運用PDCA循環改進血站人事檔案管理工作探究

文/山東省血液中心 王靜

血站人事檔案管理是血站人力資源管理的重點工作之一，在血站公開招聘、專技人才隊伍建設以及干部選拔考察任用等方面起到了十分重要的作用。2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，對血站人事檔案管理工作和管理者均提出了更高的要求。我國現已全面邁入信息化和科技化的時代，為順應時代的發展，需不斷提升血站人事檔案管理工作效率和工作質量，本文基于PDCA循環原理，對人事檔案信息化開展了一系列優化工作，以期能夠找出現階段人事檔案管理存在的問題，并給出有效的工作措施，進而提升檔案管理的質量和效率。

一、血站人事檔案管理內容及PDCA循環

（一）血站人事檔案管理內容。血站人事檔案包括履歷表、考核表、學習學歷材料、職稱材料、黨團材料、獎懲材料、工資材料、任免材料等，是血站工作人員在學習、工作、職稱、科研學術、獎懲等方面的真實記錄和反映。人事檔案的有效管理有利于血站人事管理，是血站人事管理科學化標準化的前提。

（二）PDCA循環。PDCA循環最初是由美國質量管理專家提出的環式四階段循環管理模型，目的是提高管理質量。原理是將計劃、實施、檢查、處理四個步驟循環結合，通過四步驟評價、分析，提出解決方法，且四步驟不斷循環，形成閉環模型，在循環中螺旋上升提高管理質量。在這個閉環中相互促進、相互優化、相互補充。將這一模型應用于血站人事檔案管理，能夠提升管理的效率性與嚴謹性。

二、新時期血站人事檔案管理存在的問題

新時期，血站人事檔案管理工作者應該在工作能力和綜合素質等方面進一步提升，必須具備相應能力素養，才能更好地促進血站檔案管理工作發展。然而，目前國內許多血站對于檔案管理工作者的能力素養重視程度不夠，導致檔案管理工作人員素質參差不齊。

（一）重視程度不夠。目前國內大部分血站對人事檔案管理重視程度不夠，導致檔案管理工作滯后，只是工作重心放到擴展血站規模和采供血專業人員素質發展上，而忽略了檔案管理人才的引進與培養，使得現有檔案管理工作者的綜合素質不高，未能達到新時期的要求，導致檔案管理工作質量并不高，在一定程度上約束了血站的發展。有的血站把主要精力放在單位的文書檔案管理上，忽視了人事檔案的管理。

（二）缺少專業人士檔案管理人才。一直以來，我國血站人事檔案管理容易受到忽視，對于相關檔案管理工作人員的挑選亦不受重視，一部分人事檔案管理員缺乏系統的理論知識，導致業務不熟練，工作中頻頻出錯，缺少專業知識和判斷力，盡管工作中花費了大量的時間和精力，但是很難保證工作質量，極大地降低了檔案管理的工作效率。另外，部分血站缺少嚴格的檔案管理制度，檔案管理人員素質低下，對于管理工作認識不足，沒有充分發揮出人事檔案對于人力資源管理工作的積極作用，這些都阻礙了血站檔案管理工作的開展。

（三）人事檔案管理者多為兼職人員，導致管理水平不能精益求精。許多血站的人事檔案管理者多為兼職，因忙于其他人事事務性工作，沒有精力對檔案散材料及時歸檔整理，有的甚至連續幾年沒有進檔整理，遇到上級檢查任務時出現突擊加班加點整理的現象，對人事檔案管理工作的質量產生了很大影響。

所以，血站在未來發展的過程中，應進一步提升人事檔案管理的重視程度，采取科學、有效的方式，增強血站工作隊伍的能力素養。

三、PDCA循環在提升血站人事檔案信息化建設的應用

（一）Plan（計劃）階段。P計劃階段是運用PDCA循環管理工具分析，現階段可以從以下幾個方面來提升人事檔案信息化的管理水平：1.加大重視程度。要想讓血站領導認識到檔案管理的重要性，需要做好相應的宣傳工作，向領導充分闡述和解釋利用信息化管理對于人事檔案工作的重要性，并在日常工作中向相關科室的工作人員普及人事檔案管理的重要性，對于日常產生的學歷、獎勵等與人事檔案緊密相關的材料需及時向人事部門歸檔，共同做好檔案的管理工作。2.充分發揮信息化在人事檔案管理工作中的應用。建立相關管理制度和工作標準，將責任細化，避免出現工作混亂的情況。制定明確的工作標準，讓所有檔案管理人員按標準執行，降低人事檔案管理的隨意性。利用現代信息技術提升檔案工作水平，有利于從技術上防止檔案涂改造假。3.加強對檔案管理者的教育和培訓，使其真正意識到工作的意義和重要性。尤其對新任的檔案管理者，應增加繼續教育培訓力度，通過參加遠程教育平臺學習和外出參加相關的培訓班、會議等方式不斷地加強自身的專業能力水平，更好地為血站人力資源工作服務。

