交通規(guī)費征收檔案管理的現(xiàn)狀與淺析

摘 要：交通規(guī)費征收檔案管理是征收管理部門工作的重要組成部分，也是國家檔案管理工作中的重要組成部分。隨著時代的發(fā)展，檔案管理問題是日趨突出。因此本文針對交通規(guī)費征收檔案管理的現(xiàn)狀展開討論與分析。

關(guān)鍵詞：交通規(guī)費征收;檔案管理;現(xiàn)狀與分析

交通規(guī)費征收檔案，是指在交通規(guī)費征收管理過程中形成的具有保存和使用價值的以計算機(jī)為載體，或者以紙制材料為載體，或者以磁帶、光盤、膠片等材料為載體，以文字、圖表、聲像等形式存在的表、證、單、書、帳、冊、票等各種資料，采集、整理、歸檔后形成的歷史記錄。交通規(guī)費征收檔案是征收管理活動中形成的原始記錄，做好交通規(guī)費征收檔案管理，是征收管理部門工作的重要組成部分，是維護(hù)征收和交費合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實面貌的基礎(chǔ)性工作。

一、目前交通規(guī)費征收檔案管理的現(xiàn)狀

交通規(guī)費征收檔案能夠還原稅收征管過程“原貌”，并且是最直接、最準(zhǔn)確的依據(jù)，所以征管檔案承載的作用是顯而易見的。但是在實際工作中交通規(guī)費征收檔案管理工作在一些地方還沒有引起足夠的重視。

（一）檔案管理重視程度不到位。一些地方和部門的領(lǐng)導(dǎo)及規(guī)費征收人員認(rèn)為只要能夠把規(guī)費征繳上來，完成征收任務(wù)，征管檔案可有可無，征管檔案只表現(xiàn)為規(guī)費管理過程中的規(guī)范性。并且在檔案管理中并沒有專職的檔案管理員負(fù)責(zé)管理檔案，日常管理過程中產(chǎn)生的征管檔案一般由規(guī)費征收管理員進(jìn)行管理，由于規(guī)費征收管理員忙于日常征管工作，不能夠及時進(jìn)行整理、歸檔，容易出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。同時，隨著規(guī)費信息化的發(fā)展各種征管軟件在征收管理中應(yīng)用電子數(shù)據(jù)信息已基本滿足日常管理需要，規(guī)費征收員一般不會查看原始紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案的重視程度也逐漸降低。

（二）交通規(guī)費征收檔案管理工作的發(fā)展是不平衡的。大體存在以下幾種問題：一是檔案管理人員少：由于工作量大，業(yè)務(wù)繁雜，平時對檔案管理人員的配置不合理，投入的精力不夠多，一般都由辦公室秘書或文書來兼任檔案員。二是資金投入少，檔案設(shè)施不全。有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理認(rèn)識不足，重視不夠，舍不得資金投入。沒有專用的檔案室，檔案室與財務(wù)，人事以及其它工作室混用，不夠安全可靠。更談不上配置微機(jī)實行現(xiàn)代化管理了。三是管理工作不夠規(guī)范。由于部門領(lǐng)導(dǎo)忙于經(jīng)營或其它經(jīng)濟(jì)活動，對檔案工作放松了管理。許多重要的檔案信息都沒有得到及時整理、保存和存檔，有的甚至散失，給檔案的提供和利用帶來困難。

二、加強交通規(guī)費征收檔案管理應(yīng)采取的措施

1、提高對檔案管理的重視程度。提高檔案管理的重視程度，首先需要單位的領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理工作的重要意義，在領(lǐng)導(dǎo)層的正確認(rèn)知下，促使相應(yīng)部門進(jìn)行宜傳，提高單位內(nèi)全體人員的認(rèn)識，通過這種自上而下的方式，改變單位對每一個人檔案管理的認(rèn)知，通過這樣的方式創(chuàng)設(shè)良好的規(guī)費征收檔案管理范圍，從而在工作中不斷提高工作效率。其次是努力提高檔案管理人員的素質(zhì)。交通規(guī)費征收檔案管理和檔案質(zhì)量的提高，以及檔案管理的規(guī)范化.專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。都需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。我們要造就-批精通檔案管理.并能掌握高科技知識，能靈活掌握運用計算機(jī)技術(shù)的人才。為此，城強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)十分重要。可選送到高校去培訓(xùn)或參加檔案管理部門的崗位培訓(xùn)，做到全部持證上崗。提高檔案管理人員的素質(zhì)，是做好檔案管理工作的重要途徑。

