檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略初析

文/新疆烏魯木齊市中石化西北油田科研生產園區(qū) 霍超宇

我國的科學技術水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作無法滿足我國的實際發(fā)展需求，因此在檔案管理工作中需要盡快融入信息化數(shù)字管理技術，保障我國有關部門在時代的沖擊和挑戰(zhàn)下獲得更加迅速和高效的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化建設的內涵是通過對計算機和網(wǎng)絡技術的合理應用來轉換以往的檔案管理方式，即將原本的紙質文件轉化成為數(shù)字信號，將原有的內容更加多元化地呈現(xiàn)出來，數(shù)字化檔案管理技術在使用的過程中有明顯的間接性和可操作性。在當下我國的信息技術發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化建設獲得了良好的發(fā)展背景。實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設后，能夠將傳統(tǒng)的紙質文件在網(wǎng)絡環(huán)境中以電子文件的方式呈現(xiàn)出來，最終存儲在電子設備當中。

二、檔案數(shù)字化建設的實踐途徑

（一）樹立正確的檔案數(shù)字化工作意識。目前在我國的檔案管理工作中，所使用的檔案管理方式與信息時代對檔案管理工作提出的要求還存在差距，想盡快解決此問題，相關工作人員需意識到檔案數(shù)字化建設工作的重要程度，并在整個檔案管理工作當中融入先進的信息設備和技術，著手提高相關工作人員的思想認識。但檔案數(shù)字化建設工作涉及的內容較為廣泛，因此實際的建設工作存在長期性，因此在檔案管理人員不斷展開數(shù)字化建設的過程中，需要保障工作主體、介質和客體之間的統(tǒng)一聯(lián)系，在此項工作當中，工作人員是實際落實者，因此為加快檔案數(shù)字化建設工作的落實速度，需要著手提升工作人員自身的專業(yè)水平和思想觀念，促使工作人員能夠從根本上保障檔案數(shù)字化建設工作的達標程度。如：某企業(yè)為保障檔案管理人員樹立正確的檔案數(shù)字化建設工作意識，在日常的大小會議和企業(yè)文化中都融入了相關概念，引導工作人員展開學習。此外該企業(yè)還要求工作人員自主學習檔案數(shù)字化建設相關概念，并在每周的例會上進行分享，切實落實了引導工作人員樹立正確工作觀念的任務。

（二）做好檔案鑒定工作。眾所周知，檔案管理工作量大，主要原因在于檔案資料的數(shù)量多，且其中也包含大量冗雜重復的內容，因此工作人員需要耗費較多的時間和精力進行檔案資料篩選，將能夠永久保存以及價值較高的資料挑選出來，并針對此類資料進行數(shù)字化管理，通過合理的手段提升檔案數(shù)字化建設工作的實際價值。且有關部門也要注意控制數(shù)字化建設的成本和開發(fā)使用收益之間的對比，并通過對檔案資料的合理管理，區(qū)分不同種類檔案之間的劃分關系，進行有針對性的檔案資料篩選。如：某企業(yè)檔案管理人員在進行檔案數(shù)字化建設的過程中，系統(tǒng)進行了檔案資料的篩選，根據(jù)檔案的內容將檔案資料進行劃分，將有較高價值的檔案資料進行數(shù)字化管理，并按照重要程度繼續(xù)細分，切實保障了檔案數(shù)字化建設工作的質量。

（三）專業(yè)化檔案信息采集和建庫。專業(yè)化的檔案信息的采集和整理入庫工作能夠對整個檔案數(shù)字化建設工作起到重要的完善作用，同時可提高檔案數(shù)字化建設工作的專業(yè)性，相關工作也能獲得更加規(guī)范和全面的發(fā)展。如：某檔案數(shù)字化管理人員使用保障檔案信息采集整理工作專業(yè)程度的方式提升了自身對檔案管理工作和資料內容的理解程度，同時對檔案資料進行全方位的分析后，該工作人員在潛移默化中將數(shù)字化和信息化優(yōu)勢融入了整個檔案數(shù)字化建設工作當中，最終達到了高效整理大量資料的目的，促使檔案數(shù)字化建設工作更加規(guī)范化的發(fā)展。

