資料整理在檔案管理工作中的重要性

葛利芳

摘要：檔案管理工作中，資料整理至關重要。近幾年來，隨著信息技術的快速發展，檔案管理日趨信息化，此時，資料整理和保管工作也日趨數據化、信息化。資料整理是資料研究的基礎，又是提高資料質量、升華資料使用價值的關鍵。在管理資料時，要嚴格遵守真實性、準確性、完整性、系統性、標準性的原則，充分發揮資料整理在檔案管理工作中的重要性。

關鍵詞：資料整理;檔案管理;重要性

一、資料管理在檔案管理中的重要性

（一）通過資料整理，提高檔案資料質量

資料整理既是資料研究的基礎，又是保存資料的客觀要求。整理檔案資料時，要嚴格遵循以下原則：第一，真實性;第二，準確性;第三，完整性;第四，系統性;第五，標準性。通常情況下，資料整理包括了收集、整理、保管、鑒定、統計等相關環節，只有把控好每個環節，才能保證資料的質量。

（二）通過資料整理，提升資料使用價值

從本質上來講，資料整理其實是一個去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里、綜合提高的過程。資料管理能保證信息資料的清晰度、準確度。傳統資料整理所體現出來的使用價值并不明顯，使用范圍并不寬泛。當前，隨著檔案管理的數據化、信息化，這必然要調整資料整理的工作方式。資料整理的最終目的旨在為國家、社會提供信息服務。當資料整理工作日益發展起來，這會推動檔案管理工作的完善，并充分發揮檔案管理工作的作用。

（二）通過資料整理，不斷開發新的信息

在資料整理過程中，相關工作人員通過智力和創造性思維，深化已有的資料，從而產生新的信息。資料整理是一項系統而又復雜的工作，不能僅僅停留在檔案保管這一層面，還要重視檔案信息開發這一環節。傳統資料整理通常是將真實性憑證作為參考依據，并以主體歷史發展來做好記錄工作。資料整理本身所具備的獨特性與其獨特的形式方式密不可分，為此，資料整理更加具有客觀性、公正性的特點。正是因為資料整理是一種真實性的記錄憑證，為此，資料整理才一直被沿用下來。在整理資料的過程中，由于資料與資料間有著一定的內在聯系，因此，整理人員通過分析、研究，會從中挖掘出新的信息。

二、資料整理在檔案管理工作中存在的問題

（一）資料整理工作仍處于初級階段

一個單位無論大小，都是國家、社會的一個組成部分。一個單位無論是人事工作崗位，還是管理工作崗位，還是其他工作崗位，都要構建完整、真實的檔案資料。近幾年來，隨著信息技術的快速發展，傳統檔案管理開始向著現代化、數據化、信息化的方向發展。資料整理是一項系統而又復雜的工作，不管哪個環節出現了問題，都會直接影響到資料的完整性、真實性。現階段，從制度建設的角度上來講，檔案管理工作、資料整理工作缺乏信息化、標準化的指導意見。由于缺乏長遠的科學規劃，一個單位在檔案管理工作、資料整理工作中所投入的人力、財力、物力是非常少的，這樣無法滿足時代的發展需求，也無法保證檔案管理工作、資料整理工作的效率。

（二）資料整理的重要性未得到重視

檔案工作思路是建立檔案的基礎。大部分單位在整理檔案資料時，由于工作方法不科學，邏輯性較差，無法保證檔案資料的完整性、真實性。再加上檔案管理人員對計算機操作不嫻熟，因此，很多檔案并沒有構建起數據信息庫。從短期效益上來講，資料整理工作無法立刻發揮自身的作用，這導致資料整理工作始終處于邊緣化的位置，從而給后期使用者帶來一定的損失。

（三）資料整理人員的專業水平較低

目前，我國的檔案管理人員專業水平較低，大部分檔案管理人員始終停留在傳統的管理水平上，他們缺乏相關的專業技能，再加上他們自身對數據信息管理技術手段認識不足，從而導致資料整理的效率較低。很多檔案管理人員并不了解本單位的經營業務范圍，這導致其與本單位的業務發展相脫節，進一步導致檔案管理工作斷層。此外，檔案管理人員的計算機水平較差，這并不符合數據化、信息化建設的相關要求。

三、提高資料整理效率的相關建議

信息技術的快速發展，使人類生活方式、工作方式、學習方式等發生了明顯的變化。傳統的管理模式、整理模式開始退出歷史舞臺，相關工作人員開始借助計算機整理資料，提高整理資料的效率。為了能更好、更快地順應現代化、信息化建設的要求，各個單位要構建現代化、數據化、信息化的檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率。

（一）構建檔案管理隊伍，確保資料整理扁平化

要想確保資料整理工作的順利開展，構建檔案管理隊伍至關重要。通過構建檔案管理隊伍，保證了資料管理的扁平化，提高了資料管理的效率。

一方面，構建專業化的檔案管理隊伍。要想保證資料整理的效率，構建專業的檔案管理隊伍是非常有必要的。資料整理這項工作并不是孤立存在的，其牽扯到多個方面、多個部門，為此，資料整理人員要與單位多個部門有機結合起來，將各種零碎、瑣碎的資料都搜集起來。

另一方面，建立信息化的檔案管理隊伍，保證資料管理快速化。當前，資料整理工作離不開計算機技術。在資料整理工作中，要靈活運用計算機技術，提高資料整理的信息化水平。同時，信息化檔案管理隊伍的建設有助于在互聯網上共享檔案資源，充分發揮檔案的作用。

（二）積極引入信息技術，推動資料整理數據化

在資料整理工作中，要積極引入信息技術，構建現代數據信息檔案，并將其運用到日后的經濟建設中，充分發揮其為社會服務的作用。當下，新的發展形勢對資料整理工作提出了更高的要求。為此，資料整理工作水平的高與低會直接影響到檔案管理工作質量的高低。鑒于此，各個單位要將信息技術與資料整理相統一，提高資料整理的水平，推動資料整理的數據化。

（三）規范資料整理流程，保證資料整理高效化

整理資料時，相關工作人員要嚴格按照《檔案法》等相關的法律法規，構建標準化、規范化、專業的管理制度和管理流程，保證資料整理的高效化。此外，為了提高資料整理的水平，構建有效的、科學的考核機制和獎勵機制至關重要。科學的考核機制、獎勵機制，激發起工作人員工作的積極性，使得他們全身心參與到資料整理工作中。

四、結語

在企業管理工作中，檔案管理發揮著至關重要的作用。從某種程度上來講，檔案管理既有助于提高單位的經濟效益，又有助于提高單位的工作效率。其中，資料整理是檔案管理中不可或缺的一個環節。在資料整理過程中，要真正做到科學、有效地整理資料，并將其作為考察檔案管理工作的憑證。