高校審計檔案管理探究

董 輝 北京農業職業學院

高校是由國家設立，專門從事教育事業的教育機構。高校檔案部門屬于高校管理部門，在高校內部發揮著重要作用。目前，高校檔案部門保存有不同類型的檔案，審計檔案就是其中的一項重要類型。例如，高校專項資金審計、工程招投標工作以及離任人員審計都會產生大量審計檔案。

一、高校審計檔案概述

(一)高校審計檔案的基本內容

第一，立項性檔案文字資料。高校審計立項性檔案文字資料包含審計通知書、審計情況表、審計資料、審計實施方案等資料。

第二，證明性文字資料。證明性文字資料包含審計證據、審計日志、審計承諾函、存款材料等等。

第三，結論性文字材料。結論性文字材料包含審計報告紀要、審計決定、審計整改報告、審計反饋意見等。

(二)高校審計檔案的特點

第一，專業性。審計檔案資料來源于審計活動，而審計活動本身就是一項特殊活動，具有很強的專業性。審計檔案可反映審計全過程，是對審計活動的真實記錄。

第二，載體形式多樣性。隨著社會的發展，審計檔案載體越來越多元化。在以往審計活動中，審計檔案載體以紙張為主，而隨著信息化時代發展，聲音、錄像、照片等都可以成為檔案載體。

二、高校審計檔案管理存在的問題分析

(一)觀念方面

第一，領導者意識不強。在高校中，一些領導認為高校的職責是教書育人，因此并不重視審計檔案管理。由于高校領導不注重審計檔案管理，因此各級工作人員也不注重審計檔案管理。在審計之時，高校領導只關心審計項目運行狀況，忽視審計活動所產生的大量資料[1]。由于領導沒有做好先鋒表率作用，因此各級員工也不注重審計檔案管理，致使各項審計資料雜亂無章，一些寶貴審計資料丟失。

第二，審計專業人員缺乏管理意識。在高校內部，審計檔案管理離不開審計人員的參與。但是，一些審計人員缺乏審計工作意識，在審計時漫不經心，遇到問題沒有按照程序解決，往往憑借自身主觀臆斷解決問題，缺乏奉獻意識和擔當精神，導致審計報告不精確，最終影響審計檔案管理質量。與此同時，一些審計人員缺乏進取精神，沒有學習最新審計知識，在審計工作中循規蹈矩，習慣于通過經驗開展審計工作，降低了審計效率，最終影響審計檔案管理質量。除此之外，一些審計人員團隊協作意識不高，在審計時缺乏溝通意識，遇到問題不能與其他部門積極溝通，導致難以開展審計工作，審計資料不詳實，影響審計檔案管理質量。

第三，檔案人員意識陳舊。在高校內部，檔案資料常常是由檔案管理人員負責管理，但是一些工作人員缺乏檔案管理意識，管理積極性不高，思想陳舊，習慣于通過手工方式完成管理工作，不善于學習，習慣于使用傳統方法管理審計檔案，導致檔案管理信息化建設停滯不前。

(二)制度方面

第一，檔案管理制度存在缺陷。目前，高校缺乏檔案管理機制，缺乏專業的檔案管理人員，現有檔案管理人員缺乏檔案管理知識，參加專業培訓較少不能準確把控審計檔案資料收集范圍，不能夠有序排列和甄別各項資料，導致大量無關資料被保存在審計檔案之中，結果檔案資料繁雜，不便于查閱[2]。與此同時，一些高校檔案部門沒有專門設置審計檔案管理室，導致一些審計檔案資料遺失或銷毀，給高校和個人帶來重大損失。

第二，審計檔案保管保護存在問題。目前，一些高校沒有配置專業工作人員收集審計檔案資料，致使審計檔案資料保管保護存在問題。例如，在審計完成之后，高校一般要求非檔案人員或審計人員保管相關資料，而這些人員缺乏必要的檔案管理知識，并不了解檔案歸檔要求，也不了解檔案歸檔程序，僅僅按照自身經驗整理保管審計資料，影響審計檔案管理質量。與此同時，一些高校隨意處置審計檔案，給審計檔案歸檔工作帶來極大不便，增加了檔案收集時間，降低了審計檔案管理效率。

第三，審計檔案利用服務存在問題。審計檔案的一項重要作用是為高校提供數據，具有利用服務價值。但是，一些高校缺乏科學技術手段挖掘審計檔案價值，檔案工作人員利用檔案的積極性不高，缺乏服務意識，沒有主動為檔案使用者提供幫助，影響審計檔案利用服務質量。

(三)人員素質方面

第一，審計人員業務水平有限。目前，一些高校審計人員專業素養不高，并沒有充分掌握高校審計工作特點，缺乏工作經驗，無法運用自身知識解決審計中出現的問題，有時甚至憑感覺完成審計工作，并不具備審計所需要的專業能力，影響審計工作質量，導致其所出具的審計資料缺乏權威性，最終會影響到審計檔案管理質量。

