辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)踐路徑分析

文/宋曉健，交通運(yùn)輸部北海航海保障中心煙臺(tái)航標(biāo)處

1 辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通

加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通是辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義之一。溝通效果決定管理效率，辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系四面八方的樞紐，行政管理精細(xì)化可以將工作流程化繁為簡(jiǎn)，推動(dòng)各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)，使內(nèi)部溝通可以起到事半功倍的效果。

1.2 規(guī)范員工的日常行為

規(guī)范員工的日常行為是辦公室行政管理精細(xì)化的又一現(xiàn)實(shí)意義。精細(xì)化管理就是以規(guī)范化為前提，辦公室行政管理精細(xì)化對(duì)員工的日常行為做了明確規(guī)定，崗位職責(zé)更加明確，管理責(zé)任更加具體，行政管理工作有章可循，這樣無疑對(duì)規(guī)范員工的日常行為大有裨益。

1.3 提高辦公室運(yùn)行效率

辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義還表現(xiàn)在提高辦公室運(yùn)行效率方面。辦公室行政管理精細(xì)化，就是將辦公室行政管理工作做精、做細(xì)，把整個(gè)辦公室行政與其他部門的工作有效進(jìn)行結(jié)合，及時(shí)調(diào)整各部門的工作任務(wù)，優(yōu)化工作思路，調(diào)動(dòng)他們的積極性，可以從整體上提高工作效率。因此，探索辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑勢(shì)在必行。

2 辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)踐路徑分析

2.1 制定合理的明確管理目標(biāo)，完善績(jī)效考核制度

明確管理目標(biāo)是辦公室行政管理精細(xì)化中的基礎(chǔ)，在制定合理的管理目標(biāo)時(shí)，管理者應(yīng)要求工作人員充分了解工作流程，將管理制度逐漸延伸為辦公室行政管理精細(xì)化模式，其中主要包括三個(gè)方面。首先，管理者應(yīng)堅(jiān)持著權(quán)利與責(zé)任相平衡的原則，依據(jù)辦公室的工作流程與辦公室所承擔(dān)的責(zé)任，并結(jié)合科學(xué)理念設(shè)定工作崗位。除此之外，管理人員也應(yīng)明確辦公室每一個(gè)工作崗位的責(zé)任與義務(wù)，落實(shí)崗位個(gè)體性與合作性的互存。其次，優(yōu)化辦公室工作流程，有秩序的開展各項(xiàng)工作。運(yùn)用科學(xué)性的工作流程，加強(qiáng)辦公室行政管理的精細(xì)化。最后，完善績(jī)效考核制度，進(jìn)行有效實(shí)施。對(duì)于程序性的工作任務(wù)，通過設(shè)計(jì)考核指標(biāo)合理解決工作任務(wù)，有效推動(dòng)辦公室行政精細(xì)化管理的全面落實(shí)。

2.2 細(xì)化辦公室行政管理的工作流程

辦公室行政管理精細(xì)化的前提是管理者對(duì)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展現(xiàn)狀有明確的了解，在把握好發(fā)展目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的前提下，管理者需要對(duì)辦公室行政理的工作流程進(jìn)行重新梳理，以提煉出行政管理的控制節(jié)點(diǎn)，比如工作執(zhí)行計(jì)劃、活動(dòng)安排、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)等。然后依據(jù)控制節(jié)點(diǎn)來將辦公室行政管理工作進(jìn)一步的細(xì)化，以為后續(xù)“三辦”工作的落實(shí)提供參考依據(jù)。以辦事為例，辦公室作為中樞，有些事是上級(jí)下達(dá)和指示的，有些事是同事委托和下屬請(qǐng)示的，要想把這些事情辦得清清楚楚、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，就需要相關(guān)人員嚴(yán)格依據(jù)工作流程來進(jìn)行，做到急事急辦、特事特辦、遇事速辦，遇到大事該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，該匯報(bào)的要匯報(bào)，切忌自作主張、擅自處置。因?yàn)閺膬?nèi)部的組織框架結(jié)構(gòu)來看，辦公室只是規(guī)章制度和決議的操作層，而并非決策層，所以嚴(yán)格遵循工作流程的要求，才能保障工作細(xì)致有序，才能有效提高辦公室行政管理的工作效率。

2.3 加強(qiáng)文化建設(shè)

針對(duì)以經(jīng)驗(yàn)主義為主導(dǎo)的傳統(tǒng)辦公室行政管理模式，應(yīng)以政府機(jī)關(guān)文化建設(shè)為前提，通過營(yíng)造良好的文化環(huán)境，潛移默化中轉(zhuǎn)變辦公人員辦公思想及觀念，特別是處于辦公室主管層次及資歷較老的工作人員，以引導(dǎo)其改觀傳統(tǒng)思維模式，轉(zhuǎn)變當(dāng)前辦公室行政管理內(nèi)容及方法，接受當(dāng)代先進(jìn)的管理理念，從而落實(shí)辦公室行政精細(xì)化管理進(jìn)程。首先在構(gòu)建公司文化時(shí)，應(yīng)注重行政主體機(jī)構(gòu)核心思想，理清行政管理的主體方向，從而結(jié)合當(dāng)前管理狀況及人本管理思想，營(yíng)建出以推進(jìn)辦公室行政管理核心的文化氛圍。其次，應(yīng)選取精細(xì)化管理模式，落實(shí)到辦公室行政管理各個(gè)環(huán)節(jié)，將精細(xì)化思維貫徹到各部門工作當(dāng)中，提升其對(duì)精細(xì)化管理理念的認(rèn)識(shí)，深化部門日常管理、業(yè)務(wù)及行政等各項(xiàng)工作。

2.4 細(xì)化崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)

辦公室作為樞紐，它起到承上啟下、溝通左右、聯(lián)系八方的作用，它是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)?；谒奶厥庑裕?xì)化就成為了辦公室工作必不可少的條件和手段。以綜合辦公室為例，辦公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企業(yè)文化、對(duì)外接待、媒體宣傳等內(nèi)容，是公認(rèn)的工作繁瑣的部門。但就目前來看，辦公室崗位設(shè)置普遍存在隨機(jī)性和任意性，造成各部門工作內(nèi)容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，不但浪費(fèi)了人力成本，如果出現(xiàn)問題，因?yàn)楦鞑块T分工不明確，很難追究某個(gè)崗位的責(zé)任。因此，辦公室在設(shè)置崗位職責(zé)時(shí)一定要考慮橫向和縱向的需求，細(xì)化崗位職責(zé)，明確分工，指派專人負(fù)責(zé)和銜接工作，這樣不僅能夠提高工作效率，還能激發(fā)人員的積極性和協(xié)同配合的熱情。

2.5 落實(shí)培訓(xùn)工作，提升辦公室工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

提升辦公室員工的職業(yè)素養(yǎng)是加強(qiáng)辦公室行政精細(xì)化管理中不可獲取的一部分，需要管理者為辦公室工作人員提供培養(yǎng)平臺(tái)，使工作人員展開道德素養(yǎng)，操作水準(zhǔn)以及理論知識(shí)等方面的培訓(xùn)，不斷提升工作人員職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力。除此之外，辦公室工作人員還應(yīng)明確精細(xì)化管理模式的重要作用，樹立正確的價(jià)值理念，將精細(xì)化管理理念融入到辦公室行政工作中。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要想切實(shí)提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，就一定要實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理。在此過程中，要構(gòu)建出完善的規(guī)章制度體系，提升員工的綜合素質(zhì)水平，進(jìn)而促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)施。