（二）Do（實施）階段。D階段是在第一階段（P階段）制定的總體目標之下進行具體的實施。一是要全面加強人事檔案管理者的綜合素質。對于出現的問題和環節等向相關工作人員準確傳達，以不斷增強相關工作人員的專業素質，提高對于檔案管理重要性的認識，提升其專業素質。還應細化工作流程，明確工作責任。委派專門工作人員對檔案采集、裝訂和驗收工作進行檢查，減少信息錯誤情況的發生。二要全方面提升信息化的正確性和高效性。為了提升工作效率，便于人事信息的查閱審核，在改版審核工作當中一旦出現特殊情況，需要及時形成電子檔案；目錄編輯和檔案掃描的工作責任由專人獨自承擔，掃描檔案是對檔案目標編輯情況的檢查和核對，由一個人承擔這兩種工作責任，當出現目錄編輯情況不準確時，其可以將錯誤情況及時地反饋給系統并進行及時修改，提升了工作效率；還應嚴格按照《干部人事檔案工作條例》相關規定做好干部人事數字檔案工作。三要根據相關的歸檔制度，做好日常人事檔案材料的歸檔工作，確保資料的完成性和無誤性。同時做好檔案的驗真工作。對呈遞上來的人事檔案材料進行真偽辨別，確保認識檔案的真實性和權威性，同時應及時處理不符合條件的材料，對于信息失真的材料嚴禁其入檔。

（三）Check（檢查）階段。C階段主要是在第一階段（P階段）制定的總體目標之下，重點側重于查錯防弊，增加前兩階段的容錯率，同時注重總結工作。在具體實施后，對于落實檢查實施情況根據目標，核查任務完成情況，分析任務完成過程，檢查工作完成與目標的偏離程度，從而發現關鍵問題點，進行相應的總結歸納，并分析形成問題的原因。分析原因需要結合實施階段的工作記錄，留下關鍵步驟痕跡。通過這一階段的開展，針對優化措施實行的效果，通過工作量抽查、人事信息質量、小組成員及歸檔人員的實際評價，驗證工作開展的有效性，從而達到提升人事檔案管理的工作效率和信息錄入質量的目的，保證檔案庫信息的完整性和嚴謹性。同時為處置階段總結關鍵點、關鍵問題打下基礎。

（四）Action（處置）階段。A階段將針對C階段發現的問題，通過積極的解決和改進，將相關的整改方案進行推廣。要按時組織相關會議進行討論、考評，分析檢查結果，并進行總結，以便及時吸取經驗教訓，并討論改進措施。討論出的改進措施，要第一時間上報，并對其實施成果進行分析等，上級部門根據上報內容及具體情況，制定下一輪PDCA循環計劃。此階段以干部人事檔案專項審核工作為例進行說明：要結合上級的規定和要求，對干部人事檔案中出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份，尤其是檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范等進行嚴格審核。對出生日期有涂改、出生日期信息記載前后不一致、出生日期公農歷未換算的人員檔案材料進行再驗證。做到逐條梳理、查漏補缺、仔細鑒別、規范整理，一是突出嚴肅性，嚴把審核質量關，采取初審和復審交叉進行的方式進行審核。二是突出準確性，對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準確鑒別。三是嚴肅工作紀律。對審核中出現的新問題及時向站領導和上級主管部門匯報，通過一系列措施，按照上級要求保質保量完成工作任務，達到預期目的。

四、結語

血站人事檔案管理工作可以通過利用PDCA質量改進工具，對血站當前的人事檔案管理模式進行完善和優化，計劃階段注意人員和硬件建設，提升對人事檔案的認識。實施階段嚴格遵循相關規定，注意檔案工作的實效性和嚴謹性，檢查階段注意人事檔案完整性和連貫性，處置階段注重補充和總結檔案整理過程的問題，從而為下一循環管理階段提供基礎，使PDCA質量改進工具更好地服務并不斷促進血站人事檔案管理工作，順應信息化、科技化時代要求，提高血站人力資源管理水平和工作效率。