事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

郭建林

摘 要：事業單位檔案管理工作十分重要，其檔案機構是事業單位信息的匯集點，擁有事業單位工作的重要信息資源，與事業單位的各個工作環節息息相關，影響著事業單位的發展。事業單位要想推進檔案工作，就應認真對待工作中存在的問題，提出相應的優化路徑，提高檔案管理工作的效率與質量，推動事業單位的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化路徑

引 言

為了不斷提高事業單位檔案管理水平，要重視提高優化能力，在優化過程，要重視樹立正確的檔案管理意識，從而才能不斷落實檔案管理機制，通過實踐研究，本文結合檔案管理工作實際，以促使事業單位發展為根本，積極總結了如何有效的開展事業單位檔案管理工作，希望分析能夠為相關人員提供高效的檔案服務。

一、當前事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理手段過于傳統。傳統的檔案管理工作往往依托于紙質檔案，并進行人工管理。雖然這種管理方式有一定的優勢，但隨著時代的發展，在現代化辦公手段已經普及的今天，不符合社會的發展需求。目前許多事業單位固守傳統檔案管理工作模式，沒有一套現代化的檔案管理模式，缺乏相應的現代化設備支持，采取傳統的人工管理，工作效率低下，還容易出現工作失誤，讓事業單位的檔案信息丟失或者泄露，給事業單位帶來了一些麻煩。

（二）設施設備陳舊不足。一些事業單位檔案用房不足，有的無獨立的檔案庫房，有的檔案庫房面積明顯不足，有的缺乏必要的閱覽室;一些單位檔案裝具不足，或者仍然使用陳舊的檔案柜架，不利于檔案保存與長久保護;一些單位未能及時配備或者更新檔案信息化設施設備，檔案信息化、數字化管理的設施設備明顯不能適應工作的需要;一些單位缺乏必要的檔案安全防護設施設備，檔案安全防護的技術措施明顯不足。

（三）管理人員素質偏低。員工的工作素養也是影響事業單位走向管理現代化的重要因素之一，當前許多事業單位的檔案管理工作人員并沒有相應的工作素養，這就不利于檔案管理工作的發展。這些問題的存在，讓事業單位無法根據自身實際情況制訂相應的檔案管理制度及標準，不能緊跟時代發展的潮流，最終只會影響自身的發展，讓檔案管理工作逐漸僵化，無法發揮其應有的作用，反而造成了人力等資源上的浪費，得不償失。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑分析

（一）改革傳統檔案管理模式。隨著信息技術發展及普遍應用，事業單位檔案管理工作也必須根據技術發展，對現有管理模式進行改善，實現由傳統手工檔案管理向著信息化檔案管理模式發展，實現檔案信息資源的共享，以便更高效、更快捷地為單位決策提供數據參考，為單位內員工提供檔案服務。而要想實現管理模式的改革，首先，要對事業單位已有的基礎管理設施與裝備進行資金投入，建立專屬于事業單位的專項檔案管理平臺，通過檔案系統管理的方式，完成包括資源共享、管理與應用的相關工作，同時還可以為每一個檔案制定編碼，提升借閱、使用的相關效率。與此同時，事業單位在檔案管理的過程中要逐步完成紙質化檔案向信息化檔案的轉變，通過多種不同的設備將檔案內容進行轉化，使得檔案管理工作的難度不斷降低，信息化的檔案出現也使得使用檔案變得更為簡便，獲得更好的效果。

