淺談電子檔案對疾控檔案管理發(fā)展的推動作用

文/煙臺市疾病預(yù)防控制中心 閆愛軍

疾控中心在實施各項工作中，檔案資源在其中發(fā)揮著非常重要的參考作用，在最大程度上提升疾控檔案管理資料使用效率與價值，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理工作中面臨的重點問題。如今，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化逐漸成為各個行業(yè)主要的發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公方式，在對資料進行收集、整理以及查閱時，都可以通過計算機系統(tǒng)來完成。檔案就是對信息技術(shù)使用的基礎(chǔ)上，將計算機系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力、傳輸能力以及存儲等功能作用充分發(fā)揮出來，從而在更大程度上提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。因此，對于我國疾控中心而言，通過加強電子檔案管理建設(shè)工作，不但可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)復(fù)雜的檔案管理方式，對于整個檔案管理工作發(fā)展也有著非常重要的推動作用。

一、目前疾控中心檔案管理中存在的問題

（一）缺少先進的檔案管理觀念。通常情況下，疾控中心的各項研究工作都是在疾控檔案資料分析的基礎(chǔ)上開展的。所以，疾控檔案資料在疾病研究過程中起到了非常重要的參考作用。但在目前疾控檔案管理工作中還存在著非常多的問題，這主要是因為長時間受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，很多檔案管理人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，在思想方面沒有樹立正確的檔案管理意識，很多情況下會認為檔案管理工作就是簡單地對紙質(zhì)資料進行收集與整理，沒有根據(jù)具體情況制定出完善的檔案管理制度，同時各方面投入的資源不足。長此以往，導(dǎo)致疾控檔案管理工作在整體上呈現(xiàn)出了非常明顯的復(fù)雜性與混亂性等特點。另外，一些檔案管理人員自身專業(yè)性達不到相應(yīng)的標準要求，同時缺少足夠的檔案管理技能與經(jīng)驗，這就導(dǎo)致在實際的管理工作中，還不能實現(xiàn)對計算機技術(shù)的合理性運用，從而對檔案管理工作的高效性以及完整性帶來了一定影響，也對疾控檔案管理工作的開展形成了非常嚴重的阻礙。

（二）檔案資料質(zhì)量有待提升。在疾控中心以往的檔案管理工作中，通常都是對紙質(zhì)資料進行收集與管理，不但工作量比較大，同時資料內(nèi)容比較分散，導(dǎo)致最終的檔案管理質(zhì)量一直得不到明顯提升，這就需要更多的人力投入到檔案管理工作中，對檔案資料進行劃分與整理，這種工作模式不但會對檔案儲存效果帶來一定影響，也會進一步降低檔案資料的使用效率與價值。另外，因為紙質(zhì)資料本身耐久性比較低，在經(jīng)過長時間的保存之后，可能會出現(xiàn)不同程度的腐蝕、潮濕以及霉菌等問題，這就在很大程度上減少了檔案資料的保存年限，對檔案資料使用人員帶來了一定困擾。

二、疾控中心加強電子檔案建設(shè)工作的重要意義

（一）疾控檔案的重要性。疾控檔案資料不但在各項衛(wèi)生防疫工作開展中起到了非常重要的橋梁作用，也為防疫工作人員作出重要決策提供了非常重要的參考作用，有利于各項防疫研究工作的順利開展。結(jié)合實際情況可以了解到，疾控檔案中涉及的內(nèi)容比較多，一般主要包括衛(wèi)生防疫調(diào)查案例、實驗分析、數(shù)據(jù)報告、防疫方案以及實測觀測等內(nèi)容。通常情況下，檔案資料都是對最原始的內(nèi)容進行收集與整理，所以在使用過程中可以體現(xiàn)出非常明顯的真實性與可追溯性，可以為衛(wèi)生防疫、醫(yī)學(xué)技術(shù)救援以及環(huán)境保護等工作開展提供非常重要的基礎(chǔ)條件，是現(xiàn)代技術(shù)量不斷發(fā)展的結(jié)果，當出現(xiàn)一些新的研究項目時，疾控檔案可以為其提供非常準確的信息資料，從而可以有效促使科研項目的成功。

