化妝品代理行業內部控制的問題及對策探討

徐邦明

（青島金王應用化學股份有限公司，山東 青島 266100）

化妝品代理商作為化妝品銷售重要中間環節，對化妝品品牌從市場定位到品牌營銷變現，均起到不可替代的作用。但近幾年代理商大而不強，出現化妝品品牌頻繁更換代理的現象，主要原因是化妝品代理商自身的內部控制建設的缺失，對公司戰略管理到各項業務管控沒有清晰的標準及風險意識，最終導致經營困難甚至失敗。本文從化妝品代理商存在的內控管理問題出發，有針對性地提出幾個方面的改善措施，希望為相關行業人士提供參考。

一、化妝品代理行業的業務特點及內部控制的必要性

（一）化妝品代理行業的業務特點

1.消費群體廣泛，終端渠道復雜多樣

化妝品有廣泛的受眾基礎，社會各層次人群均對化妝品存在不同層次的需求。隨著人們可支配收入的提高及移動互聯網絡應用的不斷完善，化妝品需求層次及銷售終端渠道日益多元化。

化妝品行業主要有經銷、直銷渠道。較長的一段時間主要集中在線下的日化專營店CS渠道、百貨、商超等KA渠道。隨著電商的迅猛發展，B2C、C2C等線上渠道不斷對傳統的化妝品代理商沖擊加劇。不同渠道此消彼長，呈現復雜多樣性特點。

2.銷售市場具有區域性、季節性

化妝品代理商往往是按照大區或省級劃分，具有明顯的區域性特點，這有利于深耕本土市場，及時了解區域消費習慣及特點，從而使得銷售市場最大化。同時，化妝品銷售存在明顯的季節性差異，一般秋冬屬于旺季、春夏屬于淡季。

3.化妝品代理商存在“重業務、輕管理”的思想

化妝品代理商的業務性質決定了其主要以市場業務為導向，以銷售業績最大化為主要目標，其他部門建設及管控相對較弱，在達到一定規模后，管控弱化反而成為代理商進一步發展的瓶頸。

（二）化妝品代理行業內部控制的必要性

化妝品代理商的業務渠道復雜性，區域性和季節性決定了化妝品終端銷售市場瞬息萬變，稍有不慎導致市場判斷失誤，會失去自身的競爭力和品牌的代理權。代理商的投融資、采購、財務管理等相對弱化，極易造成代理商內部控制失衡，抗風險能力弱。內部控制是一個支持系統，起到為企業保駕護航的作用。代理商只有提高管理層內部控制意識、規范內部控制制度、設立清晰崗位職責，才能規避運營過程中的各種風險，提高經營的效率，實現企業戰略目標。

二、化妝品代理行業內部控制現狀及存在的問題

（一）化妝品代理行業內部控制環境薄弱

企業的內部控制環境是企業在經營過程中，參與部門形成的相互遵守、配合、制約的制度，是企業內部控制得以有效執行的基礎。

化妝品代理商主要以省為單位，組織結構簡單。在較長的一段時間，管理層始終以營銷為核心，在承接新的品牌，快速占領市場，提高銷售規模等業務上投入較大的精力。這種管理層親自掛帥，各項決策均由管理層迅速決策的管理模式，對企業初創期克服經營困難，擴大生存空間有重要的作用。但隨著代理品牌越來越多，銷售規模越來越大，許多管理層沒有較強的內部控制意識，仍然存在管理層凌駕于內部控制之上現象。管理層沒有意識到加強代理業務的內部控制，對于企業防范風險，避免因盲目夸張而導致市場銷售不暢、資金鏈斷裂等風險有重要的作用。管理層內控意識薄弱不利于化妝品代理企業長遠穩定發展。

（二）內部控制設計不完善

有些化妝品代理企業表面上制定了較為完善的內控制度，實際卻是照搬《企業內部控制評價指引》或其他企業的內部控制制度簡單修改而成，主要是為了應付外部審計、政府部門的面子工程，與企業實際業務不符，使得內部控制制度無法切實執行。實際上，評價內部控制制度設計是否合理，取決于是否能夠控制代理商業務關鍵節點，該控制關鍵節點需要不相容職務分離，能夠提前發現并糾正運營舞弊等重大風險。

（三）內部控制執行不到位

大部分代理商管理層仍然存在著偏重銷售業務思想認識。在擴大業務之后，雖然制定了很多的內部控制制度，但由于缺乏專業的能夠勝任的人才，部分重要的崗位由管理層親屬擔任。這些制度只是為了應付檢查，符合監管部門要求，從而使得內部控制制度雖然符合代理商的實際業務需求，但是也會因其無法執行到位，而無法發揮其對重大風險的事前預防，事中管控作用。

（四）信息化水平不高

化妝品代理商由于銷售政策、返利計算等靈活性較大，且由于成本費用的考慮，會使用較小軟件公司的銷售訂單系統、倉庫管理系統以及財務系統。各系統模塊相對獨立，無法實現真正互通。同時，各系統模塊的權限修改隨意性較大，使得內部控制通過信息化手段的時效性、一貫性大打折扣。甚至有些化妝品代理商僅僅使用財務系統，對于銷售訂單管理、客戶返利計算仍然以人工為主，一方面容易出錯，另一方面會因主觀可操作性導致舞弊行為識別滯后。

