原始發票與經濟業務的真偽

宋玉芹 徐叢棟

發票是單位在購銷商品、提供或接受勞務等經營活動所開具或取得的收付款憑證，發票的真實性及其所反映的經濟活動的真實性，決定會計信息的真實性，必須加強對原始發票的審核。

發票是單位在購銷商品、提供或接受勞務等經營活動所開具或取得的收付款憑證，是一項經濟活動的主要原始憑證，也是編制會計記帳憑證的法律依據，因此原始發票的真實性及其所反映的經濟活動的真實性，決定會計信息的真實性。假如發票是虛假的，那么由此而產生的會計信息的真實性將無從談起。顯然，加強原始發票管理，對于提高會計信息的質量至關重要。

一、日常工作中存在的問題：有的發票從面上看符合有關規定，手續也齊全，但是發票所反映的經濟事項未必真實，這是我們在日常財務報銷核算中經常會碰到的問題

有的購物發票，表面看似合格，但仔細觀察、分析，聯系相關的經濟事項是否確實發生，仍能發現破綻。如有的單位發生了諸如餐費、禮品等招待費用，按照財務制度規定這部分費用不能超過公用經費的2%，更不能在教學科研經費開支，而單位自有資金（創收提成）不足以支付或者根本就不想在創收中支付，于是，有“聰明”人就打起了交通費的主意。因為目前社會上租車的發票比較容易取得，不同面值、不同樣式的車票應有盡有，取得這種車票的成本很低，以用車費的形式把招待費從教學科研經費套取出來。還有的單位把在校外辦班發生的用車費也在教學科研經費開支。因此一段時期內有的單位交通費猛增，明顯超出正常交通方面的開支。雖然我們要求報銷時提供一份用車明細表，把乘車人、出車地點、出車事由、批準人一一填列清楚，并加蓋單位公章，但利益驅使有些用車單位和司機串通一氣，所需手續一應俱全，僅憑會計人員的職權范圍和精力，又拿不出有說服力的證據。針對這一現象，項目控制是一項比較有效的措施。即參考以往年度交通費開支，剔除各種非正常因素影響，根據各單位規模，按預算經費的一定比例，通過項目控制，按季度開支用車費，原則上不得突破指標，這一措施在一定程度上限制了交通費開支 。但在執行中也遇到一些問題，這個比例究竟占預算經費多少比較適宜，還有待于在實際工作中平衡、調整，有的還要因單位工作性質而異，具體問題具體分析，不能搞一刀切，既要達到節約的目的，又不能影響日常工作，實現會計的核算、監督職能，為學校理好財，為教學科研服好務。

辦公經費中關于辦公用品一項開支，原來包含的內容基本就是筆墨紙張等，隨著時代的發展辦公自動化程度的提高，報銷范圍擴展到硒鼓、墨盒之類的電腦耗材，這些用品比起傳統的筆墨紙張往往金額較大，有的明明買的是個人日常生活消費品，發票卻讓商店開成辦公用品。識別這類虛假會計事項，如果是在正規商店，只要看一下機打購物小票，就一目了然。如果這家商店信譽不好，法制觀念淡薄，為了各自利益，發票應顧客要求隨便開，這類問題要靠經驗判斷，日常積累很重要。假若你平時是個有心人，大體了解市場行情，一般常用硒鼓的價格范圍，硒鼓作為辦公用品在一般工作量下的使用壽命等……，如果某單位一次購多個，或短時間內相繼報銷這類用品，而依該單位的規模、工作性質不可能有如此大消耗，就要多問個為什么？不能說明原因就應拒絕受理。同時報帳員在編制記帳憑證時，摘要中注意加注“關鍵字詞”，簡明扼要反映主要經濟活動內容，不要籠統使用“購辦公用品”之類的詞句，同時充分利用計算機信息技術，通過局域網隨時查閱，掌握各單位大項經費開支內容。因此日常工作中要處處留心，注意收集、整理信息、積累經驗，逐步提高職業判斷能力。有的人去外地出差，帶回購買辦公用品的發票，盡管標明購買打印紙多少箱，明眼人一看就可斷定是假的，為什么？因為在信息暢通、物資豐富、物流發達的今天，打印紙又不是什么緊俏商品，在我們這里何種品牌的打印紙買不到？你不至于千里迢迢坐汽車倒火車，從北京、上海買幾箱背回來吧（當然特種儀器專用的另當別論，可單獨備案）這種經濟事項不合情理。