2、加強組織領(lǐng)導(dǎo)。要把檔案工作重視起來，加大資金投入，配備必要的設(shè)置，改善保管條件。如配置專用檔案室.鐵柜、辦公室、微機(jī)等必要設(shè)施，確保檔案安全，增大檔案管理的科技含量。要將檔案工作納人相關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，做到定期檢查、督促落實。

3、加強學(xué)習(xí)和宣傳，建章立制、規(guī)范檔案管理。提高全員檔案意識和各科室做好檔案管理的積極性和主動性，切實轉(zhuǎn)變重經(jīng)濟(jì)效益，輕基礎(chǔ)管理的現(xiàn)狀。確立科學(xué)規(guī)范，集中統(tǒng)一的管理觀念。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《國家保密法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策。并根據(jù)《檔案管理條例》， 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)制定本單位文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、統(tǒng)計、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;增強檔案庫房管理制度的落實，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，無泄密及損害單位利益事件發(fā)生;完善檔案的管理，加強照片、錄音錄像等收集及規(guī)范化整理工作。使文件材料歸檔率、完整. 率、齊全率均達(dá)到了要求，做到及時準(zhǔn)確，為查閱各類資料提供了便利，對推進(jìn)檔案制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理水平做出了積極的貢獻(xiàn)。

4、建立健全制度，實行規(guī)范化管理：建立健全本部門.本單位文件材料的形成、積累、整理.歸納以及檔案的保管，保密.鑒定、統(tǒng)計.利用等各項管理制度，確保檔案收集齊全完整，集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

5、搭建信息化平臺，推行規(guī)費征收檔案管理是實現(xiàn)以信息化為支撐的現(xiàn)代化規(guī)費征收管理體系的重要措施。目前來說，文書檔案收集與歸檔工作方式方法，難以使用不斷增加的數(shù)據(jù)資料整理工作需求，需要借助信息技術(shù)的支持和幫助。例如，利用0A系統(tǒng)，實施數(shù)字化辦公，有利于提高文書檔案工作開展的效率，保障數(shù)據(jù)信息的安全性。再比如，搭建檔案數(shù)據(jù)庫，依托信息化管理平臺，及時收集各部門和業(yè)務(wù)的文書檔案資料，對檔案實施數(shù)字化管理，生成數(shù)字化檔案，提高檔案的利用率。需要注意的是，文書檔案工作人員在利用信息技術(shù)工作時，要做好檔案數(shù)據(jù)資料的核對和檢查，保證資料的真實性和及時性。同時要做好檔案資料的安全管理，按照相關(guān)規(guī)章制度實施管理，確保資料不外泄。加大對檔案信息化建設(shè)的投入力度，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量，促使其作用和價值的發(fā)揮。建立一支檔案管理隊伍，優(yōu)化人力資源配置 把形成于不同部門和環(huán)節(jié)的征收征管檔案進(jìn)行采集（掃描）、整理、歸檔、管理及檔案分析應(yīng)用時，需要建立一支思想政治水平過硬、稅收業(yè)務(wù)素質(zhì)精湛、檔案管理知識豐富、能夠吃苦耐勞的專業(yè)化人才隊伍，并且要保持檔案管理隊伍的穩(wěn)定，這是科學(xué)化、精細(xì)化、信息化管理征管檔案的前提。但是從目前情況看，規(guī)費征收檔案缺乏專職的檔案管理員，基本上以兼職為主，并且缺少管理檔案專業(yè)知識的背景。基于目前的人員狀況已無法滿足現(xiàn)代交通規(guī)費征管體系背景下的檔案管理工作的需要，所以要建立一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，還應(yīng)為專職的檔案管理員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)、交流檔案管理工作的機(jī)會，不斷提高檔案管理人才的各項技能，滿足交通規(guī)費征收檔案管理工作需要。

三、結(jié)束語

交通規(guī)費征收檔案管理對于交通規(guī)費征收工作具有重要意義，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題要進(jìn)行深入細(xì)致的研究，結(jié)合當(dāng)下的信息化時代背景，做出相應(yīng)的解決策略，通過提高重視程度，加強組織領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)習(xí)，建立健全管理制度，提高人員素養(yǎng)等多種辦法提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步挖掘檔案管理的信息資源價值，還原征收和交費合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實面貌，使其在交通規(guī)費征收工作中發(fā)揮應(yīng)有的價值。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：鐘進(jìn)軍（1976-）男，漢族，廣西欽州人，大專，主要從事檔案收集歸檔工作。