信息系統項目管理中溝通管理的有效實施

陳龍 中博信息技術研究院有限公司

引言

隨著現代企業的建設發展，企業內部更多的元素開始涌現，而信息系統項目的出現能夠有效將這些系統項目進行集合，可以有效提升企業內部溝通協調的效率。而信息系統項目的完成也需要項目成員建立起高效的溝通渠道，企業內部的部門往往都是相互獨立的，而這樣的獨立性也直接造成了溝通效率低下的現狀。也因此加強信息系統項目中的溝通管理變得至關重要，本文便對此展開探究。

1 信息系統項目管理中溝通管理存在的主要問題

1.1 部門間溝通與協調存在的應用問題

目前企業的網絡系統普遍存在著一定的安全風險，企業各個部門都有著不同的人員構成，人員的流動性也往往相對較大，在這樣的情況下，信息系統的開發人員很難進行人員的及時更新。這也直接造成了在信息使用的過程中往往難以對人員的身份進行及時的更新確認，簡單的“賬戶密碼”式認證已經很難滿足復雜的信息需求。也因此，企業部門之間擔心信息的外露往往會盡量減少信息系統項目溝通。在進行開發的過程中項目的協調也得不到有效實施，由于制度缺乏規范性也容易造成信息數據的外露。當應用安全暴露出來后，由于各個部門之間缺少有效的溝通，開發人員便難以進行項目協調，嚴重阻礙可項目實施。

1.2 部門間溝通與協調存在的管理問題

(1）監督管理流于形式

完善的監督管理體系是企業信息系統項目管理能夠得以長期穩定運行的重要前提，企業必須通過建立起行之有效的內部監督管體系，對人事檔案、企業的運行經營情況等進行科學有效的監督管理。從當前的情況上來看，企業的內部監督管理體系還停留在形式化的階段，許多職員的任命以及提升都沒有經過嚴格的考察，也因此，內部監督的管理作用已經逐步弱化。

(2）信息溝通欠缺，渠道不暢通

信息是企業單位進行項目管理時自上而下傳達的基本指令，只有提升這些信息及指令的透明度才能提升管理階層決策的高效性，才能避免出現信息堵塞的現象。但是在我國的大部分企業，信息的溝通渠道并不暢通，下級與上級之間的溝通協調較少，信息往往只是單向傳達，雙向的協調溝通行為不能有效執行到位。由于員工缺少反饋的渠道及機制，也直接造成了信息不透明，溝通效率低下。

2 信息系統項目管理中溝通管理的有效實施

2.1 強化項目信息的溝通機制與執行策略

針對上面提到的溝通管理問題，需要從上而下進行變革創新，才能有效解決這些問題。相關領導及管理人員需要對內部的溝通管理承擔一定的責任，通過制度的進一步探究了解，強化自身的意識，對自身的行為進行檢討改善，同時，通過教育培訓提升全體員工的溝通協調意識。其次，要建立起信息高效溝通的機制，例如建立起企業內部的信訪制度，使得企業內外部能夠及時進行信息的傳達協調。通過運用計算機信息系統，進行信息的實時公開告知，增加企業內部信息的透明度，同時及時收集員工的建議，及時反饋給領導階層，并對這些員工建議作出反饋。而作為內部監督審核的人員，應當嚴格監督審計，通過檢查考核等形式的制度及業務審核，促進溝通管理的有效實施。

2.2 注意部門間的溝通與協調

企業信息系統項目的安全性會對企業的信息項目系統造成直接的影響，信息系統安全性是溝通管理的必要基礎前提。如果缺少安全的信息系統作為基本的保障，那么企業員工之間往往無法毫無顧慮進行溝通協調，在這樣的情況下就要求開發人員建立起安全的信息系統架構，并通過防火墻的接入及系統登入的實名制實施來增加系統的安全性。在這樣的安全架構基礎上，開發人員通過協調溝通信息系統使用，能夠大大提升企業信息資源的共享及傳遞效率。以防火墻為基礎的安全防護策略可以有效解決部門之間溝通協調問題，增加部門之間溝通的安全性，同事也使得各個部門之間建立起彼此的信任，改善部門之間的協調關系。

2.3 利用信息化提高溝通效率與質量

企業的各個部門由于自身職能存在著較大的差異，許多部門在工作進行的過程中不會產生直接或者間接的交往行為。這也使得這些部門在進行信息系統使用的過程中安全性相對較高。但是這種方式也造成了各部門之間的溝通效率低下，并且在項目執行的過程中，他們需要和各個部門進行資源的共享，這種資源共享可能造成病毒的間接傳播。為了避免這種情況的發生，提高溝通的質量與效率，就需要開發人員針對不同部門采用不同的病毒防治手段，進行信息系統的有效協調，促進項目內的資源共享，提高效率。

3 結語

基于上面的研究，目前企業信息系統項目管理中溝通管理的實施還存在著一定的問題，而這些問題的存在也造成企業的內部協調效率低下。信息系統項目溝通不是簡單的語言對話，需要在良好的信息化溝通機制的基礎上，通過全員的協調以及目的統一來完成企業的發展。因此，企業還要充分利用信息化建設、策略執行及機制建設來完成溝通管理的有效實施。