二、建議

1、加強思想道德教育和專業知識培養，提高全體人員的各項素質，本著勤儉節約辦事的原則，不貪圖蠅頭小利而損公濟私。（因為假如經手人、驗收人甚至單位負責人串通一氣，問題會隱藏的較深，不利于識別。）充分利用現代科學技術，經常舉辦各種形式的宣傳、培訓，普及法律知識、財經知識、財務法規，使我們的采購人員了解材料物資采購、驗收、財務結算的程序要求，掌握這方面的專業知識，知道購物后如何索取票據，什么樣的發票為正規發票，合格發票的具體內容等，使每一項經濟業務都合理、合法，保證經濟活動的真實完整。

2、充分發揮集中采購的優勢。目前，大型儀器、設備、教材圖書期刊實行政府集中招標采購，有效遏止了弄虛作假和違法行為的發生。不作為固定資產進行管理的小型辦公用品，自主采購較多，缺乏監督力度。因此，對于大批、同類、消耗量較大的用品，也應建立集中采購供應制度，充分發揮物資供應中心（或采購中心）的作用，通過招標實行陽光采購，杜絕所購商品“物不美、價不廉”。供應中心本著全心全意為教學、科研服務的宗旨，與各單位經常溝通、聯系，廣泛征求大家意見，認真分析所反饋的信息，統計、匯總缺貨，有針對性的采購，及時調劑、補充所缺商品，滿足不同單位的需求，盡量避免不適用商品占壓資金，造成新的浪費。各單位按需領用，定期內部轉帳。這樣既可以享受批量采購的優惠，又節省人力、物力，避免零星采購的弊端。對于少量特種專業用品，可根據實際需要由用貨單位靈活采購。

3、加強自制原始憑證的審核，嚴格控制自制原始憑證的使用范圍。生物系作為實驗材料的農副產品，后勤鍋爐點火用的劈材等，因直接在農貿市場購買，數量不多、金額小，農戶不能提供正規發票，只能寫一張具有賣貨人姓名、詳細地址、貨物名稱、數量、單價、金額，以及賣貨日期的收到條，據此，報銷單位填制一張財務處統一印制的“無法取得原始憑證”單子，作為自制的原始憑證，經手人、驗收人、單位負責人簽字蓋章后，到財務處報銷。通常這類單子數量少、使用頻率也不高。而現在使用范圍有擴大的趨勢，“無法取得原始憑證”單子使用過濫。主要問題：1是不屬于無法取得情況。有的原始發票丟失后，按照財務制度規定，應到供貨單位開具證明，要注明原發票的編碼、開票日期，所購貨物名稱、數量、單價、金額等并加蓋公章。或復印當初所開發票的存根并加蓋公章，然后經手人、驗收人、單位負責人簽字蓋章并加以說明，財務處經查帳核實，確認未做支出方可報銷。作為原發票丟失，不能算是無法取得。有人怕麻煩，不愿到原單位復印，而是填制一張這樣的單子，這是不符和會計規范化要求的。2是不想取得。有的供貨商，為逃避國家稅收，尋找各種借口不開具正式發票，僅開一張所謂收據，甚至給點小恩小惠（當然不會超過應支付的稅款），使得采購人員不再認真追討正式發票。為了能到財務處結帳，也填制“無法取得原始憑證”單子，如果我們會計人員認可了這樣的單子，就會間接造成國家稅收流失，助長不正當競爭，擾亂正常市場秩序，也違犯有關財務制度規定。因此要嚴格把關，正確掌握“無法取得原始憑證”的使用范圍，維護財務規章制度的嚴肅性。

總之，在日常工作中，作為財會人員要處處留心，積累經驗，提高職業判斷能力，煉就一雙慧眼，透過發票上的蛛絲馬跡，發現并堵塞漏洞，把問題消滅在萌芽狀態。因為一旦過了報帳這一關后，再發現問題需要更正，往往會帶來很多麻煩，資金的安全性也將受到威脅，我們的工作效率也會降低，所以盡量能在原始憑證的審查過程中就能發現問題，而不進入記帳憑證的制作，在這條流水線上的第一個環節就把問題截住。