辦公自動化背景下國有企業文書檔案管理分析

文/中鐵一局集團物資工貿有限公司 居華峰

當前我國已經全面進入了互聯網信息化時代，各類信息化技術在各行各業中都得到了較好的應用，在國企文書檔案管理中也不例外。特別是信息時代背景下產生的辦公自動化體系，直接改變了文書檔案管理活動的內容與方式，給文書檔案管理活動的創新開展帶來了較為豐富的機遇。但需要注意的是，還有部分國企的文書檔案管理模塊在辦公自動化背景下出現了不適應的情況，無法完成檔案管理流程的重構。這些情況使得文書檔案管理活動無法取得預計成效，甚至出現了內部紊亂的情況，必須充分引起重視。

一、辦公自動化給國有企業文書檔案管理帶來的優勢

第一，在引入信息化技術以后，文書檔案信息可以通過網絡途徑傳播，避免了人工操作可能發生的疏漏。不僅如此，在靈活應用各類信息技術以后，可以使得傳統檔案管理活動實現線上轉化，切實提高了各類檔案數據的管理效率。第二，在傳統文書檔案管理過程中，紙張保存的方式很容易受到破壞，使得部分數據信息變得不完整或者直接出現數據失真。但在自動化檔案模式全面貫徹以后，這種情況就得到了較好的改善。這主要是因為文書檔案數據信息儲存在互聯網環境中，再加上數據備份、云盤保存等方式，使得數據信息能夠更好地保存。第三，辦公自動化模式全面應用以后，文書檔案數據可以實現更好地共享。在傳統管理模式中，各個部門要想使用文書檔案信息，需要進行一系列審批，流程非常煩瑣，不利于數據的共享使用。但在辦公自動化背景下，文書檔案數據儲存在互聯網環境中，使用數據的人員在擁有相應權限的基礎上，可以調取這些數據，顯著增強了數據的共享水平。

二、國有企業文書檔案管理的現狀與問題

（一）國企文書檔案管理的現狀。在辦公自動化體系全面貫徹以后，國企文書檔案管理體系整體格局實現了顯著的創新，同時整體效率也得到了顯著提升。但需要注意的是，當前仍然有較多國企并沒有真正把握好文書檔案管理的精髓。這也使得文書檔案管理活動跟辦公自動化產生了一定沖突，很難充分發揮其作用與價值。這也說明了在當前新時代背景下，辦公自動化體系并沒有全面融入文書檔案管理活動中，整體現狀不容樂觀，需要在后續時間里深入探索與分析，明確檔案管理活動存在的具體問題。

（二）國企文書檔案管理的問題。當前我國國企文書檔案管理活動的整體現狀之所以不容樂觀，主要是因為我國很多國企對辦公自動化的認知水平不足，沒有在這方面給予較多支持。部分中高層領導者更加重視企業的業務活動拓展和自身在行業領域中的戰略發展，沒有真正關注文書檔案管理活動。但立足于企業長遠發展和行業競爭的角度來看，文書檔案管理活動能夠提供較多的戰略信息，如果利用得當就可以給企業戰略決策提供較好的支撐。但是結合當前我國大部分國企單位在這方面的實際情況來看，多數國企單位的高層領導者并沒有這方面的認識，導致文書檔案管理活動獲得的資源支持有限，很難全面融入辦公自動化的相關模塊。在這種情況下，多數國企的文書檔案管理流程沒有實現全面的重構，還在實行傳統管理模式，導致具體管理活動出現了顯著的不適應現狀，應該進行全面調整。在辦公自動化模塊全面貫徹的時候，傳統檔案管理模式將會淘汰，需要企業結合實際情況，進行檔案管理流程的重構與體制的創新。但目前很多國有企業都還沒有這方面的覺悟，導致文書檔案管理體系的發展遇到了較多阻礙與困境，不利于整套體系在辦公自動化背景下創新調整。

結合當前國企文書檔案管理的基本現狀來看，有一部分國企單位已經開始著手進行檔案管理的信息化轉變，同時也引入了較多自動化檔案管理技術。但是由于國企單位對于辦公自動化的認知水平比較有限，沒有充分關注檔案數據信息在互聯網環境中的信息安全防護。這也使得文書檔案管理的信息化創新轉變可能存在較多的安全隱患。對于國企單位來說，文書檔案數據記錄了企業日常運營發展的重要信息，一旦遭到泄露或篡改，將會對企業各項業務活動帶來較為顯著的沖擊。因此，各個國企單位都應該充分做好文書檔案數據信息的安全防護。除此之外，我國國企單位檔案管理人員的綜合素質也存在一定欠缺，有相當一部分檔案管理人員對于辦公自動化和信息檔案管理體系的認知存在不足，很難勝任崗位工作。在這種情況下，就有必要立足于當前新時代背景，探索文書檔案管理創新轉變的有效路徑。