第二，審計人員職業道德水平不高。在審計工作中，一些審計人員缺乏自制力，私下與被審計部門領導溝通，有些審計人員甚至以權謀私，對發現的問題視而不見，影響審計資料的真實性，最終導致審計檔案無法真實反映審計活動。

第三，審計檔案人員專業素養不高。目前，高校并不重視審計檔案管理，導致審計檔案管理缺乏專業管理人員，審計檔案管理常常是由其他部門人員兼任，而這些人員缺乏檔案管理知識，影響審計檔案收集、立卷及歸檔工作。與此同時，由于審計檔案管理人員非檔案專業出身，因此并不重視審計檔案管理工作，導致許多有價值的資料無法妥善保管，甚至出現有價值的檔案資料遺失的情形，影響審計檔案管理質量。

(四)基礎設施方面

第一，保管不完善，設施不健全。高校的主要工作是教書育人，但是高校的各項管理工作也不可忽視。目前，一些高校沒有設置專業檔案管理部門，一些高校雖然設置了檔案管理部門，但并沒有給予足夠重視，缺乏檔案保管設施[3]。例如，一些審計檔案常常是以紙質形式保管，而紙質檔案對保管條件要求苛刻，需要具備良好的防火、防潮和防蟲條件，但是高校缺乏這種檔案管理室，有些高校甚至將審計檔案和雜物堆放在一起，不僅影響審計檔案保管質量，而且容易導致混亂。

第二，信息化水平不高。隨著信息技術快速發展，審計檔案也進入了信息化時代。然而，高校審計檔案依舊是以紙質形式保存，大部分紙質檔案并沒有進行信息化掃描，沒有將紙質檔案變成電子檔案，加大了檔案信息化建設難度。與此同時，高校并沒有建立專門的信息化檔案管理制度，結果高校審計檔案容易泄露，造成嚴重后果，影響高校審計檔案信息化水平。

三、高校審計檔案管理完善對策

(一)增強審計檔案管理意識

為了提升高校審計檔案管理質量，高校領導需要提高審計檔案重視程度，為廣大員工樹立良好榜樣。為此，高校領導需關心審計項目，重視審計活動，督導工作人員加強審計檔案管理活動，提升審計檔案管理質量。高校需要增強審計專業人員意識，轉變審計人員思想，提升審計人員工作積極性。與此同時，高校需要增強審計人員學習意識，提高審計人員審計技能，使審計人員可以勝任審計工作，確保各項資料完整，為形成高質量的審計檔案奠定堅實基礎[4]。除此之外，高校還需要增強檔案管理人員意識。在高校內部，審計檔案離不開檔案管理人員管理，檔案管理人員的意識甚至影響審計檔案管理質量。為此，高校需要督導檔案管理人員提高管理素養，端正管理態度，增強管理意識，加強溝通，做好審計檔案收集工作，增強審計檔案管理意識。

(二)加強審計檔案制度建設

為了提升審計檔案管理質量，審計檔案必須與審計活動保持關聯性，從最初立卷到最后歸檔都必須制定明確檔案管理條例，以此提升審計檔案管理質量。與此同時，高校必須明確審計檔案收集范圍，增強審計檔案的保密性，同時規定審計檔案的借閱時間和權期限。為此，高校可借鑒其他單位在審計檔案制度建設中的經驗，結合自身實際情況出臺審計檔案管理辦法，以提升審計檔案制度的可操作性。除此之外，高校還需要根據形勢變化不斷改善審計檔案管理制度，使審計檔案管理制度可以適應時代發展要求，以提升審計檔案管理質量。

(三)提高工作人員的綜合素質

為了提升高校審計檔案管理質量，高校不僅需要提高審計人員素質，而且需要提高檔案管理人員素質。為此高校需要加強審計人員培訓，使審計人員掌握不同審計方法，提升審計效率，為審計檔案提供高質量的材料。高校還需要招聘新審計人員，保持審計隊伍合理的年齡結構，提高審計資料質量。與此同時，高校還需要提高檔案人員綜合素質。為此，高校需要提升檔案管理人員的思想素質、道德素質、知識素質、能力素質，使檔案管理人員可以勝任審計檔案管理工作。例如，檔案管理人員需要端正思想，提升道德品質，積極學習檔案管理知識，提高自身審計檔案管理能力，以適應實際檔案管理的需要。

(四)加強基礎設施建設，提升信息化水平

為了提高高校審計檔案管理質量，高校需要完善審計檔案基礎設施建設，為審計檔案設置專門保管場所，以提升檔案管理質量。與此同時，高校還需要提高審計檔案信息化建設水平，需要將紙質檔案全部轉變成數字檔案，以做好審計檔案信息化改造。為此，高校需要加大資金投入，為審計檔案基礎設施建設撥付專款，提升審計檔案信息化建設水平。

四、結語

綜上所述，為了提升高校審計檔案管理質量，高校需要增強審計檔案管理意識，加強審計檔案制度建設，提高工作人員綜合素質，加強基礎設施建設，提升信息化水平，以提升高校審計檔案管理質量，促進高校又好又快地向前發展。■