新形勢下高校機要文書檔案的管控探析

文/四川水利職業技術學院 余躍

高校機要文書檔案通常指的是高校內部的各類機密檔案，且具備不宜公開的特點，高校作為重要的教育、科研場所，在日常教學以及管理工作當中，會產生和接收大量的機要文書材料和信息，由高校相關管理人員通過收集、整理之后，歸檔保存，形成機要文書檔案。機要文書檔案材料是高校的各項教育事業活動開展的重要憑證，見證著高校的發展與變遷，為今后的教育工作以及高校的發展轉型提供重要的理論指導依據。因此，高校機要文書檔案具有較高的利用、存查價值。隨著社會的快速發展與進步，產生的大量數據信息也使得檔案管理工作的難度大幅度增加，檔案管理工作面臨著新的問題和挑戰，而高校作為重要的機要文書檔案保存場所，怎樣積極順應時代發展形勢，加強機要文書檔案管理，提高管理效率和質量，是當前高校檔案部門必須要重點解決的問題。

一、高校機要文書檔案管理存在的問題

（一）信息技術的快速發展與普及對檔案保管工作產生的影響。近年來，隨著社會經濟的快速發展，計算機技術也得到了快速的發展與更新，網絡化的普及，使得許多傳統的檔案管理工作逐漸朝著數字化、信息化方向快速發展，從而大幅度提高了檔案管理工作的整體管理效率和質量。但是隨著網絡的快速發展，也存在一定的安全隱患，當前信息安全問題日益突出，對高校機要文書檔案管理與保密工作也帶來了極大的挑戰和壓力。隨著網絡化越來越開放，辦公自動化程度不斷提高，對于一些機密文件，如果儲存介質或者方法不當，很可能會出現泄密的情況。近年來，我國國民經濟穩步增長的同時，經濟實力與國際地位也不斷提高，國際上許多敵對勢力和團伙會采取現代化高科技手段和方法對我國一些重要的機密文件進行監控與竊取，嚴重威脅我國的信息安全，導致保密防范的整體難度也越來越大。因此，高校機要文書檔案保密與管理工作依然面臨著嚴峻的考驗。

（二）相關法律的修訂對檔案管理制度產生的影響。隨著新的《保密法》開始實施，其中對解密條件增加了新的規定，一是正式公布自動解密；二是保密期滿自動解密；三是主動審查及時解密。《檔案法》規定：保密檔案的管理和使用，對于密級的變更與解密一定要嚴格按照相關規定要求和法律法規進行辦理和執行。以往因為檔案解密制度不明確，會出現解密檔案未能按時解密，占用檔案的管理資源，嚴重影響檔案管理的效率和質量。隨著新的法律修訂和實施，為文件的按時解密提供了有效的法律依據和支持，也對完善解密制度及相關工作的執行提出了更高的要求，為機要文書檔案管理工作的穩步開展帶來了新的挑戰和困難。

（三）傳統機要文書檔案管理觀念對檔案資源利用所產生的影響。傳統的檔案保密工作中，重保輕用觀念影響非常大，且普遍存在涉密檔案資源利用不足的情況，相關查閱者或借閱者因為檔案審批手續煩瑣和復雜，且這些檔案文件是不能被隨意復制的，時常出現棄用涉密檔案的情況，導致一些非常有價值的機要文書檔案被長時間放置在高校中保存，大量的檔案資源被浪費，檔案管理人員自身的工作價值也無法充分體現。檔案管理的最終目的是為利用檔案，更好地服務于科研教育工作及活動的開展。因此，在嚴格遵守相關規章制度和保密規定的基礎上，應當充分發揮其存在的價值，從而進一步實現檔案信息資源的科學合理化利用。

二、當前高校機要文書檔案管理的具體策略

在高校機要文書檔案管理工作具體實施過程中，嚴格落實相關管理制度和工作標準是保障文書檔案管理工作穩步開展的重要基礎。機要文書檔案管理一定要嚴格按照《保密法》與相關高校涉密檔案管理規定執行和落實，要保障檔案的收集、整理、移交與保存工作嚴格按照規定的流程逐步落實，保障文書檔案管理工作準確無誤、扎實有序地開展和落實。當前新形勢下，高校機要文書檔案管理工作依然存在諸多問題有待改善，具體可從以下幾個方面入手：

