創新人事檔案管理制度之我見

文/青島市食品藥品檢驗研究院 劉濟敏

一、人事檔案管理制度的歷史

從人類文明的發展歷史來說，人事檔案是發展的必然產物。我國人事檔案的歷史悠久，在商周時期就已經記載，在漢代，人事檔案已經發展成熟，再后來，我國出現了最早的人事檔案。新中國成立之后，我國開始重視人事檔案，人事檔案逐漸發展起來。

20世紀50年代中期，為了適應社會發展需要，順應當時計劃經濟對人力資源的配置需要，我國借鑒了其他國家的人事檔案管理經驗，尤其是蘇聯的管理經驗，結合我國當時的國情建立了人事檔案制度。具體說來，人事檔案管理主要包括以下幾個環節：一是搜集資料；二是對收集的資料進行管理；三是對資料進行鑒定；四是對鑒定之后的資料進行保管；五是將保管的資料進行傳遞。以上環節都完成就可以為社會提供服務，要想做好人事檔案管理的相關工作，需要對以上各個環節進行管控。除此之外，還要在一定程度上進行改革和創新。隨著時代的發展，人事檔案管理制度在不斷地變化，只有這樣才能夠滿足社會發展需求。

二、人事檔案管理制度亟須改革

隨著我國經濟的發展，我國的基礎建設水平逐漸提高，尤其是科技的應用，不僅加快了經濟的發展速度，還影響了人們的生活。交通的便利，使人口流動更加頻繁。隨著人口流動，各個地方的人事檔案管理制度正在面臨嚴峻考驗。通常情況下，人事檔案主要由勞動部門進行管理，后來被更多部門管理，其中包含了人才交流中心、勞動服務中心等。如今，人事檔案可以在不同地方存檔，人事檔案管理也正在朝向多元化方向發展。為了適應時代發展，人事檔案開始流動，所以，傳統的人事檔案管理制度亟須改革創新，現從以下四個層面闡述改革的原因：

從人事檔案發展的層面來說，以往的人事檔案用途比較少，主要是用來考察人才，從而選拔優秀人才。如今，我國實行的是市場經濟體制，用人制度發生了很大的變化，以往的人才聘用方式是任命制，現在人才聘用的方式是自主招聘，人們就業觀念徹底改變。因此，人才流動變得越來越頻繁，人才往更有發展前景的城市聚集，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，但也給人事檔案管理增添了活力，突出了人事檔案管理的重要性。

從人事檔案的內容層面來說，以往的人事檔案主要用來突出某個人的工作貢獻，如今逐漸變成了個人經歷簡介。主要包含以下幾個重點部分：一是個人的業務能力；二是工作履職經歷；三是學習經歷；四是業績表彰獎勵情況等。充足翔實的資料可以在需要的時候隨時查閱。

從人事檔案管理層面上看，以往主要由政府統一管理的模式，如今正在朝社會化方向轉變，逐漸實現人事檔案的社會化管理，但是難點在于管理跟不上人才流動的速度，在不同地方進行委托保存并不能夠從根本上解決人事檔案管理制度的問題。可以將人事檔案換一種方式進行存檔，將以往的紙質檔案轉變成互聯網存檔，從而適應人才流動市場。

從人事檔案體制層面來看，以往的管理體制比較封閉的，并不是誰都具有查閱權限。人事檔案管理的思維比較古板。現在已經逐漸變為開放式管理，換句話說，任何人都可以進行人事檔案內可公示信息的查閱，從而推進了人事檔案管理改革。

三、人事檔案管理體制改革的措施

隨著社會的發展，市場經濟制度會隨之改變，人們的思維方式也要隨之改變，這樣才能夠適應社會發展。人事檔案管理為社會發展服務，也應當隨著社會的變化而改變，可以采取以下措施創新人事檔案管理制度：

（一）轉變思想，改變觀念。在當今市場環境下，人事檔案工作者要改變以往的思想，跟上時代的變化，建立創新的人事檔案管理制度，以適應市場需求的變化。隨著市場經濟體制的建立，人們的經濟生活受到很大影響，這會讓人事檔案管理新制度逐漸形成。人事檔案管理不僅會實現制度化，也會逐漸實現規范化、科學化，以便更好地服務社會。從社會層面來說，一切活動都是與人有關的活動。因此，產生更多人事檔案不可避免，同時還會有大量的人事檔案更新。人事檔案管理工作的重點內容會在一定程度上改變，相關工作者要更新觀念，這樣才能更加高效處理工作，準確分析把握哪些檔案能夠完全開放，哪些檔案不能完全開放，哪些檔案必須保密，實現人事檔案管理制度的創新。

