大數據背景下城建檔案行業檔案信息化建設探討

王 勝

（青島市城市建設檔案館，山東 青島 266000）

1 城建檔案信息化建設的重要性

1.1 符合時代發展需求

推進城建檔案管理信息化建設是檔案事業創新改革和現代社會不斷向前發展的客觀要求。城市建設檔案材料數量龐大，類型繁多，如果實施過去那種人工收集管理的工作模式，必然會降低檔案管理工作效率，而紙質檔案材料也不利于長期保存，在查詢利用時存在一定的難度。信息化建設的不斷推進，城建檔案管理工作依靠現代信息技術的幫助，結合了數字化技術，也讓傳統檔案管理工作模式有所創新，真正做到了從紙質檔案管理朝著數字化檔案管理的轉變。現階段，城建檔案信息化管理步伐日益加快，能夠利用的現代技術更為豐富，如通過建設數字檔案信息管理平臺、城建檔案動態化管理系統、在線實時查詢下載平臺、城建檔案信息數據庫等，在很大程度上可促進城建檔案信息化管理水平的提升，為城市建設發展作出有力的貢獻。

1.2 推進檔案管理規范化

推進城建檔案信息化建設，能夠有效保證城建檔案管理工作朝著更加規范化的方向發展，也彰顯出信息技術的價值與功能。比如，可借助信息化管理模式，從城市建設項目報建到驗收整個流程實現動態化、可視化管理，確保城建檔案資料收集管理的所有環節都能夠做到規范準確。而城建檔案信息數據庫的構建實現了城建檔案的信息化統一管理，其和城市空間管理系統相結合，能夠實現城建檔案的集成化、可視化管理。又如，借助信息技術打造城建信息數字服務基站，其能夠與城建檔案信息服務平臺進行對接，從而非常方便查詢和調取相應的城建檔案材料，有效發揮數字檔案材料的開發利用價值。

2 大數據背景下城建檔案行業檔案信息化建設措施

2.1 加強檔案信息資源管理

檔案管理人員必須要盡快轉變過去那種陳舊的思想理念，要真正做到與時俱進，緊跟時代發展步伐，樹立符合新時代發展的工作思維，將檔案管理重心逐漸轉移到信息管理方面，唯有如此才可以確保城建檔案管理信息化建設目標的最終實現。在工作實踐過程中，還需要強調電子檔案材料收集整理的規范性，保證電子檔案材料的真實完整。同時，因為城建檔案常常源于各個部門與機構，因此還需要制定完善相應的管理制度，規定檔案管理人員在接收檔案文件后，按照統一的標準規范進行收集歸檔。唯有在獲得城建檔案材料之后進行深入全面地研究分析，才可以確保檔案管理活動的準確性與高效性。

2.2 構建信息化管理制度

大數據背景下，為了加強城建檔案管理工作，首先需要解決的就是混亂的管理制度，為此就應建立健全相關制度，構建起一個基本的城建檔案管理規范，以對各項主體責任與要求進行明確。除此之外，在實際工作中，檔案管理人員還需將城建檔案的規章制度落到實處，以規范整個工作流程，且在整個管理工作中必須嚴格遵守相關規章制度，以確保檔案管理工作所記錄的信息是真實有效的，且也讓其更加安全。

2.3 完善城建檔案信息安全

對城建檔案管理來說，大數據時代帶來的不僅是機遇，更有挑戰，同新的思維方向和管理方式一并而來的是一系列的問題，而其中最不能忽視的就是信息安全。為了保證信息安全，既要進一步完善其具體的基礎設施和安全情況，也可同時利用電子信息與紙質管理的方式對其進行完善。首先，在對具體設施與安全情況進行完善的過程中，一定要確保其整體的環境情況，注意相關電腦設備的存放環境，必須保持干燥，同時還必須保持電力與網絡的暢通，配備備用電源。另外，為了防止黑客入侵，還必須將安全防護功能做好，利用電子技術的作用建設完整的安防體系。其次，同時采用電子信息和紙質管理。針對在電子信息中出現頻率較高的信息丟失問題，通常很難甚至幾乎不會出現在現實的紙質管理中，不管是意外的停電事故，還是電腦自身的故障漏洞，均不會影響到紙質管理，導致檔案丟失。

2.4 進一步加大投入力度

一方面，應當進一步加大對城建檔案信息化建設工作的人力、物力、財力投入。把城建檔案信息化建設資金納入到地方財政預算，選擇逐年投入的模式來處理好檔案基礎設施建設和運行維護的相關問題。可通過自主解決、外包服務或者開放合作等不同方式，推進城建檔案信息化建設發展，從不同的途徑來獲取更多建設發展經費。另一方面，應當確保城建檔案信息化建設所涉及到的各類軟硬件設施完整齊全，堅持從實際出發和嚴控成本的基本原則，確保檔案管理部門能夠擁有齊全的信息化管理設備設施，例如計算機、數碼相機、掃描儀、復印機、移動存儲設備、UPS電源、激光刻錄機等。此外，還需建立更加安全系統的局域網絡，保證城建檔案信息化建設管理工作的有序推進。

3 結語

綜上所述，在大數據環境之下，隨著我國城市建設的步伐不斷加快，檔案資料也會越來越多，各種電子檔案更是不斷增加，這也對城建檔案管理工作提出了更高的要求。為了可以更好地適應當前社會的發展，城建檔案管理部門需要充分利用大數據技術做好城建檔案管理工作，不斷提高檔案管理質量，為城鎮化建設提供服務。