中小型企業財務信息共享平臺的搭建思路探討

王彪

（中體彩彩票運營管理有限公司，北京 100022）

一、中小型企業搭建財務信息共享平臺的意義

（一）加強財務數據可用性

經過財務信息共享平臺的轉化和加工處理，專業性較強的財務數據會轉變成簡單易懂的企業經營數據，從而變成管理層和業務部門日常決策的有效數據信息支持，擺脫財務數據專業性過強帶來的可用性不高的局面。例如，通過行之有效的客戶歷史回款信息的收集和整理，財務信息共享平臺可以將尚未回款天數顯著高于歷史平均水平的客戶進行自動預警，使企業針對此部分尚未回款客戶進行特別的關注以及開展針對性的工作。

（二）提高企業的業財融合程度

在財務信息共享平臺的搭建過程中，企業的財務和業務部門會形成一個天然的業務交流的機會，財務部門不僅有機會了解業務部門工作開展過程中的困難及財務信息需求，還會了解到業務部門的具體工作內容和流程，而對于大部分中小型企業的財務人員來講，實現業財融合的最大困難在于對業務部門的具體工作內容和流程的不熟悉。所以，企業財務信息共享平臺的意義不僅僅是平臺自身帶來的功能，還會在無形中提升企業的業財融合程度。

（三）更好的發揮財務部門的財務管理職能

在傳統的財務工作模式下，財務部門的管理角色以核算和管控為主，包括預算合規性控制、費用支出范圍合理性控制等，而在信息平臺的幫助下，財務部門可以更加充分的發揮財務管理職能，例如，在預算編制過程中，財務部門不僅能通過信息平臺進行預算金額是否超限的測算，還可以量化某些大金額項目應有的合理預算金額區間，從而提出此類大金額項目預算的合理化改進建議。

二、中小型企業常見的財務信息共享問題

在財務信息共享方面，中小型企業往往面臨著如下幾方面問題：

（一）財務數據局限于財務賬表的制作

在大部分中小型企業中，財務數據易局限于基礎的賬表層面，可以滿足基本的會計賬表生成需求。但是，中小型企業的財務部門人員數量往往較少，可為企業經營決策以及成本控制發揮指導作用的財務數據，無法得到系統性的整理、提煉和分享，散落在傳統的會計賬表及其他業務環節，造成了企業財務信息使用和分享的先天不足。

（二）財務數據與業務需求脫節

與其他經營數據相比，財務數據的特點在于其獨有的專業性，非財務領域的企業經營人員往往無法直接從中獲取所需的信息，需要具備業財融合基礎的財務人員進行有效的轉化。但如上文所述，中小型企業的財務人員配置往往較為薄弱，無法充當財務數據的業務轉化角色，經常出現企業管理層在進行決策的過程中，需要通過歷史財務數據對未來市場進行走勢及成本收益的預測，但面對財務部門提供的專業性過強的財務指標，仍然無法從中獲取其所需的指導及支持。

（三）財務部門無法充分發揮預算審核及降本增效的財務管理作用

從大部分中小型企業的共性特征來看，資金壓力問題往往伴隨著企業的發展，在此情況下，財務部門在預算審核和降本增效方面的職能需求非常迫切。但在此過程中，由于財務共享信息無法得到系統有效的整理和利用，財務部門在上述職能的發揮空間非常有限，例如，在企業預算和項目立項的過程中，面對業務部門的項目成本測算，財務部門無法準確有效地對業務部門的成本測算合理性發表有效意見。

三、中小企業財務信息共享平臺的建設思路探討及分析

（一）整體設計思路

結合上文對中小型企業財務信息共享應用以及平臺建設的意義來看，中小型企業財務信息共享平臺的整體建設思路應包括如下三方面，一是功能范圍方面，應注重與企業實際經營需求的切合度為優先，而并非注重信息量和信息范圍的大而全，從而提高平臺的實用性；二是操作界面方面，應盡可能地減少財務術語和名稱的應用，取而代之，應通過業務語言對財務數據信息進行轉化，從而提高平臺的可用度和便捷性；三是平臺的定位方面，財務信息共享平臺的定位是通過多維度的歷史財務信息收集，為管理層和業務部門提供財務數據及測算結果支持，成為企業日常經常的有力幫手和得力工具。