（四）培養(yǎng)專業(yè)管理人員。我國當下對檔案數(shù)字化建設工作的重視程度越來越高，因此許多高校發(fā)現(xiàn)行業(yè)發(fā)展趨勢后開設了檔案管理專業(yè)。眾所周知，檔案管理工作必須由專人負責，而檔案數(shù)字化建設不僅要求工作人員具有優(yōu)秀的專業(yè)能力，還需要具備信息技術使用能力，為保障檔案管理工作的效果，企業(yè)可以與高校取得合作，同時自己也應著手培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員，確保每名工作人員都有專業(yè)的檔案管理能力。如：某企業(yè)為保障自身檔案數(shù)字化建設工作的質量和實際落實效率，與當?shù)馗咝Ｈ〉昧寺?lián)系，進行校企合作，即在企業(yè)內部為高校學生提供實習崗位，在學生實習的過程中選擇與企業(yè)發(fā)展和檔案數(shù)字化建設工作相符合的學生簽約，完成人才引進。

三、檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀和發(fā)展的有效策略

（一）檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀。相關法規(guī)已有明確規(guī)定，指出發(fā)展檔案數(shù)字化建設需要加快。在此類方針的指導下，我國多地已經開始進行檔案數(shù)字化建設的試點，且各地的相關部門都在不斷地建設工作過程中探索完善，同時對新的文件檔案進行數(shù)字化處理，建立了數(shù)據(jù)庫，切實提高了檔案管理工作的價值和現(xiàn)代化水平。但目前國內的檔案數(shù)字化建設正處于起步階段，依舊需要提高，主要工作集中在數(shù)字化檔案館的建設當中。在我國電子政務較為發(fā)達的一線城市，檔案數(shù)字化建設已經基本普及，部分城市的檔案數(shù)字化建設工作已經進入了第二階段，雖然整體發(fā)展仍需完善，但我國的檔案數(shù)字化建設工作已經有了整體的發(fā)展方向。

