淺談高速公路營運企業檔案規范管理

王艷瓊

摘 要：在當前我國經濟高速發展的背景下，高速公路的建設與規劃數量逐步增加。運營高速公路的企業需要對檔案進行規范化管理，以增加自身的工作效率。本文首先分析了檔案管理存在的問題，隨后深入研究規范管理的方法與途徑。

關鍵詞：高速公路;營運企業;檔案規范管理

引 言

對檔案的管理工作是檔案機構為整體企業提供信息服務的各類業務總稱，由于記錄工作存在于生產經營等各項活動中，因此對大量的檔案進行有效管理具有一定的必要性。高速公路經營企業檔案資料是在生產、經營、管理過程中形成的具有保存價值的信息，其形式通常具備多樣性，能夠以文本、音視頻文件等形式存儲。由于生產經營管理過程中會產生大量的保存資料，進而形成龐大的檔案數據，企業如果需要有效管理檔案，就必須利用有效、科學的管理方法。通過管理檔案，能夠在一定程度上促進企業技術的進步以及利潤的提高，達到提高社會效益的目標。如果沒有做好規范的檔案管理，有可能會導致企業歷史記錄出現混亂，影響正常經營的問題。因此，做好檔案管理工作是高速公路企業科學生產經營的基礎，也是革新自身效率的重要保障，管理人員需要進一步提高檔案管理工作的水平，為企業提供有效的檔案管理工作。

一、當前高速公路運營企業檔案管理存在的問題

隨著高速公路項目由建成轉入運營階段，相關企業的檔案管理內容和對象也會隨之發生一定程度的改變。在這種情況下，檔案管理人員所遇到的問題也會有所不同。當前我國高速公路運營企業在檔案管理方面主要存在以下問題：由于企業本身的管理發展水平較為低下，缺乏集中管理模式，導致檔案活動管理發生游離。對檔案的管理過于松散，哪個部門使用檔案便交由哪個部門進行管理，導致進行管理活動的資料分崩析離，無法有效實現正確的管理操作。同時，由于復雜的檔案信息資源利用，并缺乏規范科學化的管理制度，導致檔案管理工作處于較為落后的狀態，需要進行檔案查詢時無法快速查找相關檔案，降低了工作效率[1]。當前，大量高速公路運營企業在檔案管理設備和保管條件上存在著嚴重的不足，使檔案安全保管措施流于表面。相關部門的檔案管理人員不足，導致檔案查找困難，利用速度慢，效率低下。部分高速公路運營公司檔案還存在內容不準確、完整性較低的現象。這些因素共同造成了當前高速公路運營企業檔案無法對外開放，同時檢索程序結構復雜，降低了檔案靈活程度。

二、規范高速公路運營企業檔案管理的方法途徑

（一）有效制定規則。在高速公路營運企業檔案管理的過程中，相關管理人員可以按照運營檔案標準工作流程手冊對整體檔案體系進行革新與標準化改造。在這個過程中，管理人員需要結合現有企業實際對檔案文件資源進行綜合管理，實現檔案本身工作的基本流程，保證收集、保管、銷毀等工作流程的正常進行，要求實施人員嚴格遵守相關方法和制度，禁止私自處理檔案的情況發生[2]。通過合理制定檔案體系標準，能夠加強高速公路運營企業的檔案管理工作效果，實現綜合管理。部門人員需要確保職能的分離效果，提高對工作制度的重視程度，合理進行檔案管理工作。

（二）加強相關管理區域建設。企業中檔案保存的相關位置應當符合設備齊全、環境條件適宜的基本要求，管理層人員應當按照國家標準建設檔案管理庫房、檔案閱覽室以及檔案管理人員辦公區域。同時，還可以對一線檔案工作人員進行表彰，設置檔案管理榮譽表揚榜，提升工作人員的積極性，并增強檔案管理的效率。通過對檔案管理區域的有效建設，能夠提升檔案存放的靈活性，使其滿足現有高速公路運營企業對檔案的需求，并為以后的進一步發展預留空間。

