非定額備用金制下差旅費報銷業務會計處理分析

陸藝

（無錫城市職業技術學院，江蘇 無錫 214000）

非定額備用金是指單位對非經常使用備用金的內部各部門或工作人員，根據每次業務所需備用金的數額填制借款憑證，向出納人員預借的備用金。非定額備用金使用后，憑發票等原始憑證一次性到財務部門報銷，多退少補，一次結清，下次再用時，重新辦理借款手續，而非定額備用金制下的差旅費報銷業務則是單位最為經常發生的業務，但在報銷時收據的填制、報銷后記賬憑證編制、附件張數的確定等方面，各單位處理都會以賬戶平衡為要，其規范性一直未引起重視，那么在面對這類最頻繁發生的業務時應該如何科學、規范、高效地進行操作呢？

一、非定額備用金下差旅費報銷時收據的開具

單位采用非定額備用金制下差旅費報銷時，開具的收據并非是實際收回的多余備用金，開具的收據其實際意義在于注銷先前借出的備用金。借出的備用金報銷結算時開具收據的金額，具體分三種情況：

（一）報銷金額大于預借的備用金金額

報銷金額大于備用金金額，則根據借款金額開具一張同等金額的收據，另將差額部分的款項直接支付給報銷人。

【例1】業務員出差前預借備用金6 000元，出差后報銷差旅費6 700元。

【解析】本業務中業務員報銷結算時出納員開具的收據為6 000元，即注銷出差前預借的備用金6000元，另將700元差額通過網銀轉賬直接支付給報銷人即可。

（二）報銷金額等于預借的備用金金額

報銷金額等于備用金金額，則根據借款金額開具一張同等借款金額的收據，不存在差額款結算。

【例2】單位業務員出差前預借備用金6 000元，出差后報銷差旅費6 000元。

【解析】本業務中業務員報銷結算時出納員開具的收據為6 000元，即注銷出差前預借的備用金6 000元，借出備用金金額與使用備用金金額一致，不存在差額款結算。

（三）報銷金額小于預借的備用金金額

報銷金額小于預借的備用金金額，則應分兩種情形：

1．報銷金額小于備用金額，如借款人在報銷時同時歸還多余部分備用金，則根據借款金額開具一張同等的收據，即注銷出差前的借條中的備用金，同時收回多余備用金。

【例3】單位業務員出差前預借備用金6 000元，出差后報銷差旅費5 600元，交來多余備用金400元。

【解析】本業務中業務員報銷結算時出納員開具的收據為6 000元，即注銷出差前借條中的備用金6 000元，另收回400元多余備用金通過網銀入賬。

2．報銷金額小于備用金，如借款人在報銷時未將多余的備用金歸還，則開具一張與報銷單金額相同的收據，未歸還的備用金等待以后歸還。

【例4】單位業務員出差前預借備用金6 000元，出差后報銷差旅費5 600元，尚未歸還多余備用金。

【解析】本業務中業務員報銷結算時開具收據為5 600元，即實際報銷金額，多余備用金400元因尚未歸還，作為“其他應收款”或“備用金”賬戶余額。

二、報銷差旅費業務專用記賬憑證編制

單位采用非定額備用金制下差旅費報銷時，不應只從賬務處理平衡角度進行處理，更應基于會計處理規范性和專用憑證編制與其附件的配比性等方面出發進行會計處理，具體分以下幾種情況：

（一）報銷金額大于備用金金額

報銷金額大于備用金金額，則應根據實際報銷金額編制轉賬記賬憑證，借記“管理費用”等賬戶、貸記“其他應收款”或“備用金”賬戶；大于部分借記“其他應收款”或“備用金”賬戶、貸記“銀行存款”賬戶。

【例5】承例【例1】業務員實際報銷差旅費的6 700元（其中：住宿費發票增值稅進項稅額129.60元）金額，同時通過網銀支付700元。

【解析】本業務中報銷金額6 700元大于預借的備用金金額，先應將實際報銷金額計入相應的費用賬戶和其他應收款（備用金）賬戶，編制轉賬憑證如下：

借：管理費用 6570.40

應交稅費--應交增值稅（進項稅額）129.60

貸：其他應收款 6700

轉賬憑證附件為差旅費報銷單及所附的各種原始憑證，差旅費報銷單金額與轉賬憑證金額吻合，付款憑證附件為收到的銀行付款回單。再根據網銀支付的差額700元編制付款記賬憑證如下：

