財政財務檔案管理現狀及相關問題解決思路探索

崔春紅

（吉林省白城市財政科學研究所，吉林 白城 137000）

財政財務檔案管理實質是指機關事業單位信息化管理工作的一個方面，與機關事業單位財政信息相關的管理對象包含了財政財務檔案的管理，機關事業單位信息數據資源庫的核心組成部分的其中一項就是財政財務信息數據，在財政財務檔案管理工作中，機關事業單位存在著管理理念和管理方法上的不足，管理隊伍人員的素質參差不齊，而且沒有完善的財政財務檔案管理規定。本文從目前所面臨的問題癥結所在處出發，仔細研究分析問題所在，總結出了一些解決問題的思路以供參考。

一、財政財務檔案管理存在的問題

（一）財政財務檔案資料的收集不全面

有些單位在整理檔案時，只注意財務專業資料的歸檔，如會計憑證、賬簿、報表等，而忽視了對財務文件和網絡系統中存儲的文件收集整理，影響了財務工作和檔案整理的完整性。有些單位將財務信息存入光盤等存儲設備后，而在后期不進行相關的檔案管理工作，導致財務文件資料缺失，使得進行全方位的檔案資料收集時出現各種困難。此外，一些單位在移交財務檔案時沒有檢查記錄。沒有轉移名單，也沒有固定或定期的類別，在后續需要查找檔案資料室程序非常繁瑣，違反了財政財務檔案管理的有關規定。此外，現在有很多機關事業單位不重視會計電算化管理，以至于會計電算化系統落后，造成會計電算化檔案無法調閱的情況，不利于對財務資料進行系統的整理及歸檔。

（二）財政財務檔案人員整體素質還需提高

隨著財務管理工作的不斷優化與發展，機關事業單位對財務檔案管理工作也提出了更高的要求，在檔案資料的收集、整理、歸檔等方面制定了相應的規范，明確了電子財務檔案的地位以及規范了財務檔案管理程序等內容，要求財務檔案管理工作人員具備必需的專業素養。但是，目前我國大部分財務檔案管理人員是會計人員兼職，計算機應用能力還缺乏完善，使得其在進行電子檔案的整理時存在一定的難度，并且工作方式也缺乏一定的規范性，尤其是在進行大數據技術應用等具有一定難度的計算機應用時表現出了明顯的不足。還有，部分機關事業單位存在著檔案管理人員的廉政意識和崗位意識，有些工作人員缺乏職業道德，這就導致財政財務檔案管理工作缺乏一定的規范性，整體素質急需提高。

（三）財政部門對財政財務檔案管理的監督不足

機關事業單位在接受財政部門監督進行財務檔案的整理和審核工作的過程中，并不將會計檔案規范化管理作為重要的檢查事項。即使在單位的內部，大多數管理者不重視財務記錄的管理，缺乏對檔案管理工作的事前、事中、事后工作進行相應的規范與監督，導致其工作出現紊亂的情況，影響了財務檔案的質量和管理的成效，最終影響財務管理工作的科學、有序進行。

（四）財政財務軟件缺乏創新

隨著我國計算機水平的不斷提高，信息化的工作勢在必行。為了彌補現代機關事業單位財政財務軟件的不足，各方力量都大力扶持軟件的開發，為我國機關事業單位的財務檔案管理工作提供了巨大的幫助。然而，由于我國機關事業單位檔案制度不夠完善，一些機關事業單位的領導對財務管理信息化的工作不夠重視，使得財務管理軟件在機關事業單位中得不到有效酌利用。特別對于財政財務檔案管理工作，工作量煩瑣雜亂，如果可以有效地運用財務檔案管理軟件，將會大大提高其工作效率，為后期的財務管理工作提供資料保障。