（五）內部控制監督考核機制不完善

有效的內部控制制度得到一貫的執行和實施，需要強有力的監督及考核，否則在內部控制制度執行的過程中會流于形式，無法樹立內部控制制度監督考核的威信，最終不能實現真正的風險控制。部分化妝品代理商設立專門的崗位負責對業務部門的業績進行考核，但忽略其與業務相關內部控制執行過程進行監督，使得業務部門為了自身業績指標而做出不符合公司內部控制制度的舞弊行為，給公司帶來較大風險，不利于公司長遠發展。

三、改善化妝品代理行業內部控制的對策

（一）提高代理商管理層內部控制重要性的意識

內部控制環境分為軟環境和硬環境。軟環境是指企業的管理理念、控制文化、風險意識、人的素質與品德等。硬環境是指企業的所有權結構、法人治理結構、組織體系、權利分配等。管理層的內部控制意識提高，對于完善內部控制環境具有重要作用?；瘖y品代理商應當通過培訓，加強內部控制軟環境和硬環境建設，不斷提高管理層的內部控制理念及風險意識，培養對企業文化的認同感，建立完整的治理結構及組織架構。

（二）建立健全內部控制制度

化妝品代理企業應根據自身業務發展需求，綜合運用不相容職務分離控制、授權審批控制等控制原則，建立完善的內部控制制度。同時結合企業實際情況，綜合考慮內部控制的實施成本及效率，細化各業務條線的具體控制制度。

由于化妝品代理商內部控制基礎薄弱，自己制定內控制度往往無法擺脫主觀性因素，因此建議管理層聘請會計師事務所、律師事務所等專業的咨詢機構，從客觀專業的角度對企業內部控制的關鍵節點及重大風險進行系統化梳理，以此作為化妝品代理企業制定內部控制制度的參考。但是由于外部機構對本企業不能深入了解，所以對其內部控制優化建議應當予以甄別，不能生搬硬套。對于新設計內部控制制度，應當組織各部門學習并試運行，逐步摸索、測試，最終制定出一套符合化妝品代理行業的內部控制制度。

（三）嚴格一貫執行內控制度

一貫性原則，是指企業的內控制度必須具有連續性和一致性，不能朝令夕致，隨時變動，否則就無法貫徹執行。只有嚴格一貫的執行實施才能發揮內部控制制度對風險的預警，減少因內控缺失而造成舞弊風險長期未被識別，而給企業帶來更大的損失?；瘖y品代理商可以聘請外部專業的審計機構對公司貨幣資金控制循環、銷售與收款循環、采購與付款循環、倉儲物流循環進行穿行測試，根據關鍵控制節點的重要程度，區分重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。對于重大缺陷及重要缺陷應當上報管理層及時落實責任、限期整改，防止給企業運營帶來重大風險。

（四）整合信息系統，實現業務數據實時共享

銷售系統、采購系統、財務系統、倉儲系統相對獨立，會造成化妝品代理企業業務不協調的狀況，導致滯銷品庫存積壓，占用資金無法變現，而暢銷品因資金占用無法預付貨款影響銷售規模。因此需要通過一套信息系統打通采購、倉儲、銷售、財務各個環節，實現信息溝通順暢、資源共享、線上審批、流程前后互相監督，減少各項業務的沉淀成本。

（五）建立有效的監督考核機制

首先，應當設立專門的內部控制部門，并提高其行使職權的獨立性。內部控制部門應當隸屬于董事會等類似權力機構，定期檢查各部門流程規范情況，及時向董事會報告內部控制缺陷和不足。董事會應當重視內部控制部門的監督成果并支持其提出的整改優化方案。

其次，要針對各部門設立考核制度，將全體員工對各部門的控制制度執行情況納入其績效考核當中。對于遵守公司內部控制制度，并在執行過程中檢查糾正舞弊問題，給公司挽回損失的行為應當予以獎勵。對于違反內部控制制度，消極怠工或越權審批，給公司帶來損失的行為予以嚴肅警告并處罰。讓全體員工認識到內部控制工作的重要性，提高員工的風險意識和內部控制的主動性。

四、結束語

總而言之，化妝品代理行業經歷由單一品牌到多個品牌，銷售區域范圍從縣市擴展到跨省銷售，業務范圍的擴大需要完善的內部控制制度來為企業規避運營風險、提高資產運營效率。本文闡述了化妝品代理行業的業務特點及內部控制的必要性，發現了化妝品代理行業內部存在的問題并提出了相應的解決對策。期望化妝品代理企業應當完善治理結構、組織架構等控制環境，制定符合本企業的內部控制制度，加強風險控制部門的監督考核力度，確保內部控制制度得以有效執行，真正為化妝品代理行業的長遠發展保駕護航。