大數(shù)據(jù)時(shí)代下型號(hào)檔案數(shù)字化建設(shè)探析

（中國(guó)直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代型號(hào)檔案管理現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容是數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館給檔案工作帶來(lái)了革命性的變革，它主要以數(shù)字的形態(tài)存儲(chǔ)、傳播以及利用檔案信息資源。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在2017年12月27日在京召開(kāi)的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上表示，我國(guó)檔案工作要應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、乘勢(shì)而為，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

1.1 檔案數(shù)字化概念

對(duì)于檔案數(shù)字化，有廣義和狹義兩種理解。狹義的檔案數(shù)字化，又稱為數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息的過(guò)程。紙質(zhì)的檔案、照片檔案、聲像檔案、微縮膠片等都是可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息的，這些轉(zhuǎn)換之后的數(shù)字信息，可以以文本、圖形、圖像、音頻、視頻等多種媒體格式進(jìn)行存儲(chǔ)。廣義的檔案數(shù)字化，是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的、以數(shù)字形態(tài)存在的信息資源，并且對(duì)之加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過(guò)程[1]。

1.2 型號(hào)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

研究所的型號(hào)檔案管理工作是以航空蘭臺(tái)檔案資源管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的。檔案資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了技術(shù)資料的動(dòng)態(tài)管理功能。這種動(dòng)態(tài)管理功能是在檔案業(yè)務(wù)管理過(guò)程中，對(duì)文件材料、技術(shù)資料、圖紙的收集、發(fā)放、有效性控制等工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，同樣是檔案資料業(yè)務(wù)流程管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。可以實(shí)現(xiàn)工程技術(shù)資料信息接收、采集整理、歸檔分發(fā)等一系列過(guò)程的管理。另一方面航空蘭臺(tái)檔案資源綜合管理系將檔案日常業(yè)務(wù)管理在B/S方式下實(shí)現(xiàn)，為非檔案員進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、歸檔等日常管理工作提供方便[2]。

目前型號(hào)檔案管理的主要工作包括電子數(shù)據(jù)處理、歸檔審查、數(shù)據(jù)歸檔、整理與分發(fā)、保管利用等。其中，研究所使用PDM系統(tǒng)（Product Data Management）來(lái)管理產(chǎn)品研制數(shù)據(jù)，各型號(hào)數(shù)據(jù)審簽借助PDM系統(tǒng)進(jìn)行電子簽署，通過(guò)PDM系統(tǒng)審簽形成的圖樣文件構(gòu)成了型號(hào)檔案的主體。對(duì)以文件和圖紙等紙張為載體的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化，研究所目前采用的方法是使用掃描儀輸入，將輸入的掃描成圖像的文件存儲(chǔ)在航空蘭臺(tái)檔案資源綜合管理系統(tǒng)中，便于今后的利用和長(zhǎng)期保存。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展及其廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也越來(lái)越現(xiàn)代化。型號(hào)檔案管理需要不斷完善檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以更好地適應(yīng)技術(shù)環(huán)境的改變，切實(shí)為設(shè)計(jì)提供支持服務(wù)。

1.3 型號(hào)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.3.1 軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

軟、硬件設(shè)施是建設(shè)數(shù)字化檔案管的基本條件。硬件方面，不僅僅是檔案庫(kù)房中的“三鐵一器”，包括除濕器、溫控機(jī)等，更應(yīng)該及時(shí)更新，并且更智能化地利用這些設(shè)備。另一方面，軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)比較緩慢，由于所內(nèi)保密要求，無(wú)法充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案進(jìn)行更好的開(kāi)發(fā)與利用，檔案管理系統(tǒng)還有待進(jìn)一步完善。

1.3.2 館藏結(jié)構(gòu)不夠豐富

相比較而言，紙質(zhì)檔案易受損，形式單一。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案顯得更加重要。在圖紙方面，目前研究所針對(duì)型號(hào)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)了數(shù)據(jù)打印系統(tǒng)，采用電子和藍(lán)圖雙套制歸檔。而隨著MBD全三維設(shè)計(jì)技術(shù)的不斷成熟，其管理無(wú)法沿用雙套制，目前三維設(shè)計(jì)的型號(hào)圖紙采用單套制歸檔。會(huì)議文件等實(shí)行紙質(zhì)、電子雙向歸檔，大多數(shù)的檔案收集工作仍以紙質(zhì)檔案為主，通過(guò)掃描形成電子檔案，并沒(méi)有注重原始電子檔案的收集與歸檔，因此，館藏檔案在形式上是雙向歸檔，但在實(shí)質(zhì)內(nèi)容上與傳統(tǒng)檔案管理相比沒(méi)有發(fā)生很大的變化。

