事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

孫桂梅 朔城區(qū)人社局人力資源市場

前言

通過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展而對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，檔案的數(shù)量也變得越來越多，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位工作效率和實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)效果有著緊密聯(lián)系，對(duì)一些具有較高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位來說，檔案管理工作是非常重要的。在檔案管理過程中進(jìn)行信息化建設(shè)可以對(duì)具有珍貴檔案資料進(jìn)行有效保存，工作過程中的重要內(nèi)容也可以及時(shí)記錄。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

(一)實(shí)現(xiàn)信息化檢索

自從我國社會(huì)步入信息化以來，提高信息檢索能力對(duì)于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展有著積極的作用，在提高事業(yè)單位實(shí)際工作能力和工作效率的同時(shí)，還可以將檔案管理質(zhì)量進(jìn)行提高。在以往的管理當(dāng)中，檔案管理工作在對(duì)數(shù)據(jù)信息檢索過程中會(huì)存在一些問題，這些問題會(huì)對(duì)檢索效果造成一定程度影響，所以在檔案管理過程中融合現(xiàn)代信息化建設(shè)可以很大程度上提高檔案檢索的效率。在通常情況下，信息化檔案管理通過數(shù)字化管理模式來對(duì)電力設(shè)備和媒體進(jìn)行充分應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上開展數(shù)據(jù)檢索基本工作，工作人員可以通過這種模式來快速找到自己想要的數(shù)據(jù)信息，檔案檢索速度在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的計(jì)算下變得越來越快，數(shù)據(jù)的使用效率也會(huì)得到相應(yīng)的提高。

(二)優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

就從目前情況看來，我國事業(yè)單位在檔案管理工作過程中主要的對(duì)象是紙質(zhì)資料檔案，這樣就會(huì)導(dǎo)致這些資料在存儲(chǔ)和實(shí)際管理過程中存在一定的難度。然而在信息化建設(shè)理念的影響下，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，工作人員可以通過電子檔案的錄入來節(jié)省自身工作時(shí)間和工作量，他們自身的工作能力和工作效率也會(huì)得到進(jìn)一步提高。信息化檔案資料管理模式對(duì)傳統(tǒng)工作當(dāng)中的紙質(zhì)資料的依賴性進(jìn)行有效改善，外界因素對(duì)紙質(zhì)材料帶來的影響得到有效降低，存儲(chǔ)空間也得到了擴(kuò)展，事業(yè)單位在紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)成本方面得到降低，工作人員工作環(huán)境也得到相應(yīng)優(yōu)化。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)缺乏專業(yè)的管理人才

在通常情況下，事業(yè)單位檔案管理能力的提升與專業(yè)化人才有著緊密聯(lián)系，這也是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，工作人員具備專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能可以將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)程度提升，工作效率和質(zhì)量也會(huì)得到相應(yīng)的提高。然而，部分事業(yè)單位在人才招聘過程中受到一定程度的限制，在單位內(nèi)部已有的編制名額和人員基礎(chǔ)上，無法增加事業(yè)編制，各類信息化建設(shè)人才無法有效培養(yǎng)。另外，部分事業(yè)單位在檔案管理工作中主要以紙質(zhì)資料為主，相關(guān)工作人員自身信息化能力的整體知識(shí)水平比較低，盡管事業(yè)單位也提出了相關(guān)改革和創(chuàng)新觀點(diǎn)，但是由于工作人員能力不足就會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作帶來一定程度影響。

(二)檔案管理信息化硬件設(shè)施不足

事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中最關(guān)鍵的部分就是硬件設(shè)施，數(shù)字化硬件對(duì)檔案管理工作起到一定的促進(jìn)作用，在一般情況下，硬件設(shè)施主要是數(shù)字化的各種設(shè)備和儀器，但是部分事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的設(shè)備和儀器，這樣不僅無法對(duì)新時(shí)代信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理，而且還會(huì)導(dǎo)致整體檔案管理工作效率和質(zhì)量降低。再加上事業(yè)單位內(nèi)部資金比較匱乏，在檔案管理硬件設(shè)施及建設(shè)方面無法投入充足的資金，從而導(dǎo)致信息化檔案管理的設(shè)備采購資金不足，單位內(nèi)部的設(shè)備儀器與現(xiàn)代化管理要求相違背，事業(yè)單位市場競爭力就會(huì)降低，無法在社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮出自身作用。

(三)網(wǎng)絡(luò)安全處理能力不足

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息管理存在密切聯(lián)系，事業(yè)單位檔案往往涉及到許多重要內(nèi)容，且部分檔案還事關(guān)國家機(jī)密，一旦由于網(wǎng)絡(luò)問題而導(dǎo)致信息泄露或是被竊取等情況，就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位的信息安全受到嚴(yán)重威脅。然而就目前國內(nèi)事業(yè)單位看來，其信息安全管理機(jī)制不夠健全，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)較為淡薄，網(wǎng)絡(luò)安全處理能力有待提高，如若出現(xiàn)意外，那么就會(huì)嚴(yán)重影響到事業(yè)單位的發(fā)展，甚至還會(huì)影響到國家安全。

(四)缺乏成熟的檔案檢索技術(shù)

檔案信息化管理主要是來源信息技術(shù)的應(yīng)用與實(shí)踐，當(dāng)前事業(yè)單位的信息化管理技術(shù)還不夠成熟，在檢索相關(guān)數(shù)據(jù)信息時(shí)常常會(huì)有檢索重復(fù)、檢索項(xiàng)模糊、引導(dǎo)準(zhǔn)確性不高等問題。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

