大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理分析

文/山東省東明縣婦幼保健計劃生育服務中心 張健 張素霞

大數(shù)據(jù)的時代背景下，在醫(yī)院的檔案管理工作當中，無論是承擔檔案的載體還是檔案的存儲都朝著多元化的方向發(fā)展。當前，醫(yī)院在進行檔案管理的過程當中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更好提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，醫(yī)院要加強檔案管理的力度，開發(fā)出適合自身的實際檔案管理方法，對檔案管理模式進行創(chuàng)新，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的需求來提升自身的檔案管理水平，為醫(yī)院提供更加有效和高質(zhì)量的醫(yī)生和患者的檔案信息，保證醫(yī)院長期穩(wěn)定地發(fā)展和進步。醫(yī)院提升自身的檔案管理質(zhì)量不但可以更好地進行工作的開展，也保證了對醫(yī)療資源的充分使用和開發(fā)。

一、大數(shù)據(jù)時代給醫(yī)院的檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理理念的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理當中，一般都是遵循著檔案的收集和整理以及保存和利用的路線來進行檔案管理工作的開展，需要對醫(yī)院建立檔案的價值進行判斷，再根據(jù)檔案的價值對照相應的法律法規(guī)來確定保存的年限，最后再進行檔案的整理和保存。醫(yī)生進行病人救治或者是有長期病史的病人接受治療時，簡潔清楚的患者檔案是非常有幫助的，這些是傳統(tǒng)的檔案管理理念。但是當前時代是大數(shù)據(jù)的時代，傳統(tǒng)的檔案管理更加側(cè)重紙質(zhì)檔案的保存，但是大數(shù)據(jù)時代則強調(diào)檔案的電子化以及數(shù)字化，傳統(tǒng)的檔案管理重視保存，對檔案可以發(fā)揮出的實際作用和價值并沒有太多關(guān)注，大數(shù)據(jù)時代除了要求檔案的高質(zhì)量也需要檔案可以發(fā)揮出自身的實際作用，發(fā)揮出自身應有的價值和服務功能。檔案的管理人才除了需要有專業(yè)的過硬能力，也需要有足夠的計算機知識，數(shù)據(jù)處理知識以及分析技術(shù)也需要掌握，可以說當前醫(yī)院的檔案管理需要的是復合型人才。

（二）對檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理，一般主要采取人工方式進行紙質(zhì)檔案的保存，在管理的方式上非常粗放，大數(shù)據(jù)時代，需要強調(diào)檔案的數(shù)字化和電子化。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理方式表面的沖擊，對檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，需要檔案管理的信息化水平達到一定水準，在檔案的存儲和使用方面實現(xiàn)信息化。在傳統(tǒng)的檔案管理上，醫(yī)院對檔案的安全保護主要停留在人防、物防，這兩個方面就可以完全保證檔案的安全，但是在大數(shù)據(jù)時代，對檔案進行儲存和使用都需要借助信息化和電子化，因此在兩個方面對檔案的數(shù)據(jù)安全形成威脅，一方面，進行醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)儲存的主要機械設(shè)備是電子設(shè)備，設(shè)備本身的使用要求和使用壽命都是當前所需要關(guān)注的；另一方面，儲存設(shè)備的客戶端和服務器，網(wǎng)絡(luò)黑客為了竊取用戶的隱私，會對檔案存儲的服務器進行攻擊，這樣網(wǎng)絡(luò)安全問題就出現(xiàn)了。

二、當前大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）網(wǎng)絡(luò)帶來了安全隱患。大數(shù)據(jù)時代，人們對自身的信息安全尤為重視，網(wǎng)絡(luò)安全問題也一直是亟待解決的問題。醫(yī)院在運行的過程中，對每一個患者的檔案信息全面深入掌握是開展工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，因此需要對患者的信息深入統(tǒng)計，這也就對保密性有了較高要求。但是，當前醫(yī)院檔案信息會時常出現(xiàn)泄漏的情況，導致對病人和員工以及醫(yī)院帶來損失。醫(yī)院的檔案管理人員操作的過程中會因為自身的操作問題導致檔案的管理出現(xiàn)問題、受到威脅，這樣醫(yī)院的檔案管理水平在大數(shù)據(jù)時代就很難提升。

（二）檔案管理人員技術(shù)水平需要提升。大部分醫(yī)院的領(lǐng)導層普遍缺乏內(nèi)部控制意識，沒有對檔案管理工作給予足夠的認識，特別是對檔案管理人員進行招聘的過程中，對計算機知識和信息技術(shù)的掌握程度沒有硬性要求，這對醫(yī)院未來的發(fā)展十分不利，檔案管理人員在大數(shù)據(jù)時代進行工作需要信息化的培訓，因此對技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)有很高的要求。但是當前部分醫(yī)院的檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，還存在其他部門員工兼職的情況，導致檔案管理工作受到影響。

三、提升大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理水平的策略

（一）對醫(yī)院的軟件和硬件進行建設(shè)。要想在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)醫(yī)院的檔案信息化，就需要加大信息化建設(shè)的投入，為檔案管理部門配置信息化管理相匹配的軟件和硬件設(shè)施。當前醫(yī)院面臨巨大信息儲存量，需要提升服務器的存儲以及計算機終端的運行能力，提升檔案管理的工作效率，同時要防止因為硬件出現(xiàn)問題導致檔案信息出現(xiàn)丟失和損壞的情況。醫(yī)院可以聘請專業(yè)的檔案管理團隊，針對醫(yī)院檔案管理的特征來對醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進行編寫，滿足醫(yī)院對檔案信息的查閱、檢索以及安全等問題，保證檔案管理可以更加符合醫(yī)院的需求，更好地為醫(yī)院的檔案管理工作服務。當前大數(shù)據(jù)的時代背景下，醫(yī)院需要對信息的收集和整理工作有足夠重視，加強創(chuàng)建檔案的資源體系，保證覆蓋的范圍更加廣泛。當前在我國的部分醫(yī)院當中還存在著很多的紙質(zhì)檔案，醫(yī)院的檔案資源不僅僅需要包含結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)，對非結(jié)構(gòu)性還有半結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)也要注意收集整理。醫(yī)院的檔案管理部門要和其他的部門積極溝通和交流，保證檔案收集整理渠道向著多元化的方向發(fā)展，提升醫(yī)院的檔案資源整合能力。

