基層紀檢監察檔案管理實現信息化的思考

徐兢 南昌通源電氣有限公司

引言

近年來，國家紀檢監察工作的任務逐步繁重，要想改善當前紀檢監察檔案管理的工作效率，盡快適應現階段紀檢監察工作的需求，就必須要加速對于紀檢監察系統檔案的信息化建設。而要想實現紀檢監察，檔案管理的信息化就必須要注重提升檔案管理的現代化意識，加大對系統內部軟硬件設施的投資力度，構建完善的相關管理機制，并組建綜合素質過硬的管理隊伍，以期保質保量完成紀檢監察工作。

1 基層紀檢監察檔案管理信息化的內容闡述與意義

近年來，管理信息系統的完善以及自動化軟件的更新使得基層紀檢監察系統中的數字信息變得越來越多，且所涉及的電子信息文件數量也與日俱增。因此，全面推進基層紀檢監察系統檔案管理信息化建設是大勢所趨，要想完成基層紀檢監察檔案管理信息化建設，就必須要對檔案的信息分析與管理、數據庫的建設與維護、資源的利用與分配以及人才的引進與培養格外重視，還應當在日常工作中對于各項標準與規范進行有效制定。總而言之，紀檢監察系統檔案信息化建設能夠盡快實現該系統工作的現代化與數字化，將信息與互聯網技術進行有機結合，從而提升資源的共享程度，確保檔案管理變得更加規范有效，為國家開展反腐倡廉工作貢獻一定的力量。

2 紀檢監察檔案信息化的優勢

2.1 改善工作效率

在沒有信息化技術之前，基層紀檢監察檔案管理工作主要是采用人工的方法。相關部門會投入大量的人力物力來對已有的檔案信息進行分類采集及核對。用人力進行檔案信息的維護與管理，不僅會經常出現錯誤，而且整個工作流程相對比較繁雜。與此同時，檔案信息在保存與檢索方面也顯得不夠便捷。換句話說，借助人工力量來對檔案進行管理，不僅會耗費大量的人力財力，而且不一定會得到好的效果，特別是在對冗長的文件進行收集整理時會在很大程度上降低工作效率。隨著信息化技術的不斷普及，檔案管理工作可以將信息技術有機融入，確保檔案收集整理工作的有條不紊。具體來說，信息化檔案管理可以對信息進行快速分類與分析，在一定程度上會減少對于紙質的使用頻率，同時也會降低了出現數據丟失的可能性，在檢索以及分析方面顯得更加便捷。

2.2 提高文件信息的安全性

考慮到紙質本身的缺陷以及人力工作的疏忽，都有可能會讓重要的數據出現丟失現象。而借助信息化方法來對數據進行保存與分類不僅能夠生動準確地對數據進行保存與記錄，而且可以提升數據保存的安全性，突破了以往紙質文件會因紙張被破壞而出現數據丟失的情況，因此會被越來越多的單位所青睞。近年來，信息化技術得到普及之后，檔案收集與管理數據主要會存放在移動硬盤或者是光盤中，相較于傳統的紙質文檔來說，該類技術的穩定性較強，且不太容易被外界環境所影響，能夠在很長時間內對數據進行完整的保存，確保檔案的管理更加安全穩定。

2.3 有助于進行信息交流

傳統的紙質文檔記載信息方式較為繁雜，如果要進行單位之間的信息交流，就必須要對大量的紙質文檔進行攜帶與分類，這不僅會耗費大量的人力物力，而且會降低整個交流過程的效率。而借助信息化技術對檔案進行管理之后，信息的所有分享與交流工作就可以在網絡上進行遠程操控。與此同時，信息在交流之前已經做好了分類，在進行調解時也會節省很多時間。因此，數字化管理會讓信息交流變得暢通無阻，交流雙方只需要攜帶U 盤或者是移動硬盤就可以將一些數據實現便攜。需要注意的是，相互交流的單位距離相對比較遠。在沒有信息化建設之前，信息的交流以及共享都必須要通過專人來進行會面，在路上會耗費掉大量的時間。隨著互聯網技術的普及與升級，基層紀檢監察檔案管理工作就可以借助互聯網平臺完成，在保證交流時效性的同時提升了交流的安全性。

3 如何推動基層紀檢監察檔案管理的信息化

3.1 增強檔案管理信息化意識

從本質上講，管理觀念的現代化是進行紀檢監察檔案管理信息化的靈魂所在之處，要想進行監察檔案管理信息化，首先就要轉變管理人員與技術人員的觀念，一旦紀檢監察檔案管理人員沒有意識到信息化技術的優勢，就會給基層紀檢監察檔案管理信息化進程帶來一定的阻力。沒有較強的信息化意識，即便是擁有優質的檔案保護措施，也不能稱其為信息化與現代化的檔案管理模式。相關單位在推動紀檢監察檔案管理信息化的過程中，工作人員必須要牢固樹立科學管理與思想進步的觀念，切實轉變上世紀對紀檢監察檔案管理的意識，使紀檢監察的工作更好地滿足當前社會的需求。

3.2 加大對軟硬件設施的建設力度

對于基層紀檢監察檔案管理信息化建設來說，計算機、光盤刻錄機以及掃描儀等現代化的辦公設備是必需品。相關單位要將現代科技與先進理念的優勢發揮到極致，加大對通用軟件以及智能硬件的研發力度，加快紀檢監察檔案管理信息化的處理步伐。對此，相關部門必須要投入大量資金來保證軟件研發與硬件設施建設的順利進行。與此同時，檔案管理部門要充分發揮手頭有大量資源的優勢，對于潛在的檔案信息進行充分挖掘，以滿足反腐倡廉工作的各項需求。需要注意的是，現代化信息手段應用在紀檢監察檔案管理部門的日常工作中，不僅可以為檔案管理工作注入全新的生機與活力，而且可以在很大程度上改善檔案管理的水平，為紀檢監察檔案管理工作的信息化建設提供有力保證。

3.3 構建科學合理的檔案管理機制

要想在基層紀檢監察檔案管理信息化建設過程中明確責任，確保網絡數據的穩定運行，就必須要從實際出發來構建嚴格的檔案管理機制。首先，管理人員要對已有的檔案管理制度進行創新與改進，并制定適合當前形勢發展的檔案管理制度。一方面要建立健全檔案管理的技術規范以及業務流程，對于電子檔案工作的環節與步驟進行多次細化。另一方面，需要制定科學的保護措施，保證紀檢監察電子檔案的完整性與安全性。其次，基層紀檢監察檔案管理信息化需要注重規范化，一旦各級紀檢監察部門的檔案整理不夠標準，就會使基層紀檢監察檔案信息變成信息孤島，也就無法實現資源共享。

3.4 組建綜合性的檔案管理隊伍

作為實現檔案管理信息化成功的根本之處，基層紀檢監察檔案管理人員的綜合素質決定著整個信息化建設的質量與發展速度。要想增強檔案管理人員的信息化意識，相關部門必須要加大對檔案管理人員的培訓力度，要求檔案管理人員不僅僅要對電子檔案的全程整理進行熟知，而且必須要掌握相關的計算機網絡安全防護知識，為檔案信息的安全性與穩定性提供技術保證。除此以外，檔案管理人員還應當立足本職工作，逐步增強自身的綜合素質，主動參加信息化教育培訓，提升自身的信息化技能水平，為基層紀檢監察檔案管理模式的轉變做出應有的貢獻。與此同時，檔案管理部門應當定期組織管理人員去其他單位進行學習與交流，并將先進的經驗融入到日常工作中，不斷改善他們的工作技能水平。