淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

馬曉紅

（山西二建集團有限公司，山西 太原 030000）

1 當前建筑工程檔案管理的現狀

1.1 缺少現代化的管理意識

現階段，我國建筑工程檔案管理的科學管理意識相對來說比較差，很多管理科室都會將其重心一味的放置到經濟層面，完全忽視了檔案管理工作開展的重要價值以及意義，檔案管理的現代化進程也會過于滯緩，建筑工程內的施工檔案沒有被當主要的工程管理的依據，導致其檔案無法將自身的平整以及參考的效用較好的發揮出來。

1.2 管理工作不夠重視

通過工程檔案管理工作得知，部分管理人員認為對檔案管理的工作只是表層意思，根本不具有難度性與創新性，在思想安全達不到對檔案管理工作的重要性的認知。只知道一味地呆板工作。如果員工一直以這樣的觀念進行工作，將會導致我國的工程建筑檔案管理信息化建設工作很難得到發展，從而使工程管理工作受到較大的阻礙。

1.3 管理模式落后，相關制度不健全

很多項目的管理科室都會忽視檔案管理工作的開展，使得技術資料等的編制毫無科學性可言，檔案管理的各項管理制度內容也不夠完善，一些管理機構所設立的檔案管理科室以及管理工作的到位性會比較差，還有一些機構完全沒有設置專門化的檔案管理科室，工程檔案也會直接移交給其他業務部門進行管理，或者采取個人兼管的形式，檔案材料管理的秩序性比較差。

2 檔案資料管理措施

2.1 建立健全檔案管理制度

做好檔案工作的前提就是要制定完善檔案管理制度及標準化細則。筆者認為，要明確檔案管理機構及其主要職責。例如，要確定領導責任制，由企業辦公室有關負責人全面負責企業檔案管理工作，由各部門有關負責人負責本部門檔案工作，由監督、檢查人員負責文件材料收集及檔案整理工作，并要進一步明確專職檔案員、兼職檔案員、資料員的執業資格和崗位職責。要細化資料管理流程，使其更好地反映各管理人員之間工作的銜接、交互、配合情況，做到無漏洞、無遺失，確保檔案工作全過程得到規范有序管理。各管理人員要依據資料管理制度和資料管理流程填寫好各自工作中形成的資料目錄和內容，以避免施工資料與工程進度不同步的情況，從而保證施工資料及時、有序地得以收集。

2.2 提高檔案管理隊伍的管理水平

當前，我國社會經濟水平發展速度較快，建筑行業所取得的成績也比較好，這就在無形之中影響到了建筑工程檔案管理工作的開展，使得這項工作的特征產生了變化，所以需要及時的提升其管理的水準。應當就管理人員進行專業知識技能的培訓工作，盡可能的強化其培訓的力度，同時提高工作人員自身的業務素養水平。借助現代化的機械設備以及管理工藝技術等，使得其所采用的管理方式更具科學化的特性，增強其自身的服務認知意識。牢記檔案管理的重要意義，將精神力量轉化為現實的工作行動。檔案管理人員還要更新觀念，認真領會相關的法律、法規的內容和相關規定，提高認識，主動關注建筑工程檔案的質量，改善工作態度。要利用現代化的管理手段和先進的管理工具，多層次、多角度地對建筑工程檔案的信息資源進行開發，做好信息的收集、整理工作。

2.3 不斷豐富檔案信息服務的形式

在大數據時代的背景下，建筑工程檔案管理要緊緊跟隨著時代的腳步發展，實現信息化建設的趨向，采用信息技術的方法，使檔案的信息資源得到優化，提升檔案信息服務的形式。在管理中，可以加以運用微縮技術，建筑工程建設肯定會有相對比較重要的資料，往往這些資料需要妥善保管，避免出現丟失或損壞的現象，對于這樣的情況就可以加以采用微縮技術進行保管。

2.4 增強全員檔案意識

建筑工程檔案是企業經營活動的真實記錄，也是城市發展的歷史見證，是記錄歷史，連接過去、現在和未來的紐帶。檔案工作從來都不是某一個部門的工作，特別是對于建筑工程而言，檔案意識更需要深深根植于每個員工的心中，落實在每個員工的行動上，才能確保工程檔案應收盡收、應歸盡歸。樹立工作人員的責任感、使命感和榮譽感，增強全員的檔案管理意識，對于更好地完成建筑工程檔案管理任務具有積極作用。強烈的檔案意識難以自發形成，這就需要企業通過采取有效的宣傳教育提高全員檔案意識，加強全員對檔案法律法規和檔案管理知識的學習，使全員更加清楚地認識到建筑工程檔案的功能和作用。

3 結語

依據文章上述的內容可以了解到，分析建筑工程檔案科學化管理實現的路徑十分的重要，通過開展科學化的建筑工程檔案管理工作，可以有效的提升項目的品質。想要更好的實現檔案的科學化管理，那么就需要強化企業的檔案科學化管理認知意識，構建更為完善的檔案科學化管理機制，補充其內容，同時還需要加強數據信息的采集管理工作的嚴苛性，嚴苛的管控檔案的品質，推行數字化的建設，提高檔案開發以及使用的價值。