（二）加強電子檔案管理建設(shè)的重要性。針對目前疾控檔案管理工作中存在的問題，加強電子檔案管理建設(shè)，實現(xiàn)對信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用有著非常重要的作用，具體主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.可以方便疾控檔案資料的保存。在現(xiàn)代社會發(fā)展中，疾控工作是一項非常重要的衛(wèi)生預(yù)防工作，與人們的生命財產(chǎn)安全有著非常密切的聯(lián)系，因此在實施過程中具有一定的長久性。如今，隨著疾控檔案資料的不斷增加，即便采取更加完善的檔案保存方式，紙質(zhì)檔案都不可避免會遇到腐蝕或者是變質(zhì)等問題，并且在經(jīng)歷較長的時間之后，檔案資料可能會出現(xiàn)破損以及缺失現(xiàn)象，再加上檔案資料在保存過程中會不斷被使用，從而在一定程度上減少了檔案資料的使用年限。同時，在以往的檔案資料管理中，都是通過人工操作的方式對檔案資料進行劃分與整理，在整理過程不可避免地會面臨各種失誤，從而對后期資料的查閱與使用帶來一定難度。紙質(zhì)資料的不斷增加，對于儲存空間方面也有著非常高的要求，需要在其中投入非常多的人力與物力，從而在一定程度上影響了檔案管理工作效率。而通過加強電子檔案建設(shè)工作，可以使用計算機系統(tǒng)對檔案資料進行合理劃分與保存，通過掃描將紙質(zhì)檔案內(nèi)容保存在硬盤中，有效防止各種信息差錯問題的產(chǎn)生。同時，在對檔案資料進行查閱時，也可以直接通過計算機系統(tǒng)來進行，這在很大程度上減少了對紙質(zhì)檔案的使用與破損，從而有效保證檔案資料的完整性。另外，通過使用計算機技術(shù)對檔案資料進行收集、整理與查閱，可以有效減少檔案管理人員工作總量，對于提升疾控檔案管理工作效率有著非常重要的作用。2.檔案查詢便利，具有明顯的開放性。將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于疾控檔案管理工作中，各部門可以利用自身權(quán)限對檔案資料進行查閱，同時也可以將所需要的資料進行打印，這在很大程度上提升了檔案信息資料的共享價值，并且提升了資料查詢效率，節(jié)省了工作人員查詢資料時所花費的時間。3.降低檔案管理風(fēng)險與成本。加強電子檔案建設(shè)工作，可以將每一個管理環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成，實現(xiàn)對檔案資料的遠距離傳輸，通過這種方式不但減少了對紙張的使用，還在一定程度上減少了檔案管理成本的投入。

三、加強疾控電子檔案管理建設(shè)的相關(guān)策略

（一）樹立先進的檔案管理觀念。疾控中心要想保證電子檔案建設(shè)工作順利開展，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立先進的管理意識，全面認識到檔案管理工作對自身發(fā)展所產(chǎn)生的重要性，不斷提升檔案管理工作水平。同時，要結(jié)合實際情況制定出完善的檔案管理制度，對具體的檔案管理程度與方法進行明確。另外，還應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，通過學(xué)習(xí)可以促進檔案管理人員進行有效溝通與交流，同時對先進的電子檔案管理技術(shù)與方法進行全面掌握，在更大程度上提升檔案管理人員專業(yè)性與素質(zhì)水平，從而更好地投入到電子檔案建設(shè)工作中，在更大程度上保證疾控檔案資料的完整性與真實性。

（二）做好檔案信息反饋工作。在疾控中心電子檔案建設(shè)工作實施中，還需要對檔案資料使用效率引起高度重視，對最終檔案資料的使用情況進行總結(jié)與反饋，這樣才能在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并結(jié)合采取有效的措施進行解決。首先，疾控檔案管理工作人員應(yīng)針對疾控檔案的查詢與使用情況做好準確的記錄工作，并對最終的使用結(jié)果做好統(tǒng)計，然后將統(tǒng)計結(jié)果反饋給相關(guān)人員。其次，疾控檔案資料使用人員可以對檔案資料使用中的感受進行總結(jié)，找出目前檔案資料管理中存在的問題，并給予合理性的建議，從而方便檔案管理人員對工作中的不足進行完善，并從中吸取經(jīng)驗與教訓(xùn)，提升疾控檔案管理工作效率和質(zhì)量。最后，檔案管理人員可以通過電子信息技術(shù)完成檔案資料分類工作，針對每一類資料完成關(guān)鍵目錄制定工作，從而方便人員對檔案資料進行查詢，在更大程度上提升檔案資料使用的時效性。

（三）加強檔案信息化建設(shè)。在疾控中心電子檔案管理建設(shè)工作中，應(yīng)該逐漸加強硬件與軟件設(shè)施方面的投入力度，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，將資料保存到信息系統(tǒng)當中，在面對一些比較重要的疾控檔案資料時，應(yīng)該將其進行備份處理。另外，加強辦公自動化建設(shè)工作，在最大程度上將信息傳輸共享作用充分發(fā)揮，實現(xiàn)對疾控檔案資料的充分利用，同時對有價值的檔案進行充分挖掘，在更大程度上發(fā)揮出疾控檔案資料使用價值，同時也能第一時間向疫情防控工作的開展提供準確有效的信息資料。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案資料在我國疾控中心發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，可以為各項衛(wèi)生研究工作的開展提供非常重要的參考數(shù)據(jù)。因此，疾控中心一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，加強電子檔案管理建設(shè)工作，將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，可以更好地實現(xiàn)對檔案資料的全面收集與整理，有效提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，促進疾控檔案管理工作的發(fā)展。