電網建設項目檔案全過程管控體系構建及應用

李沅洺

摘 要：檔案是電網建設項目管理工作中的重要環境。其記錄了項目可研立項至竣工投運全過程的真實情況，也是電網建設發展的珍貴記憶、生產運維的重要憑證和電網企業依法治企的重要證明。電網建設項目檔案工作貫穿于電網建設項目前期、建設、運維與后評價的各個階段，是電網企業檔案工作的重要組成部分。電力公司在電網建設項目檔案管理中，踐行“建設一流工程、打造精品檔案”的工作理念，創新工作思路與措施，認真做好檔案管理的規劃實施、過程管理與質量控制，抓好檔案各環節管理工作，做到項目檔案真實準確、完整規范，為電網合規建設和安全運行提供了有力保障。

關鍵詞：電網建設;檔案全過程;管控體系

引 言

2017年，國家提出培育一批具有國際水平的全過程工程咨詢企業，服務國家“一帶一路”戰略。電力公司積極響應，開展電網建設工程的全過程咨詢管理。工程咨詢公司改變了電網建設工程的甲乙方職責定位，給電網建設工程檔案管理帶來了極大的挑戰。

1電網建設項目檔案管控現狀

1.1完整性不強。第一，在項目的施工中，往往會由于建設的工期長、參與到項目中的單位多而雜、參與的人員對項目檔案管理的關注度不夠高等原因，導致項目檔案資料的不完善。在實際運轉的時候，建設施工和文件檔案不統一步伐所帶來的影響也很大，倘若工程竣工了，檔案卻沒有辦法在規定的時間內完成，從而產生連鎖反應后期的移交工作也不能順利進行，很多人為了完成任務就會突擊整理檔案，平時沒有準備臨時去慌忙的應付，但其實臨時抱佛腳的做法是不可取的，這在很大的程度上會影響檔案的齊全性;第二，個體單位的電網項目建設檔案保持其完整性是相對容易的，但是確保所有單位檔案的完整才是關鍵，往往在整個電網參建的項目中，有人會先入為主地確定主要單位和次要單位，最終往往“次要單位”檔案完整性得不到保障，個體影響整體。

1.2檔案數字化管理的問題。數字檔案不具備白紙黑字客觀的直觀性，它必須依賴特定的計算機設備加以解讀，才能顯示。數字檔案完全脫離了以往人們對檔案的理解及認識，使檔案的原始性、真實性、客觀性及可靠性遭遇到了人們的懷疑。數字檔案不像紙質檔案那樣，載體與內容是一損俱損，一榮俱榮。數字檔案是現代高新技術產物，它在給人們帶來極大便利的同時，也給人們帶來了困惑與難題。如數字檔案具有易復制、修改、刪除的特性，使得檔案的原始性概念變得模糊不清、難以確認。再如計算機軟、硬件技術不斷更新換代、快速發展，因此迫使數字檔案必須不斷適應新的載體環境，即不斷地變換新載體。還有就是數字檔案不再具有特定的字體痕跡，人們可以根據不同需要以不同的字體痕跡、字體大小將數字檔案輸出或接受，故而，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。另外數字檔案對使用的設備系統環境信息和元數據具有很強的依賴性。“在計算機管理檔案系統中，普遍存在多種工作系統互不支持，數據資源不能共享的現象。”電子文件的環境信息與文件內容信息一般情況下是分離保存的，“再加上數字檔案信息與載體相分離的特性使信息內容被篡改失真，使檔案信息的長期讀取受到威脅”，如果環境信息一旦損毀或消失，文件的內容也就不能再現了。

1.3人員素質不高。專職管檔人員數量不足，多數都是臨時抽調的，因此導致管檔人員變動頻繁，造成檔案管理工作兼而不顧。另外，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、分類歸檔、裝訂等業務不甚了解，檔案管理意識淡薄，嚴重影響了檔案管理水平。