（二）加強檔案管理人員的培養(yǎng)和引進。大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院的檔案管理需要專業(yè)的人才，但是當前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理崗位都是一人兼數(shù)職，基本都沒有受過專業(yè)的培訓和教育，對檔案管理工作的一些技術(shù)要點還有重要性都認識不足，特別是對檔案信息化建設(shè)和實施方面，當前醫(yī)院現(xiàn)有崗位上的就職人員無法滿足需求。因此，醫(yī)院需要加強檔案信息化管理人才的引進和培養(yǎng)，進行社會招聘的過程當中多注意信息技術(shù)和檔案管理方面的復合型人才，盡快完成從傳統(tǒng)人工檔案管理到信息化檔案管理的過渡。另外，醫(yī)院需要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，提高他們的檔案管理信息化水平，這些專業(yè)人才進入醫(yī)院的對應崗位工作可以帶動整個醫(yī)院內(nèi)部檔案管理素質(zhì)的提升。醫(yī)院要想引進專業(yè)的檔案管理復合型人才，需要給予醫(yī)院的檔案管理工作足夠的重視，領(lǐng)導層面要注意到檔案管理工作對醫(yī)院管理的重要作用和意義。可以組織醫(yī)院的管理人員進行外出學習和培訓，對其他醫(yī)院的檔案管理經(jīng)驗進行學習和借鑒，結(jié)合自身的實際情況來進行檔案管理模式的創(chuàng)建，保證檔案管理工作的順利進行。

（三）建立現(xiàn)代化的檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時代背景下，要根據(jù)時代的要求來對醫(yī)院的檔案傳統(tǒng)管理模式進行改革，出臺相關(guān)的措施和方法配合以及實施醫(yī)院的檔案管理工作改革。要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，大數(shù)據(jù)的時代背景下，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了很大的變革，醫(yī)院為了適應這種變化的趨勢，需要在醫(yī)院內(nèi)部樹立現(xiàn)代化的管理理念，和當前的大數(shù)據(jù)時代進行融合。大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生很大影響，醫(yī)院的宣傳工作需要到位，大力宣傳大數(shù)據(jù)時代現(xiàn)代化的檔案管理工作上對大數(shù)據(jù)的依賴程度，和當前大數(shù)據(jù)時代檔案管理功能的轉(zhuǎn)變。檔案的管理理念要實現(xiàn)兩個方面的轉(zhuǎn)變，檔案的保存功能從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版，檔案的保存功能要慢慢向醫(yī)院的發(fā)展服務功能轉(zhuǎn)變，比使用查詢更重要的是向檔案數(shù)據(jù)服務和二次加工功能的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案信息來源就是醫(yī)院的各個部門，醫(yī)院的部門接診病人，對病人的信息進行收集，方便后續(xù)的治療。對醫(yī)院檔案信息源的資金投入需要微量但是持續(xù)長久，這樣才可以保證檔案信息源的信息化水平不斷提升。大數(shù)據(jù)時代檔案管理的最重要特征就是強化檔案資料的服務以及二次加工，因此我們需要加大對檔案服務端的信息化建設(shè)，支持醫(yī)院對檔案進行線上查詢，相關(guān)的查詢軟件以及搜索引擎都需要被開發(fā)和應用。

（四）保證醫(yī)院檔案的安全。醫(yī)院的檔案管理實現(xiàn)了信息化之后，檔案信息的傳輸和查詢、管理都需要借助信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此醫(yī)院的檔案部門對自身的軟件和硬件進行更新和發(fā)展后，需要對安全防護軟件進行提升，保證檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有保障，對安全軟件的防護和升級是必須的。醫(yī)院提供進行檔案查詢和服務的平臺需要加強網(wǎng)絡(luò)安全保障，使用專門的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，保證有專業(yè)的運營人員進行維護，出現(xiàn)問題要及時處理。醫(yī)院的各個部門對數(shù)據(jù)進行整合輸送到醫(yī)院的檔案進行統(tǒng)一處理和保存，對那些危險信息和錯誤信息要去偽存真。使用專業(yè)的數(shù)據(jù)軟件來對檔案數(shù)據(jù)進行處理和分析，對檔案的分類管理可以根據(jù)時間和類型進行初步分類，使用云儲存等大數(shù)據(jù)存儲方式也要保證安全。

四、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院的檔案管理既是挑戰(zhàn)也是機遇，醫(yī)院對龐大的檔案信息進行處理和維護，使用信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行高效處理，可以有效提升醫(yī)院的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院需要密切結(jié)合信息化手段來適度挖掘信息化建設(shè)為醫(yī)院的工作帶來的優(yōu)勢，保證醫(yī)院各項工作的高效開展和穩(wěn)步的提升。醫(yī)院的檔案管理工作在新的時代背景下需要思考和創(chuàng)新，保證醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展。醫(yī)院要給檔案管理工作足夠的重視，收集整理和存儲檔案，對檔案信息當中的隱藏數(shù)據(jù)進行深入挖掘。