（二）提高檔案管理人員專業素養。事業單位的檔案管理工作，從本質上來看離不開專業、高素質的人員進行，而也同樣只有做好專業管理人才的優勢工作，才能最大程度上保證檔案管理工作的意義，達到可持續化發展的目的。首先，要做好對相關人員的實時培訓的工作。除了定期為管理人員做好專業知識的培育工作以外，事業單位還需要為專門的管理人員開設責任意識的培訓工作，確保每一位工作人員能夠具備良好、端正的工作意識，以更高的要求約束自己在檔案管理上的工作，同時也能因此豐富檔案管理人員的知識儲備，多加使用現代化的信息手段，完成對檔案管理的相關工作。為了獲得更好的管理成效，還需要在事業單位內部組織一支專門的管理隊伍，需要有經驗豐富的檔案管理的專職人員，以及具備前沿信息科技使用能力的人才所組成，共同為提升檔案管理成效發揮自己的力量，推動事業單位可持續化發展。

（三）加強檔案管理制度完善工作。在事業單位檔案管理工作中，因為涉及的內容非常多，所以在整體上具有非常明顯的專業性。這就需要事業單位根據實際情況構建出完善的檔案管理制度，保證在內容方面可以滿足一定的科學化以及規范化等要求。同時，在對檔案管理制度進行實施時，還應該將相應的監督管理工作進行全面落實，并且在一定的時間內對檔案管理工作情況進行考核。對檔案管理工作流程進行不斷優化與完善，通過構建出完善的制度體系，保證檔案信息收集以及整理等工作可以實現順利開展，制定出科學的檔案管理工作考核方法，通過這種方式可以在一定程度上提升檔案管理工作效率與質量，有效避免各種檔案管理風險問題的產生。事業單位可以將內部控制與外部監督工作之間進行有效結合，在此基礎上可以對檔案管理工作行為進行合理約束，從而促進事業單位檔案管理工作可以面向規范化的方向不斷發展。

（四）將傳統與現代做法緊密結合，保證檔案信息的完整性和安全性。傳統檔案管理模式并不都是缺點，它也有其優勢，而現代化的管理模式也存在一些不足之處，如果只是用現代化模式進行檔案管理，也存在著一定的風險。因此，事業單位應注重傳統與現代的緊密結合，保證檔案信息的完整性和安全性。事業單位在建設辦公區域時，應建立紙質檔案室，將所有紙質檔案進行妥善管理，進行信息的備份登記。同時應加大投入，研發適合實際工作需要的檔案信息處理系統，并在每一個計算機中安裝相應的防盜安全軟件，讓員工在工作時既可以享受現代科學技術帶來的便利，快速進行檔案信息的分類、處理、存儲和管理，提高工作效率，又能夠杜絕員工盜竊、泄露檔案信息的行為，使員工在計算機上的操作透明化，避免不當操作。通過現代與傳統做法的結合，可以讓檔案信息有多重備份，大大提升事業單位檔案信息的安全性和完整性。

（五）構建信息化檔案管理平臺，實現網絡一體化。一般情況下，事業單位的檔案信息十分復雜且龐大，讓有限的檔案管理工作人員去負責所有的檔案管理工作是不現實的，檔案管理人員更多的是對檔案信息進行整體的處理分析，而沒有辦法滿足每一個工作人員對檔案信息的需求。這就需要事業單位努力構建信息化檔案管理平臺，實現網絡一體化，讓員工通過網絡就可以獲取更多的檔案信息。事業單位要讓技術型人才和檔案管理人員合作，共同構建一個信息化檔案管理平臺，將檔案信息全部錄入其中，同時將員工信息也上傳到網站上，進行數據匹配。應注意的是，檔案管理人員應對檔案信息和員工進行權限等級設置，越重要的檔案信息需要越高的權限，實行有效的權限管理和控制。對于十分重要的檔案信息，還需要員工在信息平臺上得到相關領導的許可，才可以在網絡平臺上進行查詢瀏覽。

結束語

總之，在事業單位檔案工作開展過程，如何進行合理的優化，需要深入工作實際，不斷提高檔案管理人員專業水平，以此才能促使事業單位檔案管理更加科學、高效，希望結合以上研究，能夠進一步保證事業單位檔案服務效率，從而為事業單位可持續發展提供有效保證。

參考文獻

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