（三）定期組織檔案管理培訓工作。檔案人員需要經過一定程度的培訓，保證在專業能力以及綜合素質上達到進行檔案管理工作的最低標準。因此，高速公路運營企業可以定期安排相關人員積極參加檔案管理部門的培訓活動，通過這種方式加強他們的基本管理能力以及道德素養，避免意外事件的發生。檔案部門開展的培訓活動需要遵守基本的規章制度流程，做到有效提升工作人員的處事態度的目標，加強企業檔案管理規范。

（四）實現標準化檢查流程。為了能夠對現有的業務檔案進行規范化管理，工作人員需要注意項目檔案的合理填寫，并將其納入日常管理的基本要求中。檔案管理部門需要建立人員責任制，由對應的人員負責管理對應檔案，做到工作完整、準確[3]。在管理工作完成后，應當進行系統歸檔，實現責任人與檔案的相互連接。通過進行標準化檢查，使檔案與實際條件達成信息同步，明確流程規范文件的編制要求，使高速公路企業檔案做到有效的收集、整理、分類、移交、歸檔。企業管理人員應當定期對信息檔案質量進行抽查，執行核查工作，并且每隔一段時間應當組織檔案整理。如果在這個過程中發現不合格問題，則需要追查責任人，并限期整改。

（五）構建合理的檢索工具。檔案管理進行編目工作時，需要有效利用基本檢索工具，如案例目錄和文件目錄等。管理人員在進行編研、賬目管理后，需要根據公司自身管理的特點，編寫具備企業特色的匯編調研材料。內容可以包括高速公路收費站調研活動情況、公路運行狀況、監測報告等調研材料。通過這種方式，能夠有效加強檔案本身發揮的作用效果，在需要的時刻給予企業決策幫助，并促進企業完成信息公開。

（六）落實辦公自動化。高速公路運營企業應當對檔案資料進行辦公自動化系統革新操作，實現管理效率的大幅提升。要落實辦公自動化，檔案管理部門工作人員必須熟悉電子文件的收集和管理操作，并具備基礎計算機操作能力[4]。只有具備這些條件后，檔案管理部門才能有效地對各種檔案進行規范的電子化管理。

（七）革新基本制度。與其他類型的公司檔案工作相比，高速公路運營企業在相關領域一直處于不利地位。為改變這種狀況，高速公路運營公司可以從檔案的可靠性、管理制度以及工作人員權責等方面進行革新，徹底落實有關制度，以盡快實現檔案管理工作目標。管理部門需要根據高速公路運營的特點，通過各種社會調查進行分析討論，對調查結果進行歸納整合，形成高速公路檔案管理規范。

（八）整合重要文件檔案。高速公路運營企業檔案管理部門需要及時解決檔案收集和處理的困難，并對重要但卻容易被忽視的文件材料進行快速整合，例如重大會議、業務、決策活動的聲像檔案等。在完成整合后，需要認真核對內容，防止出現差錯，并嚴格把好規范格式關，以利于今后的檔案查閱利用。

（九）加強抽查工作的落實程度。檔案管理工作既要注重全面的審核抽查，又要注重專項排查效果。通常對檔案的排查工作可以分為多個階段，即收集、完善、上架等。因此，管理者應認真審查各個階段，通過分析呈報文件材料范圍，實現對分類的主要定位。審查的主要重點應是業務中容易被忽視和出現錯誤的部分，通過落實有效檢查，達到提高檔案管理的規范性。通常檔案管理有著大量分類工作，因此管理人員需要認識到企業的查漏補缺標準，通過建立專業的記錄機制，做好標準報表和材料的準備工作。

結束語

綜上所述，在高速公路運營企業的檔案管理工作中存在著一些問題，相關部門人員應當采取多種措施，達到改善工作質量的目標，為運營企業的進一步發展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1] 李瀠. 高速公路營運企業檔案工作一體化規范管理的探索與實踐[J]. 廣東公路交通， 2019.

[2] 林麗娜. 淺談高速公路營運公司檔案信息化建設[J]. 知識文庫， 2015（21）：61-62.