1.3.3 廠所協(xié)同力度不夠

研究所與制造廠所地域分布比較分散，在研制過(guò)程中，需要將大量的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)在多個(gè)參研單位之間傳遞共享。目前有部分型號(hào)通過(guò)FTP平臺(tái)傳送電子數(shù)據(jù)，信息中心人員通過(guò)金航網(wǎng)FTP將數(shù)據(jù)發(fā)送給外廠所，通過(guò)這種形式提高了工作效率，發(fā)放速度較快，避免了許多重復(fù)性的工作，但是，這種發(fā)放數(shù)據(jù)的形式也存在著許多問(wèn)題：

（1）由于發(fā)放、接收信息無(wú)法記錄，容易出現(xiàn)漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)等現(xiàn)象，并且難以追溯；（2）這種電子發(fā)放過(guò)程也需要較長(zhǎng)一段時(shí)間，中間流程繁雜，由檔案員打包通過(guò)流程發(fā)送，再由固定的信息中心人員通過(guò)金航網(wǎng)FTP將數(shù)據(jù)發(fā)送給外廠，發(fā)放速度較慢，而發(fā)送的數(shù)據(jù)原本具有一定的時(shí)效性；（3）在電子數(shù)據(jù)發(fā)放之后，如果想再次進(jìn)行更改，無(wú)便捷的手段通知相關(guān)人員進(jìn)行更改，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)無(wú)法為正式文件進(jìn)行利用；（4）數(shù)據(jù)輾轉(zhuǎn)的發(fā)送過(guò)程，耗費(fèi)較多人力和成本、工作量大、效率低，發(fā)放速度較慢。造成以上這些問(wèn)題主要由于廠所之間協(xié)同力度不夠，無(wú)法滿足設(shè)計(jì)需求。

1.3.4 利用服務(wù)工作創(chuàng)新意識(shí)不夠

檔案管理重心傾向于服務(wù)。“保管”與“利用”是信息服務(wù)工作最基本的矛盾，利用是整個(gè)信息工作的目的，利用的需求決定著收集的方向與保管的內(nèi)容。然而，檔案信息有著不同于其它信息的特殊規(guī)定性。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是社會(huì)活動(dòng)的“記憶”，檔案館擔(dān)負(fù)著“記憶庫(kù)”的重要使命。檔案館存放著大量的檔案信息。隨著信息化數(shù)字化的發(fā)展，檔案編研工作也受到了關(guān)注，如何檔案的知識(shí)價(jià)值更好的利用，也是檔案人員應(yīng)該思考的一項(xiàng)重要課題。

2.實(shí)現(xiàn)型號(hào)檔案數(shù)字化管理的意義

2.1 提升檔案管理工作質(zhì)量

數(shù)字化管理使檔案檢索方式更加簡(jiǎn)單有效。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時(shí)注意事項(xiàng)較多，尤其在查閱利用、立卷歸檔時(shí)帶來(lái)一定的難度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理一般由工作人員進(jìn)行手工操作，工作效率較低，遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，需要拆卷重新整理，補(bǔ)漏增缺，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)。數(shù)字化檔案采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行立卷歸檔，可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量[3-4]。

2.2 提高檔案管理人員的工作效率

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檔案時(shí)工作人員需要去庫(kù)房逐本查找，檢索較為不便。數(shù)字化檔案館為歸檔提供了快捷的管理手段、為信息的利用的提供更加快速的途徑。數(shù)字化檔案的生成免除了檔案員在立卷歸檔、檢索查找的困難，為利用者提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息，促進(jìn)檔案實(shí)際利用價(jià)值的有效發(fā)揮[5]。由此可見(jiàn)，數(shù)字化檔案管理省時(shí)省力，改變了需要人工查找、補(bǔ)缺、重新整理的不便，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，也有效地提升單位檔案管理的工作效率。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)探析

3.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施，開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)

根據(jù)實(shí)際工作需要，購(gòu)置數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，例如智能檔案密集架，定位檔案實(shí)況，及時(shí)監(jiān)測(cè)調(diào)控檔案的存放條件，包括溫度、濕度等。或采用智能硬件設(shè)施代替?zhèn)鹘y(tǒng)單一的人工工作，提高工作效率。進(jìn)一步開(kāi)發(fā)多功能型號(hào)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，在現(xiàn)有的型號(hào)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代新興的數(shù)字化信息技術(shù)，例如將實(shí)物大數(shù)據(jù)手段結(jié)合到型號(hào)檔案管理系統(tǒng)中，現(xiàn)行的型號(hào)檔案系統(tǒng)利用檢索關(guān)鍵字的方式來(lái)調(diào)取檔案，但僅限于利用案卷題名、案卷號(hào)等檢索該數(shù)字化檔案，但搜索檔案的內(nèi)容將無(wú)法查詢，存在調(diào)取識(shí)別性較低的不足。實(shí)物大數(shù)據(jù)基于TCP/IP通信協(xié)議，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字化檔案系統(tǒng)的連接，可利用大數(shù)據(jù)的識(shí)別機(jī)制，完成對(duì)檔案內(nèi)容的識(shí)別。如能將實(shí)物大數(shù)據(jù)手段與數(shù)字化檔案系統(tǒng)相結(jié)合，與常規(guī)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)相比，具有更高的識(shí)別性和調(diào)取性[6]。