（二）具體功能設計方面

從平臺設計的整體思路出發，中小型企業的財務信息共享平臺大致可具備如下幾方面的功能：

1、財務成本庫功能

（1）功能描述

通過將企業過往的各類財務成本數據進行分類和標簽化處理，使用者可以通過平臺準確便捷測算各類支出項目的預計成本功能。

（2）實際應用場景

財務成本庫功能主要可應用于如下兩類業務場景，一是在大金額支出項目的立項決策環節，項目承擔部門會根據自身的項目需求以及操作考慮進行成本測算，例如，某企業擬組建技術開發項目團隊，承接外部客戶的軟件開發工作，業務部門從人工支出、運營費用支出和設備購置支出三方面進行了成本測算，并從收入成本角度得出項目可獲得收益的初步結論。管理層在進行項目審批決策時，很可能對其成本測算的結果產生疑問，這時可通過財務信息成本庫功能，調取類似性質和規模的開發項目成本明細數據，包括人員單價成本、人員投入數量、運營費用明細和設備購置數量及金額等信息，從而可以判斷業務部門的成本測算是否處于合理區間，進而做出準確的立項與否判斷。二是在企業年度日常經營費用預算的申報環節，對業務部門而言，在進行差旅費、市內交通費、會議費以及各類常規外部服務商等費用項目的測算過程中，往往主觀性較強，或者單純的以往年費用為基數進行簡單的增幅加成。借助成本庫功能，業務部門可以通過輸入本部門人數、平均單月出差人次、主要交通工具類型、主要出差省份、大致每次出差天數、主辦的會議類型等參數，從成本庫中得到可參考的差旅費、交通費和會議費年度預算金額，再結合自身原有的測算，得出相對更加精準的預算申報金額。

2、財務數據的場景式查詢功能

（1）功能描述

針對企業管理層和業務部門對財務數據、指標和術語不熟悉的問題，財務部門可以通過事先的需求調研以及歷史交易數據整理，在信息平臺中設置若干企業較為常見的業務場景按鈕，并以業務語言對使用按鈕進行命名，便捷的引導使用者進入其所需的場景功能模塊，同樣，再通過業務語言對參數輸入欄和結果欄進行命名，引導使用者便捷的獲取所需的財務數據。

（2）實際應用場景

財務數據的場景式查詢功能主要可應用于如下兩類業務場景，一是管理層在日常工作中的臨時性財務數據查詢需求，如果要求財務部門進行數據查詢，因為其需求的臨時性和多樣性，財務部門往往需要較長時間的數據整理和加工，還有可能造成因對管理層需求理解的偏差，提供的數據成果無法滿足管理層需要的情況。在此情況下，場景式查詢功能可以通過若干場景按鈕和參數輸入欄，協助管理層獲取需要的財務數據，其中，場景按鈕名稱可以包括“查詢利潤貢獻較高的產品”“查詢有回款風險的客戶”“查詢臨近超預算的日常支出事項”“查詢收益較高的項目組”“與歷史同期的收益比較”等，即通過簡要的業務語言，協助管理層進入相應的場景模塊。同時，對于參數輸入欄名稱，我們以“查詢已執行完成的預算項目”為例，可以設置“請選擇預算所屬的部門”“請選擇預算執行發生的月份”“請選擇預算已完成執行的百分比”“請選擇是否為本年度新增預算項目”等，協助管理層通過條件篩選，定位到關注的預算項目情況。

3、財務指標異常波動的預警功能

（1）功能描述

企業經營過程中，財務指標處于動態調整的狀態，如果通過傳統的線下人工監控，即耗費較大的人力，也極易因數據更新不及時造成財務指標預警的滯后。借助財務信息共享平臺，通過與后臺財務數據的數據對接和預警邏輯設置，當某財務指標觸發預警條件時，平臺將對使用者發出郵件或者界面化的提醒信息。

