔案唯一、不可復(fù)原等諸多弊端，為了徹底解決這些問題，更好地為船舶檢驗現(xiàn)場和航運造船等業(yè)界提供及時周到服務(wù)，助推中國航運、造船、海洋開發(fā)和裝備制造業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，應(yīng)進一步加快推進檔案管理信息化建設(shè)。目前，中國船級社已經(jīng)建設(shè)了覆蓋總部和全球各業(yè)務(wù)網(wǎng)點的專網(wǎng)，開發(fā)了DAMIS檔案管理系統(tǒng)，電子審圖和計算機發(fā)證等也成為常態(tài)，這為全面實現(xiàn)檔案電子化管理打下了基礎(chǔ)。

3.1 充分發(fā)揮好檔案管理電子化優(yōu)勢

中國船級社目前在國內(nèi)外設(shè)有逾100多家檢驗網(wǎng)點，形成了覆蓋全球的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。廣州分社轄區(qū)（廣東廣西）檢驗網(wǎng)點也有21家。各個機構(gòu)船舶檢驗紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，占用大量的人員和辦公面積，也給檔案管理和檔案有效利用帶來了很大的挑戰(zhàn)。檔案電子化后，可以充分利用電子文件智能檢索、快速查詢、共享方便、易于傳遞、靈活使用、數(shù)據(jù)處理、邏輯分析、智能利用、容易保管等特點，可以充分發(fā)揮好科技檔案的利用效率，為提升科學化管理水平和為造船科技水平提高發(fā)揮重要作用。

3.2 充分利用“四類船舶”檔案數(shù)字化的成功經(jīng)驗

四類重點船舶（客船、危險品船、砂石船、易流態(tài)固體散裝貨物運輸船）危險性大，一旦發(fā)生事故，損失嚴重、負面影響巨大。為了未雨綢繆、防范風險，中國船級社對這類船舶建立了應(yīng)急響應(yīng)計劃（應(yīng)急預(yù)案）。為便于迅速查找到這類船舶的有關(guān)資料，中國船級社2018年在全系統(tǒng)部署完成了這類船舶紙制檔案資料的數(shù)字化工作，將所有紙制檔案資料通過電子掃描和數(shù)碼照相技術(shù)等進行了電子化，并將形成的電子文檔加載到中國船級社電子檔案系統(tǒng)中，按照授權(quán)隨時可以由有關(guān)人員查閱，大大方便了船舶資料的快速查詢和高效利用。中國船級社全系統(tǒng)共完成四類重點船舶3155艘紙質(zhì)檔案電子化工作。廣州分社用時三個月，共完成596艘四類船舶電子化工作。通過開展這項檔案數(shù)字化工作，極大地滿足了利用要求，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找，為有效防范化解四類重點船舶風險提供了有力支持，同時為檔案信息化建設(shè)積累了經(jīng)驗。

3.3 加大對現(xiàn)存紙質(zhì)科技檔案的數(shù)字化工作力度

目前廣州分社的檔案主要還是以紙質(zhì)檔案為主，占用空間巨大，管理難度大，每年的費用高企，對單位的經(jīng)濟效益和管理成本造成影響。可以考慮發(fā)揮下屬分支機構(gòu)多、三四線城市房價便宜、相對成本低的優(yōu)勢，利用下屬機構(gòu)如佛山分社、清遠辦事處等租用或建造專門檔案樓，設(shè)置專門的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案工作間，購買必要計算機、數(shù)碼像機、復(fù)印機、掃描儀等先進設(shè)備，將紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化、電子化處理，生成電子影像文件進行存貯，處理過的紙制科技檔案就保存在專門的檔案樓里，一般不需要再查閱。而將數(shù)據(jù)處理后的電子檔案資料加載上傳到中國船級社系統(tǒng)電子文檔檔案服務(wù)器上，供全系統(tǒng)、國家有關(guān)部門和業(yè)界使用，更好為船舶檢驗、造船、制造、海洋開發(fā)等相關(guān)行業(yè)提供服務(wù)。

3.4 加強業(yè)界合作，共同搭建電子信息化平臺

隨著越來越多設(shè)計院、船廠、產(chǎn)品廠、石油業(yè)主等業(yè)界相關(guān)單位利用先進的信息技術(shù)進行無紙化船舶設(shè)計、制造控制、質(zhì)量管理等各項活動，檔案文件的傳輸、流轉(zhuǎn)、交換可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)輕松完成。設(shè)計院也不需要再把成箱的紙質(zhì)圖紙資料郵寄給船級社審圖中心，而是通過網(wǎng)絡(luò)把設(shè)計好的電子版圖紙瞬間發(fā)送過來，船級社就可以通過計算機從網(wǎng)絡(luò)上下載并進行電子審圖了。審批的圖紙和審圖意見也是電子版的，通過鼠標一點就發(fā)回給設(shè)計院，又通過鼠標一點就加載到船級社電子文檔服務(wù)器上，也就非常容易完成了電子檔案存檔。同樣，船廠的施工圖紙、施工工藝、試驗報告、質(zhì)量證明文件等材料也是通過計算機產(chǎn)生電子版文件，通過郵件、專網(wǎng)甚至QQ、微信等信息技術(shù)直接發(fā)給經(jīng)辦驗船師，驗船師可以網(wǎng)上下載，既方便使用，又方便電子存檔。特別值得一提的是，在檔案信息化建設(shè)中，設(shè)計好與相關(guān)業(yè)界的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)接口，與業(yè)界共同搭建好信息共享平臺，方便信息交換和信息共享至關(guān)重要。

可以想象，未來的科技檔案管理將是一場革命，海量的電子檔案就儲存在一個小小的服務(wù)器上，再不會是堆積如山無限擴大的檔案庫房甚至檔案大樓了。隨著大數(shù)據(jù)、智能化、云計算、互聯(lián)網(wǎng)+等現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛運用，科技檔案管理的價值和作用必將更大顯現(xiàn)。