3.2 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

豐富數(shù)字資源，在檔案存檔的形式上，不應(yīng)局限于圖文的形式，還應(yīng)重視視頻、音頻等其他多媒體檔案形式，豐富館藏?cái)?shù)字資源，多角度、多方面的記錄各型號(hào)研制過(guò)程情況。將型號(hào)檔案收集工作擴(kuò)展到紙質(zhì)、電子檔案同步收集歸檔，豐富檔案的來(lái)源和構(gòu)成。

3.3 建立廠所協(xié)同研制平臺(tái)

研究所對(duì)外場(chǎng)所發(fā)放型號(hào)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)是以金航網(wǎng)FTP數(shù)據(jù)包的形式進(jìn)行電子數(shù)據(jù)傳輸?shù)摹＿@種發(fā)放方式，工作效率低下，人工成本高，時(shí)效性差，無(wú)法滿足設(shè)計(jì)需求，這就要求研究所與制造廠之間尋求更好的解決辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。在構(gòu)想的廠所協(xié)同研制平臺(tái)中，廠所之間需要有各自獨(dú)立的服務(wù)器，運(yùn)行各自的PDM系統(tǒng)以及日常檔案服務(wù)。該平臺(tái)不僅要建立發(fā)放與接收數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，還需要包含數(shù)據(jù)發(fā)送管理、數(shù)據(jù)輸入輸出、數(shù)據(jù)更改控制等功能[7]。除此之外，還要注意防止兩個(gè)單位之間的非法訪問(wèn)等問(wèn)題。如能建立廠所協(xié)同研制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可以在很大程度上節(jié)省人力、物力、財(cái)力，提高工作效率，讓團(tuán)隊(duì)協(xié)作更便捷、溝通更充分，同時(shí)縮短型號(hào)研制周期，提高工作質(zhì)量。

3.4 結(jié)合大數(shù)據(jù)，創(chuàng)新利用方式

保管信息的目的總是為了利用信息。檔案信息有著不同于其他信息的特殊規(guī)定性。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是社會(huì)活動(dòng)的“記憶”。檔案對(duì)社會(huì)活動(dòng)的記錄具有完備性、客觀性和穩(wěn)定性，檔案具備的“社會(huì)記憶庫(kù)”功能，應(yīng)該使檔案的保管與利用看得同等重要。檔案編研可以幫助我們更好地利用檔案，讓更多人了解檔案館中存放的豐富歷史資料。檔案編研的工作內(nèi)容十分廣泛，主要包括[8]：（1）研究檔案內(nèi)容直接加工，編寫(xiě)檔案材料，如大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、數(shù)字匯編等。（2）匯編檔案文件，將檔案原件選編或匯編成冊(cè)，并在一定范圍內(nèi)使用或公開(kāi)出版。（3）參與歷史研究和編史修志，撰寫(xiě)論文專著，以館藏為基礎(chǔ)，充分利用自身優(yōu)勢(shì)，是檔案利用的重要途徑。傳統(tǒng)的檔案編研依靠檔案館藏資源，按照一定的順序，羅列歷史信息，難免有些枯燥乏味，這就要求檔案人員采取“內(nèi)部發(fā)掘與社會(huì)調(diào)查相結(jié)合”的方法，根據(jù)專題內(nèi)容，走訪一些或了解當(dāng)時(shí)情況，或保存歷史信息的老同志，將這些資料充分運(yùn)用，彌補(bǔ)原有資料的不足。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著信息化數(shù)字化的發(fā)展，檔案利用方式也更加豐富多彩，可以利用館藏的聲像檔案舉辦展覽、編輯出版照片畫(huà)冊(cè)以及編制圖文并茂或多媒體的檔案編研材料等。聲像檔案在滿足社會(huì)需求方面發(fā)揮了直觀優(yōu)勢(shì)，它易傳播，更加真實(shí)形象，比紙質(zhì)檔案更加生動(dòng)，有感染力。檔案編研可以尋找一條新道路新方式，用視頻講歷史、圖片講故事的方式能吸引眾多的利用者，有利于檔案的廣泛交流和提供利用。