（二）檔案數(shù)字化發(fā)展策略。1.創(chuàng)新服務觀念和內容。未來我國的檔案數(shù)字化建設不可避免的需要對服務觀念和具體內容進行創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，數(shù)字化檔案管理工作的包含度更高，針對性也更強。在檔案數(shù)字化建設過程中，需要根據(jù)客戶的實際需求實現(xiàn)資源共享，且企業(yè)也可以根據(jù)自身實際能力開發(fā)專門進行檔案數(shù)字化建設的管理平臺，對其中存儲的信息進行篩選和提煉，并將有價值的檔案資料進行整合，提升企業(yè)自身的自主創(chuàng)新能力。如：某企業(yè)對自身的紙質檔案資料進行了全面的數(shù)字化轉換，同時對于光盤類的文件資料進行了全面的規(guī)格統(tǒng)一，按照格式類型的不同進行了統(tǒng)一的規(guī)范化管理。且該企業(yè)還在內部建設了多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，將在多個渠道收集的檔案資料信息編制成多媒體檔案資料進行保存，同時在檔案數(shù)字化建設的過程當中不斷完善，有效提高了檔案管理工作的質量。2.檔案數(shù)字化業(yè)務外包。我國社會的分工日漸細化且專業(yè)化程度也在不斷加強，在此種背景下，檔案管理部門僅依靠自身力量進行的檔案管理工作效率已經日漸低下，逐漸無法滿足社會發(fā)展的需求。因此目前國內部分檔案館開始嘗試將自身以往的檔案管理工作與社會力量相結合，簡單講就是將檔案管理工作外包給第三方機構。在選擇外包企業(yè)時需要將專業(yè)能力和經驗作為選擇時的參考原則，既能夠節(jié)省自身的管理精力，又有助于提升檔案數(shù)字化建設的質量和效果。雖然當前的檔案數(shù)字化建設外包處于起步階段，但未來此種工作方式會成為檔案數(shù)字化建設工作的實際發(fā)展趨勢。業(yè)務外包是企業(yè)的創(chuàng)新經營管理模式，指在傳統(tǒng)工作中需要企業(yè)內部人員或組織負責的非核心業(yè)務工作，企業(yè)可以選擇將工作外包給更加專業(yè)和優(yōu)秀的團隊，同時充分利用外包企業(yè)的專業(yè)化資源保障自身經營成本降低，達到提高工作效率和自身綜合競爭力的目的。總體而言，檔案數(shù)字化建設工作包括檔案資源的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)化檔案庫的建設。此外，外包企業(yè)還要進行檔案資源的數(shù)字化整理和網(wǎng)站維護等工作，而在此過程中企業(yè)需要做的是檔案數(shù)字化建設的前期準備工作，并不定期地對數(shù)字化業(yè)務進行監(jiān)督和檢查。如：某企業(yè)選擇將自身的檔案數(shù)字化建設工作外包，因此在外包機構的選擇上，嚴格保障外包機構的專業(yè)性和可靠程度。同時根據(jù)自身發(fā)展的實際需求對外包機構的專業(yè)技術和業(yè)務處理能力進行了全面的調查與評估，為保障調查結果的準確性，該企業(yè)還對外包機構近幾年的業(yè)務案例進行了研究，通過其他企業(yè)對該機構外包服務的滿意程度判斷機構的專業(yè)性。3.加大人才的培養(yǎng)力度。企業(yè)間的競爭歸根結底是人才的競爭，人才是社會需要的主要資源，檔案數(shù)字化建設工作也需要專業(yè)人才不斷地完善和落實，因此在進行人才選擇和培養(yǎng)時需要注意傳統(tǒng)的檔案管理形式已經無法適應現(xiàn)代社會的實際發(fā)展內容，因此企業(yè)對于內部的檔案數(shù)字化建設工作人員需要不斷提高培訓力度，保障其能夠適應不斷發(fā)展的社會和技術要求。如：某企業(yè)定期組織內部檔案數(shù)字化建設人員參與培訓，同時為保障檔案數(shù)字化建設工作的平穩(wěn)落實將相關工作人員分成批次參加培訓。為減少人才流失的現(xiàn)象，該企業(yè)還幫助專業(yè)人才進行了合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，保障人才的發(fā)展方向與企業(yè)的實際發(fā)展目標相吻合，為后續(xù)的檔案數(shù)字化建設工作奠定了堅實基礎。4.解決工作中的技術問題。檔案數(shù)字化建設需要專業(yè)技術的支持，因此在實際工作中需要考慮技術和實用性之間的聯(lián)系。眾所周知，技術的發(fā)展需要大量資金，企業(yè)可以通過技術外包的形式緩解自身技術和資金不足的現(xiàn)狀，通常企業(yè)的做法是直接購買已經成型的檔案數(shù)字化管理軟件或系統(tǒng)。或將相關工作進行外包，都能有效解決且與檔案數(shù)字化建設當中存在的技術問題。如：某企業(yè)由于自身的資金需要投入企業(yè)發(fā)展中，因此在進行檔案數(shù)字化建設的工作時，購買了市面上已經成型的系統(tǒng)，在挑選系統(tǒng)的過程中，該企業(yè)經過了大量的對比，將企業(yè)自身的發(fā)展和后續(xù)經營方向與檔案數(shù)字化建設系統(tǒng)的功能結合參考，有效解決了自身在實際的檔案數(shù)字化建設過程中面臨的技術問題。

四、結束語

綜上所述，在信息時代，我國的檔案管理工作也要與時俱進，傳統(tǒng)的工作模式已經無法滿足工作需求，因此工作人員需要全面認識到檔案數(shù)字化建設的價值，通過對科學信息技術的合理應用，發(fā)揮相關工作的實際價值，為我國檔案管理工作提供持續(xù)推動力。