2電網建設項目檔案全過程管控體系構建及應用

2.1建立多級檔案管理模式。工程咨詢公司設置綜合管理部，負責歸口管理工程咨詢公司的檔案工作，實行檔案工作的集中統一管理;公司各業務部門及各具體工程項目咨詢部明確檔案管理職責，設置專、兼職檔案管理崗位，建立完善的檔案管理體系，確保本部門（機構）檔案的規范管理和安全保管。同時，在公司工程技術部設置專職工程檔案管理崗位，具體負責公司咨詢項目檔案的內在質量管理和過程管控，組織項目檔案過程督查和專項驗收，并督促和協調各工程咨詢部及時向公司檔案部門和運行單位移交工程項目檔案。

2.2形成協同工作機制。工程項目開工前，建立以業主項目部為組長、監理單位為副組長的項目檔案管理網絡組，充分發揮監理單位的職能，依靠檔案管理網絡組的協調機制，協助業主項目部做好檔案工作全程管理。檔案管理網絡組定期召開工作例會，檢查各參建單位檔案工作的階段性成果，及時協調解決各單位在文件材料收集和整理中出現的問題，為業主項目部提供檔案管理方面的意見和建議。檔案管理網絡組發揮整體優勢，組織參建單位，圓滿完成了國家電網公司安全質量管理流動紅旗評比、竣工驗收和質量監督檢查、檔案專項驗收、南方電網優質工程檢查等工作，積極配合業主項目部召開檔案移交協調會，督促小組各成員單位及時完成檔案移交工作。

2.3夯實監督檢查機制。在電網項目建設過程中，南方電網電力強化項目檔案管理工作的監督檢查，積極聯系省檔案局將相關電網建設項目納入省重點建設項目檔案督查范圍，借助地方檔案行政部門力量開展檔案工作專項督查，合力破解檔案部門力量不足與項目檔案大幅增長之間的難題。在日常工作中，檔案部門聯合基建部和建管單位，在工程項目安全、質量檢查的過程中，一并進行項目檔案的檢查。通過對項目建設各階段檔案的檢查，建管單位檔案管理人員掌握了該項目文件材料的收集、整理情況，以及工作中的重點和難點，為最終項目檔案的順利歸檔打下堅實基礎。

2.4強化信息化支撐手段。在檔案管理系統中，建管中心檔案管理系統中原歷史檔案數據仍保留，新形成的工程咨詢公司各類檔案接續原建管中心檔案進行編號、整理;原監理公司檔案全宗吸收合并至更名后的工程咨詢公司檔案全宗內，作為一個歷史全宗進行查找和利用;制定詳細的檔案在線利用規范，明確歷史全宗檔案的查詢利用范圍，保證檔案實體集中保管和檔案信息資源的最大化共享利用。

2.5建立網絡資料庫。在工程項目施工進行之前，對整個工程資料有詳細介紹說明，互聯網時代發展趨勢越來越迅速，網絡信息資源越來越廣闊。自從計算機技術出現之后，信息技術的發展速度越來越快，網絡信息應用已經發展成為了主流，延伸到社會的各個領域，各個方面，這種信息技術也極大地提高了社會的成產力，推動了經濟發展，在網絡建立資料庫，并通過施工進度的不斷進行來跟進提升，及時檢驗檢測，并要不斷更新上報，與此同時對已有資料也要合理歸納整理，不僅能了解項目所需時間，還可以對完工時間進行估算，這樣不能夠對檔案的及時跟進做出更新，及時記錄每一個細節。對施工中的一些重要問題進行針對性研究探討，發現新的問題及時解決，進行探討進而解決問題。

結 語

電網檔案在整個項目中處于重要地位，檔案記錄的準確與規范，從根本上影響了整個項目的發展進程，對于電網工程的安全進行有了制約和保證，電網檔案的規范化記錄還能為將來工程出現問題時的維修提供證據依據，從各個方面都起到了重要的作用。電網的長期發展和提供是城市發展的必備，也是企業發展的保證，在電網項目發展的同時，提高對電網基本建設項目中的檔案管理，提高檔案更新管理記錄意識，使用規范化系統的管理方法，確保電網建設項目快速穩步的發展。

參考文獻

[1] 鄒瀅，饒日嵩.電網建設項目檔案全過程管理創新分析[J].中國高新技術企業，2016（32）：151～152.

[2] 丁林輝.基本建設項目檔案管理創新體系建設初探[J].蘭臺世界，2016（14）：60～62.