市場經濟視域下文書檔案管理手段探析

王燕

行政管理是指一個單位在業務開展過程中采取的具有強制性的措施，一般通過制度文件形式出現，而經濟管理是指按照經濟運營規律開展相關的業務活動。就文書檔案管理而言，行政管理是一種直接、強制、效果明顯的手段，而經濟管理是一種相對溫和的間接性手段，引導檔案管理人員開展文書檔案管理活動。行政手段和經濟手段從不同角度對文書檔案進行管理，二者相輔相成，共同推動文書檔案管理工作的進一步發展。我國市場經濟體制和改革開放政策正不斷深化，市場經濟規律在社會實踐活動中的貫徹力度越來越強，經濟手段的積極作用也逐漸凸顯出來。本文重點強調經濟手段在文書檔案管理中的應用。

一、文書檔案管理中經濟手段的重要性

隨著社會主義市場經濟的不斷進步和發展，經濟手段在管理工作中的價值逐步凸顯，將經濟手段引入文書管理工作中具有十分重要的意義，最突出的就是有利于優化當前文書檔案行政管理工作模式。我國行政事業單位的文書檔案管理工作是通過從中央到地方、從上級到下級的行政組織系統進行維系的，文書檔案資料的整理和管理接受的是自上而下的監督和指導。這種工作模式在維系行政系統正常運行中發揮了積極的作用，是文書檔案管理工作最基礎的手段。但是應認識到在經濟快速發展的時代背景下，單純的行政化手段發揮的作用是十分有限的，這主要是因為在大力推行政企改革的過程中傳統的管理關系發生了改變，經濟所有制改革使得政府部門不僅要管理單位內部文書檔案資料，還應發揮文書檔案在市場經濟發展的作用。將經濟手段和行政手段結合在一起的管理模式更適合于現階段的經濟發展需求。由于不同地區的實際情況存在一定的差異，文書檔案管理不可避免地存在失衡現象，除了管理方式的因素，落后的經濟發展也是極其重要的原因。以2018年GDP 為例，2018年上海GDP 為32679億元，而成都GDP 為15342 億元，上海GDP總量是成都的2 倍，若在兩個地區同時使用傳統的行政手段將難以滿足不同地區檔案管理的需求，因此有必要輔以一定的經濟手段，加強文書檔案管理經濟基礎，優化文書檔案管理效果。

二、文書檔案管理中經濟手段的任務

(一)規范檔案管理工作，發揮監督管理調節作用

文書檔案管理中應用經濟手段能有效規范檔案管理工作，實現對檔案管理工作監管和調節的目標。嚴格按照客觀的經濟發展規律以及政府部門相關的制度規定，在文書檔案實踐管理過程中對相關的工作內容進行預測和分析，同時根據單位實際情況科學規劃文書檔案管理經濟活動。從資金使用角度看，在文書檔案管理中應用經濟手段，借助經濟制度實現資金的科學合理運用，根據文書檔案管理經濟活動中反饋的數據信息及時有效地調整檔案管理經濟活動計劃，使后期的檔案管理工作效率更高，操作更合理，規范性更強。在經濟制度監督管理和經濟手段預測分析的雙重作用下，文書檔案管理經濟監管調節會更全面，有利于完善檔案管理制度，提升檔案管理的科學性和合理性。

(二)遵循客觀經濟規律，提升經濟效益

當前我國文書檔案管理工作的實施依賴于財政撥款，社會經濟的不斷變化發展，單純依靠財政撥款難以有效達到文書檔案實踐管理中的經費需求。在文書檔案管理工作中應用經濟手段，以客觀的經濟規律為基礎，借助經濟創造和提升經濟效果，拓寬文書檔案資金來源渠道，實現文書檔案的自主化管理。文書檔案管理系統具有明顯的資源優勢，特別是對于類似于行政事業單位等和公眾生活息息相關的單位(例如供水、供電、燃氣供應等)而言，必須要滿足社會公眾對檔案資料查詢的需求，借助經濟手段可以對文書檔案管理系統進行全面的分析設計，打造一條完善的文書檔案管理經濟鏈條，增加文書檔案管理收入來源，同時降低文書檔案管理活動成本，提升檔案管理經濟效益。

(三)合理分配檔案管理人員，激發工作熱情

受我國財政撥款制度的影響，行政手段長期以來是開展文書檔案管理最主要的手段，這種體制中帶有一定的平均主義，不利于文書檔案管理工作的開展，如果檔案管理人員的積極性不高，會影響公眾對單位的信任度，將經濟手段引入文書檔案管理中，能打破這樣的劣勢，根據按勞分配原則，鼓勵檔案管理人員發揮自己的才能，調動他們的主觀能動性，通過權責相統一的管理體系來指導文書檔案管理實踐工作。經濟手段的引入促使檔案管理人員發現文書檔案管理經濟效益和自身努力之間的正向關聯，付出得越多收獲得也就越多，提升檔案管理人員分配的合理性，調動他們的工作積極性，服從單位領導安排，使他們在文書檔案管理工作中投入更多的精力。