借：其他應收款 700

貸：銀行存款 700

通過上述會計處理后，實際報銷的費用計入了相應賬戶，其他應收款賬戶也平衡。轉賬憑證和付款憑證分別與其附件金額吻合。

（二）報銷金額等于備用金

報銷金額等于備用金，則根據實際報銷金額編制轉賬記賬憑證，借記“管理費用”等賬戶、貸記“其他應收款”或“備用金”賬戶。

【例6】承例【例2】業務員實際報銷金額的6 000元（其中：住宿費發票增值稅進項稅額108元）編制轉賬記賬憑證如下：

【解析】本業務中報銷金額與預借的備用金金額一致，將報銷金額即借出金額計入相應的費用賬戶和其他應收款（備用金）賬戶，編制轉賬憑證如下：

借：管理費用 5892

應交稅費--應交增值稅（進項稅額）108

貸：其他應收款 6000

轉賬憑證附件為差旅費報銷單及所附的各種原始憑證，差旅費報銷單金額與轉賬憑證金額吻合。

（三）報銷金額小于備用金

1．報銷金額小于備用金并退回多余備用金，則根據實際報銷金額編制轉賬記賬憑證，借記“管理費用”等賬戶、貸記“其他應收款”或“備用金”賬戶，根據退回的多余備用金金額編制收款憑證，借記“銀行存款”，貸記“其他應收款”（備用金）賬戶。

【例7】承例【例3】業務員實際報銷金額5 600元（其中：住宿費發票增值稅進項稅額86.40元），同時交來多余備用金400元。

【解析】本業務中報銷金額為5 600元小于借出的備用金6 000元，先將報銷金額計入相應的費用賬戶和其他應收款（備用金）賬戶，編制轉賬憑證如下：

借：管理費用 5513.60

應交稅費--應交增值稅（進項稅額） 86.40

貸：其他應收款 5 600

轉賬憑證附件為差旅費報銷單及所附的各種原始憑證，差旅費報銷單金額與轉賬憑證金額吻合，收款憑證附件為銀行收款回單。再根據通過網銀收回的400元編制收款記賬憑證如下：

借：銀行存款 400

貸：其他應收款 400

2．報銷金額小于備用金未收回多余備用金，則根據實際報銷金額編制轉賬憑證，借記“管理費用”等賬戶，貸記“其他應收款”或“備用金”賬戶。

【例8】承例【例3】業務員實際報銷金額5 600元（其中：住宿費發票增值稅進項稅額86.40元），尚未歸還多余備用金400元。

【解析】本業務中業務員報銷金額5 600元小于借出的備用金6 000元，將報銷金額計入相應的費用賬戶和其他應收款（備用金）賬戶，編制轉賬憑證如下：

借：管理費用 5513.60

應交稅費--應交增值稅（進項稅額） 86.40

貸：其他應收款 5 600

轉賬憑證附件為差旅費報銷單及所附的各種原始憑證，差旅費報銷單金額與轉賬憑證金額吻合。對于未收回的多余備用金400元，暫不做賬務處理，余額保留在“其他應收款”（備用金）賬戶中。

三、編制的記賬憑證附件張數計算

記賬憑證所附原始憑證張數計算的原則是：沒有經過匯總的原始憑證，按自然張數計算，有一張算一張；經過匯總的原始憑證，每一張匯總表算一張。職工報銷差旅費中業務中，轉賬記賬憑證的附件為1張即經過匯總的差旅費報銷單，各種車船機票、住宿費發票等作為差旅費報銷單的附件，在差旅費報銷單上按實際張數填寫附件張數；結算差額款的收款或付款記賬憑證附件為1張即銀行的收款或付款回單。

【例9】職工出差報銷差旅費，出差前預借備用金8 000元，實際報銷金額為7 200元，原始憑證共18張：填制的差旅費報銷單1張，各種車船機票、住宿費發票、收據等原始憑證共16張、銀行收款回單1張。

【解析】本業務中，編制的轉賬憑證附件為1張即差旅費報銷單，差旅費報銷單的附件為16張即各種車船機票和收據，編制的收款記賬憑證附件為1張即銀行收款回單。