(一)提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

由于專業(yè)技術(shù)人才的重要性，事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行充分分析，在此基礎(chǔ)上加大專業(yè)培訓(xùn)力度，這樣不僅可以有效提高工作人員已有的認(rèn)知，而且還可以進(jìn)一步提高他們自身的信息化操作能力，整體的信息化水平得到進(jìn)一步提高。事業(yè)單位還要適當(dāng)提高招聘的門檻，根據(jù)實(shí)際情況來嚴(yán)格制定招聘要求，對(duì)外界先進(jìn)技術(shù)性人才進(jìn)行積極吸納，這樣才可以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新，事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源潛力得到提升，對(duì)未來應(yīng)對(duì)激烈的市場競爭和發(fā)展模式奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，相關(guān)管理人員還要對(duì)工作人員綜合技術(shù)考核予以足夠重視，根據(jù)考核結(jié)果來改善他們?cè)趯I(yè)知識(shí)和工作技巧方面存在的缺陷，在此基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)。事業(yè)單位內(nèi)部還要建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，這樣可以進(jìn)一步提高工作人員工作熱情和工作積極性，檔案管理工作整體效率和質(zhì)量也會(huì)得到相應(yīng)的提高。

(二)完善設(shè)備，提升效能

事業(yè)單位玩嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度來對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，根據(jù)發(fā)展情況來對(duì)檔案管理操作系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化建設(shè)和開發(fā)，在這個(gè)過程當(dāng)中還要配備專業(yè)化管理設(shè)備，在單位內(nèi)部建立科學(xué)的檔案信息運(yùn)營網(wǎng)站，這樣可以為后期開展信息化操作和管理奠定良好的基礎(chǔ)。相關(guān)工作人員可以對(duì)多樣性的網(wǎng)頁進(jìn)行充分應(yīng)用，這樣可以將檔案信息服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行提高，社會(huì)大眾可以通過事業(yè)單位檔案信息運(yùn)營網(wǎng)站來獲取自己想要的信息。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要提高檔案信息資源管理的數(shù)字化程度，各個(gè)部門可以通過對(duì)數(shù)字化和信息化的管理模式來進(jìn)行信息共享和共建，這樣可以方便部門及時(shí)整合相應(yīng)的檔案信息資源。工作人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來對(duì)資源整體進(jìn)行有效搭建，對(duì)先進(jìn)的管理操作系統(tǒng)進(jìn)行利用可以進(jìn)一步提高檔案信息化管理程度。

(三)建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

目前我國事業(yè)單位在方案管理方面還在處于初級(jí)階段，雖然相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員予以足夠重視，不過實(shí)際工作無法落實(shí)到位，工作過程中也會(huì)出現(xiàn)很多問題。為了能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位要對(duì)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行充分分析，將工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)制度和體系進(jìn)行規(guī)范建設(shè)。除此之外，地方政府和相關(guān)部門要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，在此基礎(chǔ)上促進(jìn)信息化建設(shè)，事業(yè)單位要充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)硬件和軟件，對(duì)電子文檔內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，將檔案資料的數(shù)據(jù)信息庫進(jìn)行備份處理，這樣才可以對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一處理，這些檔案信息可以供各個(gè)部門進(jìn)行查閱，檔案管理的信息化能力和水平因此得到進(jìn)一步提高。此外，工作人員還要提高自身安全意識(shí)，在檔案管理工作過程中對(duì)檔案資料進(jìn)行有效保護(hù)，這樣可以避免事業(yè)單位機(jī)密文件丟失，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行不斷優(yōu)化，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案數(shù)字資源予以保護(hù)。

(四)構(gòu)建起完善的網(wǎng)絡(luò)安全屏障

事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，必須要提升全體工作人員的安全意識(shí)，及時(shí)排查可能會(huì)出現(xiàn)的安全漏洞，定期進(jìn)行木馬病毒的查殺，確保存儲(chǔ)檔案軟件與硬件的安全，避免遭到惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊而產(chǎn)生不必要的損失。此外，需要注重網(wǎng)絡(luò)連接的穩(wěn)定，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境斷連情況的排查。工作人員在交界文檔中還需重視其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)情況，防止由于交接失誤而導(dǎo)致文檔存儲(chǔ)錯(cuò)誤。如若系統(tǒng)處在離線情況下，需要做好數(shù)據(jù)的備份工作，避免數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)也能避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全問題有著不確定性與偶然性，所以在開展日常工作過程中相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)要重視整理與歸類存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案工作，即便發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全問題，也能利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行核查，以防止數(shù)據(jù)的丟失。

(五)不斷提升檢索檔案的效率

當(dāng)前雖然事業(yè)單位都是完整錄入其檔案信息數(shù)據(jù)，并且及時(shí)整理與歸納資料數(shù)據(jù)，但是其專業(yè)知識(shí)仍有待提高，檢索檔案的效率不高，步驟繁雜，除了受到相關(guān)工作人員專業(yè)能力限制之外，還受到其工作態(tài)度散漫、職責(zé)不明等因素影響。所以事業(yè)黨委應(yīng)當(dāng)要強(qiáng)化對(duì)檔案信息化管理工作的監(jiān)管力度，擺正工作人員的工作作風(fēng)。而且還需要積極更新相關(guān)的硬件設(shè)備，找到檢索效率低下的原因，并進(jìn)行針對(duì)性的處理。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中占據(jù)著非常重要的地位，為了能夠進(jìn)一步提高工作效果，相關(guān)管理人員要對(duì)該工作的信息化建設(shè)予以足夠重視，在工作過程中對(duì)先進(jìn)的信息化技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行引用，這樣可以進(jìn)一步提高工作效率和質(zhì)量。另外，工作人員還要對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行充分了解，樹立自身安全意識(shí)，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效保護(hù)。■