論高職院校網上辦事大廳構建

劉佳

（湘潭醫衛職業技術學院，湘潭411102）

0 引言

隨著高職院校智慧校園的建設的穩步推進，各類系統的應用正逐步從管理型向服務型轉變。對師生用戶而言，網上辦事屏蔽了各種信息系統的復雜性，統一了辦事入口，以達到方便師生的目的。網上辦事大廳的最終目標是實現服務流程的優化和再造。實現用戶少跑路，甚至不跑路。而讓“數據”多跑路的目標。在建設網上辦事大廳之前，我們必須明確：信息化的目的不是為了信息化而信息化。信息化的目的是為了簡化流程，提高工作效率，提升服務質量，最終實現管理向服務轉化的目標。

1 高職院校網上辦事大廳的建設目標

高職院校網上辦事大廳建設的總目標將可移植的業務流程從線下搬到線上，最終實現業務流程的再造和優化。將高職院校為師生提供的各項服務集中在網絡平臺的某個區域，為教師、學生、校友、家長、社會訪客提供方便快捷的教務教學、科研、人事、后勤、審批等類別的線上服務體驗。如《請假申請流程》、《加班申請流程》、《考勤異常補卡流程》、《信息設備申購流程》、《物品申購流程》、《費用報銷流程》、《外派申請流程》、《離職申請流程》、《簽呈流程》等。最終實現千人千面的柔性融合網上辦事信息門戶，方便快捷的提供用戶入口，適應業務流程轉變的動態變化。

2 高職院校構建網上辦事大廳的難點和重點

2.1 舊有的平臺、入口、流程、機制無法匹配智慧校園發展的要求

在高職院校數字校園建設向智慧校園發展的過程中，傳統的信息門戶無法適應當下平臺和入口碎片化的客觀環境，無法保障用戶體驗的一致性、信息觸達的及時與有效。在業務辦理的過程中跨部門協作和流程審批過于繁瑣，“折返跑”和“打乒乓”的現象較為嚴重。這就使高職院校的師生無法感受到信息化發展帶來的便利。甚至在信息化推進過程中容易產生抵觸情緒。由于各個應用系統較為分散導致身份認證機制不完整，無法滿足多元身份和校內校外應用生態融合的需求。伴隨手機、平板移動應用的推廣發展，舊有的平臺、入口、流程、機制移動應用建設不足，師生“掌上”服務不充分。面向管理的傳統數字校園缺少與用戶高效低廉的方式，存在與用戶溝通的鴻溝。

2.2 高職院校數據治理能力較差，信息孤島現象嚴重

近十年來，隨著高職院校信息化的迅速發展，學校教學、科研、后勤等管理和服務系統建設初具規模，這些管理系統，規范了業務管理工作，提升了業務管理水平，也積累了大量業務數據（例如：學生課程、課表、考試等業務管理數據，教師、學生等一卡通消費、圖書借閱等活動交易數據；通知、公告、新聞等辦公宣傳數據；教職工、學生的個人私有數據等，可以說目前高職院校中的數據是無處不在的）。事實上各個高職院校數據大量分散存在，數據存的多，用的少。各個應用系統之間數據孤島現象嚴重，缺乏全量數據和業務過程數據，由于高職院校信息化水平較為薄弱，缺乏數據分析和開發的相關人才，導致數據分析舍本逐末，無法有效輔助領導決策。師生服務體驗差，日益增強的服務觀念以及互聯網化的服務體驗，加強了師生用戶與校園信息管理部門的矛盾。

2.3 高職院校網上辦事大廳建設的重點

通過前面的分析，我們知道網上辦事大廳建設的總體目標是將可移植的業務流程重線下搬到線上，但在實際建設過程中我們發現流程搬遷的過程中信息化建設部門側重流程發起和進度查詢，缺乏前期面向師生的基本辦理指南，以及服務后期的評價及反饋。并且在辦事大廳構建中存在辦事大廳服務太多，查詢不方便，無法快速找到所需服務或者應用，分類不清楚，導致用戶體驗很差。目前，網上辦事大廳建設會遇到許多困難，未建網辦的學校需要考慮如何碎片化服務，跨部門協同，數據打通，做什么服務才能提升服務水平等問題；對于已建網辦的學校，需要考慮的主要是如何提升業務流程的服務體驗，業務上線和運轉效率的提升以及建設成本與如何運營推廣的問題。事實上在對于高職院校校務服務流程的具體分析中發現，辦事流程看似簡單實則復雜，辦事體驗決定師生是否能夠廣泛接受使用。具體分析按事前、事中、事后進行具體分析：從使用者的角度來分析高校校務服務，需要從辦事前讓使用者能便捷的找到服務，了解辦事的過程和需要準備的材料；辦事中需要能便捷的填寫表單、實時了解審批進度、讓數據多跑，讓人少跑腿，并縮短審批時間；辦事后能方便的統計查詢辦事情況，將業務過程數據沉淀下來，以做評價與反饋；最好，在日常運營維護中，能夠便捷的分析業務流程實例數據，便于業務部門優化決策與服務。舉例說明：學校除了復雜流程外，其實還有很多要對接的流程，例如說畢業離校流程，需要和多個系統進行數據對接，當驗證過學生已經無欠費后可以進行畢業離校申請；針對業務系統對接的問題，網辦平臺通過兩種方式來實現，與數據中心對接通過配置的方式來實現數據的讀取，與業務系統對接進行數據的讀取操作，可以通過插件的方式來進行對接，隨著對接的系統越來越多，插件庫也越來越豐富，這也是一個逐步完善的過程。

3 結語

構建高職院校網上辦事大廳要落實以下幾點：打通用戶入口、千人千面服務；打通用戶入口、服務送到手邊；打通數據孤島、盤活數據資產；打通身份屬性、靈活區分服務；打通部門協作、提升服務體驗；網上辦事平臺本身應該是可以提供呼叫中心接入服務、PC 端網辦辦事、移動端掌上辦事，除此之外還可以對接外部系統，如易班、釘釘等，把這些外部系統作為網辦平臺的一個接入渠道，可以在這些渠道上提服務申請，服務的處理還是在網辦平臺上，這樣既滿足了行政、政策上的要求，又能保持學校業務服務的自主性。同時網辦平臺還應保證可以通過微信企業號、服務號的接入打通了校外、校內服務。校園網上辦事大廳要提供一站式流程服務，是校園用戶啟動流程、接受服務、辦理任務、審批任務的統一入口。對后臺而言，網辦平臺要支持可視化建模，提供拖拽式、所見即所得的圖形化表單設計能力，以及表單數據自動創建關系型數據模型，實現無需程序開發，極簡配置上線。

網上辦事平臺的落地是真正實現高職院校“最多跑一次”改革的具體體現，是高校改變辦事作風、提高辦事效率的重要途徑，也是促進智慧校園建設，檢驗智慧校園建設成果的重要抓手。