電子會計檔案管理的難點(diǎn)及對策研究

杜蕾蕾

【摘要】隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了會計電算化，會計電算化對電子會計檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求。此篇文章先對電力會計檔案管理的難點(diǎn)進(jìn)行了說明，最后對加強(qiáng)電子會計管理提出了一些措施，希望對我國會計檔案管理有一定的積極作用。

【關(guān)鍵詞】電子會計 檔案管理 措施 研究

引言

隨著社會不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財務(wù)電子化核算的精細(xì)化程度也日益提升，這也對財務(wù)電子檔案的管理提出了新的要求。 2016年1月1日起執(zhí)行的新的《會計檔案管理辦法》就是對如今會計檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)。會計檔案作為反映和記錄一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，其管理工作也變得尤為重要。

1 電子會計檔案管理的難點(diǎn)

1.1 工作人員管理意識薄弱，能力不足。我國目前會計領(lǐng)域人才多數(shù)是傳統(tǒng)會計，在新的電子會計領(lǐng)域，相關(guān)知識技能較為薄弱，經(jīng)常會導(dǎo)致在使用技術(shù)時，出現(xiàn)操作不當(dāng)之處。比如在進(jìn)行電子會計管理設(shè)備維護(hù)處理日寸，由于能力不足，這些難以解決的設(shè)備故障與界面問題，就容易導(dǎo)致束手無策或出現(xiàn)操作漏洞、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等，致使在電子會計檔案管理方面陷入發(fā)展瓶頸。

1.2 電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財務(wù)會計軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級操作，但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確勝。

1.3 缺乏相關(guān)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)、維護(hù)人才。一般情況下，許多單位的會計檔案在財務(wù)部保管一年后便只將紙質(zhì)檔案移交給本單位的檔案管理部室，也并未將電子檔案進(jìn)行移交。但其實會計檔案的管理工作并非只涉及財務(wù)部和檔案管理部室，在如今電算化如此普及的情況下，電子檔案的管理涉及到軟件系統(tǒng)的開發(fā)、日常維護(hù)、安全檢測等一系列專業(yè)的問題，一旦遇到系統(tǒng)故障等問題，會計人員往往因缺乏計算機(jī)相關(guān)知識就會束手無策，造成系統(tǒng)崩潰，嚴(yán)重的數(shù)據(jù)丟失，形成無法估計的后果。

1.4 電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進(jìn)行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

2 提高電子會計檔案管理的措施

2.1 對電子會計檔案的特征進(jìn)行明確

如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認(rèn)識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時對其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險;其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變;其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。

2.2 定期對會計檔案進(jìn)行鑒定，完善檔案銷毀程序

本次新修訂的會計檔案管理辦法重點(diǎn)完善了會計檔案的鑒定銷毀程序。不再只由單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊簽字，而是先由單位檔案機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢、監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員對檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后對仍具有保存價值的會計檔案重新劃定保管期限;確定無保存價值的會計檔案，可以進(jìn)行銷毀，并由單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人和會計機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人共同在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。為了未來可能發(fā)生的風(fēng)險，單位也可以把銷毀的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案保存，做到有備無患。

2.3 優(yōu)化電子會計檔案的管理方式

首先，需要提高電子會計檔案管理工作人員的安全防范意識，針對會計管理中信息的存儲問題，必須是存儲介質(zhì)滿足防火、防磁、防潮、防腐、防蟲、防磨損等，確保存儲介質(zhì)的物理性質(zhì)，使其不會影響電子會計信息的存儲。其次，必須保證信息的安全性，增加對監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備的使用，設(shè)置相關(guān)安全維護(hù)人員，注意先進(jìn)維護(hù)設(shè)備的使用。最后，需要對存儲較長時間的檔案進(jìn)行備份防止因丟失和損毀，影響信息的的存儲效率。

2.4 配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會計檔案風(fēng)險意識

電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，可能會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機(jī)取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機(jī)的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，因此要強(qiáng)化電子會計檔案風(fēng)險管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行防范。一是對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施，電子會計檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時的備份，在進(jìn)行備份時需要對光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其不會出現(xiàn)任何問題;二是做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任伺異常時能在第一時間發(fā)出提示。

結(jié)語：總之，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對電子會計檔案進(jìn)行有效管理，必須在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，有效的解決存在問題。同時需加大在電子會計檔案管理方面，對先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)的使用，為推進(jìn)會計管理工作全面進(jìn)入信息化時代提供基礎(chǔ)，進(jìn)而加強(qiáng)電子會計檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]夏天.電子會計檔案管理的有效途徑探討[J].商品與質(zhì)量，2017（30）：63+66.

[2]庫麗卡爾·巴扎爾別克.電子會計檔案管理的有效途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：143.

[3]周衛(wèi)華.電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的比較分析[J].財務(wù)與會計，2016（12）：54-55.