（一）充分利用現代化信息技術，保障文書檔案管理工作穩步開展。隨著互聯網信息技術的普及和快速發展，在為人們的日常生活和工作提供便利的同時，在某種程度上，也為竊密行為創造了有利條件，同時檔案保密工作的技術手段也有了很大的改善。因此，在現代高校文書檔案管理工作實施過程中，一定要充分發揮計算機信息技術的優勢，使其能夠更好地服務于高校機要文書檔案管理工作。可以從以下方面著手：首先，要積極采用先進的技術，不斷強化保密技術的應用與管理。加強計算機網絡保護措施和技術升級，對于涉密文件要安裝技術防范軟件和設備，防止高科技竊密活動的入侵。其次，還應當完善計算機文件保密制度，對于涉密計算機或儲存必須要禁止接入公共網絡，妥善保管，國家機密信息和文件要嚴禁儲存在非涉密計算機上。還應當不斷提高檔案管理人員的綜合能力與信息技術應用水平。檔案管理人員必須要積極順應時代發展趨勢，合理利用計算機，保障檔案管理工作的整體效率和質量。檔案管理人員可以在涉密計算機上開發數據庫管理程序，將相關檔案信息數據上傳到數據庫當中，從而實現和滿足機要文書檔案電子信息的檢索、登記以及快速查詢功能。最后，應當切實做好互聯網防泄密工作。相關部門一定定期安排工作人員對計算機進行技術檢查與管理，最大程度上保障涉密信息不會出現在聯網計算機當中。

（二）完善檔案解密制度，高效管理機要文書檔案。機要文書檔案管理過程中，應當根據文件的機密等級，將其分為內部檔案與涉密檔案，涉密檔案的管理要求會更加嚴格，對于檔案庫房相關時設施要求和安全等級也會越高，在查閱和借閱過程中，也會更加嚴格，如果涉密檔案未能按時解密，將會占用管理資源，導致檔案的利用便利程度受到極大的影響。隨著新《保密法》當中解密制度的完善和調整，檔案部門也應當針對實際情況及時完善檔案的解密制度體系，對于檔案的保密程度和屬性進行及時的調整和修正。

高校機文書檔案管理人員在整理與保管涉密文件的時候，要嚴格按照解密規定要求，對于符合解密要求的相關檔案文件材料屬性及時調整，改為內部文件，在文件歸檔以后，相關檔案管理人員必須要及時將文件解密信息上報上級單位，并注意檢查保密期限，對于符合要求的檔案應當及時解密，從而最大程度上保障檔案管理的整體效率和質量。

（三）正確協調保密和利用之間的關系，提高文書檔案利用率。檔案科學合理地利用是提高檔案自身利用價值和作用的重要手段，也能夠充分體現檔案的價值，檔案管理的主要目的是檔案價值最大化。因此，檔案管理工作人員一定要積極轉變傳統的管理觀念，從而合理調節和處理保密與檔案利用之間的關系，不能只注重利用或者只注重保密工作，兩者之間要綜合衡量，不能忽視了某個方面。檔案管理人員要最大程度上發揮檔案在科研教育以及日常管理工作中的重要作用和價值，可以從以下方面入手：首先，要保障歸檔工作的整體質量，做好檔案歸檔工作是檔案保密和利用的重要基礎前提，高校機要文書檔案管理人員在檔案收集、整理工作過程中，一定要對每一份文件材料進行仔細的核查和檢驗，當出現材料缺失或者不完整的情況，要及時做好補齊工作，最大程度上保障歸檔材料的完整、齊全，從而不斷提高檔案的實際利用價值。其次，應當強化檔案編研工作，要加強檔案的編目、檢索以及編研等工作流程，完善健全的檢索體系，對重點檔案要進行匯編，保障檔案的系統性和完整性，最大限度上滿足工作需求。應當加強檔案制度宣傳工作，高校檔案部門應當加大涉密檔案利用制度的宣傳，保障相關人員都能夠熟悉檔案的利用流程和具體方法，在制度責任明確、清晰的基礎上，保障涉密檔案的利用流程科學合理化，并且做到過程有據可查。

（四）機要文件要實行精細化、多方位管理。在對相關文件進行管理過程中，要根據不同文件的類型進行具體的標號，文件整理完畢之后，要進行分類編號，根據具體的類型進行有序存放。在日常工作當中，要定期對文件進行整理和編排，辦理完畢的文件要按照編號存放在保密柜當中。重點文件通常與高校的改革與發展有著密切的關聯，因此，相關人員應當提高傳閱速度，相關部門也必須要加快辦理速度。可能會存在多次借閱的情況，所以，機要人員應當進行重點管理，做到及時收回和快速找出。

三、結束語

隨著計算機信息技術的快速發展與普及，高校機要文書檔案管理工作也面臨著新的挑戰和困難，管理難度大幅度增加。因此，在實際工作中，高校方面一定要積極順應時代發展趨勢和需求，積極采用先進的技術，不斷強化保密工作，最大程度上體現文書檔案的利用價值和作用。