電子信息技術在行政管理中的應用

周 璇

(武漢市洪山區社區教育學院 湖北 武漢 430070)

引言

在信息時代，信息技術是各行業中最基本的技術手段，當前，我們正處在行政信息技術化的起點，充分認識信息技術在行政領域中的變革及影響，對于我們在行政領域中應用信息技術是有重要意義的。

1.利用視頻會議，提高辦事效率

傳統的行政管理過程中，部分行政人員的行為散漫，消極怠工，不能及時有效的解決當地居民的行政訴求。無論是事務會議還是總結會議，總會有人員缺席的情況，會議精神無法全面傳達，且由于會議準備工作較為繁瑣，不便于行政事務的處理，另外與會人員在聽取會議的過程中，并不認真，這也造成大量的人力物力資源被浪費。信息技術的發展為各行各業帶來了極大的便捷，于行政管理而言，同樣如此，電子會議的產生，有效的改善了傳統會議中的弊端。

例如，在對突發狀況進行處理時，由于無法召開及時會議，可利用視頻會議有序布置工作。在會議之前要確定與會人員名單，之后由專人向與會人員發送會議相關信息，提醒其提前做好準備。在會議開始階段，應先對與會人員進行統計，確定有無缺勤人員。在會議進行過程中，應提前進行申明，與會人員需先將麥克風關掉，以防人員同時講話，造成語音效果不佳的問題。在會議中負責人需多與參與人員進行有序溝通，以確保人員在認真聆聽會議內容。視頻會議對設備要求較高，且存在設備故障的可能性，因此要此類問題準備多方面的應急方案，以確保會議正常進行。在與會領導人較多的情況下，攝像師要注意及時的將鏡頭給到發言人的身上。待會議結束之后，與會人員不可直接關閉設備，應在領導人關掉設備之后，再有序退場。且每次視頻會議之后都應檢查各類設備有無損壞情況，以便在下次使用時，能夠及時運作。當然視頻會議也存在著許多隱患，如黑客侵襲的情況，會嚴重危害會議的私密性，導致會議重要內容被外泄。由此，在信息技術不斷發展的進程下，相關部門也應不斷完善視頻會議系統，以便視頻會議能夠更加高質有效的展開。

2.云端信息庫的建立，提高信息交換效率

信息技術的不斷發展，也為我們迎來了大數據時代。于行政管理而言，數據分析的好處體現在各個方面，不僅能夠使管理人員了解人民的訴求，也能夠提升自身的行政處理能力。在傳統的行政管理過程中，各類部門及單位相互之間的溝通較少，大量的數據信息沒有得到充分的應用，辦事效率也相對緩慢。因此建立云端信息庫非常有必要，相關人員只需登錄到信息庫中，便會擁有大量的數據資料，處理事務也能夠更加得心應手。

例如，就事業單位部門而言，建立云端信息庫，可以使各部門服務數據公開化，更便于行政管理。當然各類似單位也可進行談判溝通，在達成合作意向之后便進行非私密性信息共享。在實踐過程中會存在著數據太過雜亂的問題，這也要求在數據庫建立過程中，應對各類相關數據進行分類存放。對于數據的采集與分析，可以由特定分析部門來完成，而行政管理部門則需結合分析所得的報表，進行下一步的工作安排。

3.數字管理一體化，縮減中間管理層

政府及各類單位在傳統的行政管理的過程中，決策層與訴求方無法進行直接有效的溝通，其相互間的信息交流多有各類中間管理層人員進行傳達。由于中間管理層人員素質不同，這便給部分違法亂紀的人員提供了可乘之機，不僅消極怠工，更有甚者還會私吞贓款，嚴重影響到行政管理的公正性。因此，建立數字管理一體化便可將為訴求方與決策方提供一個公平、公正、公開的平臺，能幫助行政管理人員更好的為人民服務。

例如，在政府部門的官方網頁中設置居民服務訴求欄目，當地居民可登錄政府官方，通過郵件的形式，將自己的訴求發送給相關決策人員手中，此法可有效的避免中間人員加入工作，即可確保居民訴求的真實性，也能減少政府部門對人力資源的浪費。當然此類方法也存在一定的缺陷，即由于網絡交流并不設置門檻，很容易導致大批量的訴求信息進入到決策者的視野中，其中不乏一些低質、不實的訴求信息，容易造成決策者的誤判，因此可在此環節中，設置一定的權限，如只有具有一定聲望且信譽良好的人，才能獲得與決策者直接溝通的權限，以此來保證各類訴求信息的有效性。

總結

社會信息化是當代社會的一種大趨勢，它正推動著公共行政現代化的進程，且信息技術的發展對行政管理工作產生著深遠的影響。在現階段電子信息技術在行政管理中的應用，主要包括利用視頻會議，提高辦事效率、建立云端信息庫，提高信息交換效率、數字管理一體化，縮減中間管理層等，希望在未來的發展中，信息技術能夠得到更多的應用。