（2）實際應用場景

財務指標的預警功能可貫穿于企業管理層、業務部門和財務部門的整個工作鏈條，通常情況下，通過需求的調研和經驗的積累，財務部門可以總結歸納出企業管理層和業務部門關注的、且有可能為企業帶來嚴重或潛在經營風險的財務指標，當此類指標的預警調減被觸發時，企業相關人員將收到郵件、信息或者其他形式的自動預警提示，使企業相關方第一時間獲知并采取相應的措施。從預警指標的設計來看，可包括“企業某項成本費用已高于同期的30%”“庫存產成品金額已高于歷史最高水平”“當月營銷費用已超過全年預算的20%”“人員工資已連續三個月同比上升超過20%”、“某業務部門的人均利潤已低于企業平均水平的80%”“企業預算執行率已低于同期的30%”等，即將對企業潛在風險最高的若干指標進行預警調減設置，達到企業各方及時獲知企業財務風險并及時采取應對措施的目的。

4、財務合規性預警功能

（1）功能描述

對于某些企業而言，除了營利性指標以外，企業同時要遵守國家政府部門或行業性法規的政策性要求，在此情況下，企業面臨將部分財務指標控制在法規范圍之內，以及避免觸發某些零容忍的紅線事項。借助財務信息共享平臺，財務部門將法規和零容忍事項進行事先的邏輯設置，當某財務合規事項觸發預警條件時，財務信息共享平臺可以起到合規性提示的功能。

（2）實際應用場景

財務合規性審查功能的實際應用主要集中在預算審批及支出審批環節，各業務部門在進行預算申報或者具體支出審批的過程中，如果某事項觸發了事先設置的事項拒絕邏輯，此事項將被自動拒絕，從而達到降低企業財務合規性風險的目的。例如，某中小型國有企業的人事部門編制了企業的人員成本預算，但根據該行業的政府主管部門的人員支出規定，企業的人員成本增幅需與企業的收入和利潤變動幅度進行定量的掛鉤，當人員成本預算增幅超過政府主管部門上述定量掛鉤的規定時，企業將在下年度面臨強制性人員成本縮減的處罰。在此情況下，當人員成本預算金額與上述法規出現不一致時，財務信息共享平臺將同時向管理層、人力部門和財務部門發出預警信息，使企業及時修正此類財務合規性事項。

四、平臺搭建過程中需要注意的問題

根據上文中對財務信息共享平臺的建設思路，在平臺搭建過程中，需關注如下幾方面功能的設置：

（一）針對財務成本庫功能

成本庫功能的核心目的在于協助企業各方調取同類型支出事項的建議成本金額，納入成本庫后臺參考數據的質量對建議結果有著直接的影響。所以，財務部門應根據自身積累的工作經驗，對后臺參考財務數據中的異常數據和異常業務進行排除，主要包括在某些特殊環境下產生的異常值交易，避免成本庫得出誤導性的建議成本金額。

（二）財務數據的場景式查詢功能

財務數據的場景式查詢功能的核心目的在于使用非財務術語，協助管理層和其他業務部門便捷的查詢企業的財務信息，所以在搭建過程中應對管理層和業務部門進行縝密的需求調研，保證平臺搭建后的可用性。

（三）財務指標異常波動的預警功能

財務指標異常波動功能的核心目的在于及時將對企業有潛在風險的指標提示給管理層、業務部門和財務部門自身，平臺搭建的過程中需要財務部門對企業的歷史財務數據進行整體性和專題性的回顧分析，從中提煉有價值的預警指標，并制定合理的預警閾值，保證平臺的預警質量和頻率在合理范圍之內，既起到及時預警的作用，也避免閾值設置不合理導致的無效預警過多。

（四）財務合規性預警功能

財務合規性預警功能的核心目的在于最大化的降低企業的財務合規風險，搭建的過程中需由企業各部門匯總提交各方的法規性風險，針對風險匯總結果，在平臺中設置合理有效的預警觸發閾值。

五、結束語

對于中小型企業而言，財務信息共享平臺可以顯著提升財務數據信息在企業經營過程中的引導和參考作用，提升企業決策的科學性和業務部門工作效率，也可以降低企業的財務風險，在保證平臺功能的完善性和實用性的前提下，對企業的科學發展有著顯著的積極意義。