二、財政財務檔案管理問題的解決思路

（一）加強財政財務檔案管理信息化建設

要加強機關事業單位科學化和信息化管理財政財務檔案管理，就必須加強財務管理軟件和設備的更新，與此同時，還需要提高檔案管理人員的信息技術水平。在技術和設備達到先進標準的情況下，可以對檔案管理工作進行相應的優化，既節省了工作人員檢索檔案資料的時間，又使資料的保存更加安全，提高了檔案管理人員的水平。提高工作效率，使行政事業單位的財務管理更加合理有序。具體實現方法有以下兩點:一是利用互聯網技術對現有檔案進行信息管理，進行數字化管理，實現紙質文件與電子文件共存的管理模式，提高了檔案資料的安全性。其次，財務檔案管理工作人員可以將不屬于保密范圍內的資料上傳到互聯網上，從而方便了單位內、外部人員的資料使用情況，使得資料的使用得到最大化的效率，實現了資源的共享，促進了社會發展。

（二）財政財務檔案管理人員的整體素質的提高

解決財務和財務檔案管理中存在的問題，改善工作現狀，首先要從檔案管理人員的概念入手。正確糾正原來錯誤的工作觀念，充分認識財務檔案管理的巨大價值及其工作的重大意義。徹底拋棄工作權、對“錢”的誤解，從整體和宏觀層面審視財務檔案管理的意義，充分認識到財務檔案管理的重要性和必要性。其次，解決財務檔案管理中存在的問題，改善工作現狀，也要依靠建立一支高素質的工作團隊。人始終是現代經濟活動的主要和決定性因素。只有一支高素質的人才隊伍才能保質保量地完成工作。人才的聚集和儲備也是保持企業核心競爭力的關鍵。人才發展戰略體現在形成一支高素質的財務工作團隊和財務檔案管理。在專業和專門領域培訓財務人員。如對網絡有清晰的認識，精通基本的電子辦公技術。同時，掌握先進的財務和財務檔案管理理念，將理論知識與實踐相結合，構建現代財務和財務檔案管理工作。最后，解決財務檔案管理中存在的問題，改善工作現狀，是相應的監督機制、評價體系和獎懲制度不可或缺的。所謂無規則不是一個正方形，企業是一個復雜的整體，其中勞動力是多樣化的，思想是復雜的，工作態度是不同的，這些都是影響工作效率的重要因素。對于財務和財務檔案管理工作，沒有必要的監督機制，容易產生自治和放任的復雜局面。工作績效的評價和個體工作成果的大小是評價員工價值、員工工作能力以及員工薪酬福利水平的重要決定因素。因此，建立財務和財務檔案管理的評價機制，分析員工的工作成果和工作能力至關重要。評價機制的意義和價值很大程度上取決于獎懲、獎懲。從這個意義上說，監督機制、評價機制和獎懲機制是相互銜接、相互推進的，是保證財務和財務檔案管理順利進行的三個基本制度保障。

（三）強化財政部門監督管理力度

想要強化財政部門在財務檔案管理方面的力度，就要加強財政部門的內部控制工作。首先，財政部門要設立內部審計機構，對有關的財務管理工作進行監督管理，提高工作的規范性，并根據相關單位的實際情況建立和健全資金管理制度、財務審批制度、票據管理使用制度和內部控制制度等，使得財務檔案管理制度實現規范化的檔案資料存取，減少財務信息丟失的情況。其次，還要進行獎懲制度的設立，使得財務檔案管理工作的效率得到有效提高。然后，合理的配置財務檔案管理人員，使得財務檔案管理人員的職責分工明確，保證自己工作高效地完成，促使財務檔案管理工作合理有序地進行。

三、結束語

財務檔案管理工作是一項復雜而又意義重大的工作，應受到機關事業單位決策者的高度重視。但是，當前的財務檔案管理工作存在著制度缺乏、人員素質低、工作錯位等問題。解決方案可以針對這些問題建設一支高素質的財務檔案管理團隊和現代化的財務檔案制度。引入管理理念和管理制度，糾正員工的錯誤觀念。新時期是現代化步伐加快的時期，也是網絡信息技術快速發展和更新的時期。財政財務檔案的管理有著悠久的歷史，必須要從問題的本身出發釋放新的活力，通過創新發展不斷完善財政財務管理。