三、經濟手段在文書檔案管理中的應用策略

(一)實施經濟預算核算，加大價格改革力度

文書檔案管理中引入經濟手段，應先制定和完善經濟預算核算制度，改善傳統的文書檔案管理經濟收支體系。統籌文書檔案管理工作計劃內的經費收支情況，全方位分析文書檔案管理工作中的業務活動以及今后的發展方向，設計并實施更系統完善的收支計劃，優化檔案經濟活動管理效率，打牢經濟基礎以便更好地實現文書檔案管理計劃。此外，還應記錄好文書檔案經濟活動中的勞動成果和各類消耗，在參考相應記錄的基礎上進行分析和計算，全面核算預算指標、經濟活動消耗以及對應的經濟利益，在物質利益和經濟責任之間取平衡點，進而提升文書檔案管理計劃的合理性，提高文書檔案管理控制效果。對上海等經濟發展較快的地區，可以以價格改革為切入點，提高收費標準，參考經濟預算和事實核算結果，保障收費的合理性，不斷提升文書檔案管理的經濟效益。

(二)落實經濟利益原則，科學利用獎懲手段

隨著市場經濟的發展，出現經濟效益為先的發展局面，同時經濟體制也在不斷完善。在這樣的背景下，只有合理運用經濟體制機制，貫徹落實相關的管理機制，才能確保最大化的經濟效益。在文書檔案管理中應用經濟手段也應該嚴格遵循經濟利益原則，在檔案管理人員管理體系中增加獎懲機制。在文書檔案管理經濟效益和檔案管理人員的工資、獎金等薪資福利之間建立聯系，對完成了既定指標、積極為單位文書檔案管理工作建言獻策者，綜合表現良好的人員一定精神和物質獎勵，進行表彰；扣發懈怠消極、工作拖沓的人員獎金；對沒有按時完成工作甚至造成單位經濟和名譽損失的檔案管理人員，可以實施一定的懲罰措施，嚴重的可以追究其經濟責任。通過獎懲制度激活檔案管理人員管理體制，在文書檔案管理工作中發揮著積極的促進作用。

(三)推行經濟責任制度，提升檔案管理人員經濟意識

在文書檔案管理中除了運用獎懲制度，還應同步制定經濟責任制度，切實落實檔案管理人員的經濟責任，解決檔案管理部門與檔案管理人員、檔案管理人員與檔案管理人員之間的責任和經濟關系，提升兩兩之間的科學性和客觀性。首先，應將崗位經濟責任和檔案管理部門經濟責任融合在一起，摒棄傳統的平均主義思想；其次，應明確檔案管理部門的經濟責任；最后，還可以項目承包、逐級承包等形式將檔案管理部門的經濟責任落實到檔案管理人員頭上，提升檔案管理人員的責任意識和經濟意識，優化檔案管理經濟運用體制，實現最大化的文書檔案管理經濟效益。

(四)制定經濟競爭制度，強化市場調節成效

將經濟競爭機制引入文書檔案管理工作中，使其與獎懲和責任制度相匹配，最大限度地提升檔案管理人員的競爭意識，激發他們對文書檔案管理工作的主動性、積極性以及創造性。將競爭機制融入獎懲制度中，各類機制相互作用，強化其實用效果。引入并加強市場調節手段的應用，特別是市場經濟發展中形成的優勝劣汰的經濟規律，強化運行主體的導向性和自主性，使文書檔案管理人員更好地融入市場環境中，豐富他們在文書檔案經濟開發和競爭市場中的檔案管理經驗。同時還應不斷完善宏觀調控制度，讓文書檔案進一步向社會開放，通過制定合理的檔案信息收費標準，推動文書檔案的健康、可持續發展。

四、結語

文書檔案管理集合了行政手段和經濟手段，要實現其長遠發展必須順應市場經濟發展規律。在檔案管理實踐過程中應充分認識到經濟手段的優勢，不僅要合理應用經濟預算核算手段，推動價格改革，還應在文書檔案管理全過程貫徹經濟利益原則，發揮獎懲制度在文書檔案管理中的效用。此外，可以實施經濟責任制度，提升檔案管理人員的經濟意識，輔以經濟競爭制度，強化市場調節，提升文書檔案管理的科學性，確保文書檔案管理的長足發展。