淺談對電子公文檔案管理的認識及主要做法

王芳

摘 要：本文介紹了電子公文檔 案管理的概念與傳統檔案管理的區 別，強調了其管理的重要性認識，淺談了主要做法。

關鍵詞：電子公文;檔案管理

隨著信息化的深入發展，電子計算機在單位工作中得到廣泛應用，電子文件的長久保存、集中管理和有效利用正成為檔案工作的重要組成部分。對于檔案管理工作來說，電子公文歸檔已經成為檔案工作的必然方向。從某種意義上來講，電子公文能否正確歸檔，是判別電子公文系統與管理水平的基本尺度，是衡量電子公文運行管理好壞的重要標志。

一、對電子公文檔案管理的認識

（一）什么是電子公文檔案

電子公文檔案管理，就是利用計算機和網絡技術，運用汲取文件中心、虛擬立卷等先進的檔案管理方法，對電子文件實施網絡化、自動化管理，以確保電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，以確保電子公文得到科學保管和有效利用。

（二）歸檔的基本內容

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形成存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。歸檔電子文件是指具 有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子公文檔案與傳統檔案管理的區別

電子公文檔案管理與傳統的檔案管理存在一定的區別， 主要表現在一下幾個方面：

1.歸檔時間。電子公文不同于傳統的紙質文檔，在公文形成單位設定的檔案分類號及訪問限制級別后，并通過電子數碼簽名封簽認證，通過網絡移交給檔案部門，在辦理完畢后即可歸檔，在時間上比較快捷。

2.歸檔方式。為了避免電子公文在傳輸、處理過程中出現錯誤，確保電子公文檔案的原始性、真實性和準確性，電子公文的歸檔方式在程序上更加謹慎和繁瑣，要隨時對電子公文進行信息確認、身份驗證和簽名保護。

3.保管方式。電子公文的保管需要在公文形成單位的配合下，主要通過計算機技術來保管。檔案管理部門要及時對電子公文的文件格式進行轉換，實現格式一致、統一保管。

4.查詢利用方式。電子公文檔案的查詢需要利用者與會員利用注冊、身份驗證、信息確認等步驟才能完成，相比傳統的檔案查詢，更加便捷，流程也相對復雜。

二、主要做法

（一）應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟 件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

（二）歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

（三）電子文件的收集與積累

1.收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規定執行。

2.收集積累要求。記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。

（1）當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。在“無 紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

（2）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其 對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

（3）電子文件的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子文 件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現行有關規定執行。歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其 基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式等。歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現行有關規定執主， 鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現行有關規定執行。

（4）歸檔要求。把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸 檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名目、密級、保管期限、硬件及軟件環境。將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按 上述歸檔過程完成物理歸檔。

（5）存效性保證。每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位 和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。每滿2 年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發現問題應 及時采取恢復措施。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。

參考文獻

《文山公路局電子公文管理辦法》