（二）加強人事檔案的法制化建設。人事檔案建設需要政府改變管理職能，推進相關法律的建設，讓人事檔案管理法制化。同時，還應當具有程序化的管理機制。在新的人事檔案管理制度中，要嚴格遵守《檔案法》，讓相關工作人員意識到人事檔案管理制度有法律可以依據。要依靠法律進行檔案的保管工作，保護好每一份人事檔案，使人事檔案工作在法制背景下更加順利，促進人事檔案管理制度的創新。

（三）提高人事檔案利用率。任何一項制度的改革都與這項制度的使用率有直接關系，人事檔案管理制度的創新也不例外。人事檔案材料非常重要，它不僅可以影響人們的工作，甚至可以總結個人的人生，人事檔案材料在某種程度上能夠體現很多個人信息。不僅會記錄一個人的過去，也會記錄一個人的成長歷程，是跟隨一生的寶貴資料。所以，人事檔案管理制度的創新才顯得尤為重要。人事檔案工作是國家干部工作中非常重要的部分，人事檔案會影響一個人的生活和工作，所以建立完善的制度會極大提高人事檔案管理工作的效率，推動經濟的發展。除此之外，人事檔案工作者需要通過良好的制度管理檔案，提高人事檔案的利用率，激發工作熱情，意識到自己在為社會服務，更加真切地感受到這份工作的價值。

（四）人事檔案制度應為社會經濟、科技發展提供有效服務。人事檔案管理制度的創新能夠為社會更加有效地服務，這是社會發展所需要的。在科技滲透到各個領域的今天，人事檔案管理應該利用科技，而不是讓檔案放在某個角落，將人事檔案轉變成可流動的“活”信息非常重要。因此，人事檔案管理工作者應該重視相關制度的建設，在科學技術的基礎上，建立更加完善、容易執行的人事檔案管理制度。人事檔案管理工作人員應該認真將檔案資料進行以下操作：第一、將資料系統收集；第二、將資料分類；第三、將資料保存；第四、將資料傳遞。避免在新的管理制度下，資料出現丟失或者凌亂的情況，更好地為經濟建設、科技進步、社會發展提供有效服務。

四、開拓創新完善的檔案管理制度是檔案管理工作者前進的動力

對于國家來說，檔案資源是非常重要的資源。隨著社會的發展，檔案資源應該被更好地利用。一個重視人才的國家才會有巨大的發展前景，所以國家需要利用好檔案資源。這就要求檔案管理工作者不斷開拓創新，優化檔案管理制度，科學有效利用檔案，實現檔案資源利用效率最大化。檔案管理工作人員需要探索新的管理方法與途徑，盡可能創新人事檔案管理新制度，避免傳統制度的弊端，在科學技術的基礎上，建立與時俱進的檔案管理制度。盡管檔案管理制度需要進行創新，但是也要遵循相關原則，更好地進行人事管理工作。開拓創新檔案管理制度需要解決以下幾大問題：

（一）檔案內容不規范，質量不高。在人事管理中，檔案管理是最為基礎性的工作，但是有一些檔案會出現內容不規范的問題，導致這些檔案的質量比較低下。主要的內容問題：一是檔案材料內容在填寫的過程中會出現前后差異大的問題，而且內容會出現各種各樣的形式，整體檔案內容并不統一。二是檔案材料短缺嚴重，有一些檔案材料的歸類也不夠準確，檔案的規格會出現一定問題。三是檔案一般記載的都是個人基本信息，比如個人履歷，或者社會關系等，反映個人優勢點的內容很少涉及。因此，在新的檔案管制制度下，以上這些內容都需要被完善，最好同時利用計算機技術予以保存。

（二）部分檔案工作者不太重視檔案材料，以至人事檔案得以充分利用。一些領導不是很重視檔案管理工作，工作人員對自身的要求逐漸變低，甚至有一些流于表面形式。所以，創新的檔案管理制度需要對以上問題嚴格要求。如果出現以上問題，根據相關制度給予適當考核。如今的人事調動越來越常見，所以檔案的利用率也就越來越高，根據對檔案信息的分析，找出最優秀又合適的人才，新的檔案管理制度需要完善人才方面的分析挑選。

（三）人事檔案管理制度還不夠完善。人事檔案管理人員要根據完善的制度開展工作，而不是忽視制度，對兢兢業業工作的人員應給予待遇方面的適當傾斜，對于敷衍了事的工作人員給予嚴重警告等處罰。要用良好的制度約束工作人員的行為。

五、結束語

總體來看，人事檔案管理制度需要根據時代發展需求進行創新，在發展中尋找更加完善合理的制度，打破原有制度的局限，用新的思維方式建立良好的制度。有了良好的制度才能夠更好地約束檔案管理工作者，提高檔案管理工作效率，為社會提供更好地服務，為國家選拔更加優質的人才，為國家發展人才戰略做出突出貢獻。