三、國有企業檔案管理體系的改善對策

（一）提高對自動化檔案管理的支持。辦公自動化是現代信息化技術在國企辦公室領域中創新應用的重要體現，同時也是未來一段時間里國企辦公體系的主要方向之一。因此，國企單位一定要認清辦公自動化體系的戰略價值，并充分提高對自動化檔案管理的支持度，在這方面傾斜一定的資金和人力資源，促進文書檔案管理的創新轉型。在我國全面進入信息化時代背景以后，智能信息化技術對于我國各行各業的發展都產生了非常顯著的影響。對于國企文書檔案管理活動來說，也應該在信息化時代背景下實現自身的積極創新轉型發展。從這個角度來看，國企單位全面實施自動化檔案管理體系已經成為一個必然趨勢，同時也是企業內部創新發展的重要方向。因此，國企單位的中高層管理人員一定要充分明確自動化檔案管理的戰略價值，并給予相應支持。為了充分提高中高層管理人員在這方面的認知水平，國企單位也可以在高層會議上進行辦公自動化等戰略體系的詳細探討，并立足于長遠發展的角度明確辦公自動化和文書檔案信息化管理能夠給國企單位帶來的收益。在這個過程中，會議組織者最好能夠引入一些真實的企業案例，讓高層人員可以真切感知到辦公自動化帶來的收益情況，切實提高文書檔案自動化管理的地位，獲得更多支持。

（二）實現文書檔案管理流程的重構。在辦公自動化背景下，國企文書檔案管理活動的內外部環境都出現了非常顯著的變化，傳統管理流程也出現了較為顯著的不適應情況。在這種情況下，國企單位應該結合辦公自動化背景進行文書檔案管理流程的重構。這也需要國企單位深入到文書檔案管理活動的各個細節模塊中，并制定規范標準的制度內容。特別是檔案信息操作系統本身就有一套標準化的操作方式，因此管理流程的重構也可以結合這些內容進行專項設計。當前我國市面上已經有了較多文書檔案管理的信息化軟件，但各個企業的文書檔案管理活動都存在一定的差異。因此，國企單位應該先結合自身文書檔案管理的實際需求和業務活動選擇最合適的軟件。而在選定軟件以后，國企單位就可以分析文書檔案管理的當前現行制度跟信息化軟件運作流程之間的聯動情況，并適當調整檔案管理的流程，保證文書檔案管理活動。

（三）充分保證檔案數據信息的安全。在辦公自動化背景下，文書檔案管理的數據資料雖然能夠較好規避傳統因素帶來的威脅，比如火災、文本丟失等。但是互聯網環境也帶來了新的危險源，比如惡意入侵、信息泄露等。在這種情況下，國企單位也應該加強文書檔案數據的安全性保護，具體可以采取的方式有很多，比如權限等級模式、防火墻技術、云備份技術等。通過這些安全防護，文書檔案數據的安全性就可以得到較好保障，更好給國企各類業務活動提供支持。在這個過程中，國企單位可以考慮先對文書檔案數據內容進行重要等級劃分。對于那些不是很重要并且平時經常使用的文書檔案數據，可以考慮使用云備份技術進行定期備份，保證數據受到破壞的時候可以及時恢復。而對于那些非常重要的文書檔案數據，應該使用普通硬盤備份的方式，同時還要做好權限等級管理，避免這些數據資料出現泄漏等情況。除此之外，文書檔案的線上管理活動也應該做好操作痕跡的保留，同時還要出具每日日志，保證文書檔案數據信息安全性遭到破壞的時候能夠找到對應人員。

（四）拉起一支高素質檔案管理隊伍。在辦公自動化全面貫徹以后，文書檔案管理活動也出現了較為顯著的變化，融入了較多信息檔案管理技術。這種情況也要求檔案管理人員具有較強的信息素養，同時還要對新型檔案管理技術有較好的掌握。在這種情況下，國企單位就應該注意提高檔案管理人員的招聘標準，重視考察應聘人員的信息檔案管理技能水平。這也需要國企單位實現檔案管理人員招聘流程的重構，不僅僅要重視普通簡歷篩選和面試，在必要的時候還要進行一些檔案信息管理軟件的實操考察，保證招收的檔案管理人員能夠具有一定的信息化檔案管理操控能力。除此之外，國企單位在平時也要加強對于檔案管理人員的培訓教育活動，使得他們能夠在參與工作的過程中不斷提高自身的素質水平。這也需要國有企業能夠結合自身對于文書檔案管理自動化技術的具體需求以及企業當前使用的自動化檔案管理軟件，布設針對性較強的培訓活動。為了充分保證檔案管理人員參與這些培訓活動的積極性，可以考慮制定一定的獎懲制度。檔案管理人員也應該積極主動提高自身的能力，最終實現個人發展與企業戰略格局的統一。

四、結束語

國企單位應該充分認識到辦公自動化的戰略價值，同時還要立足于辦公自動化體系來實現文書檔案管理的流程重構。這需要國企單位明確傳統文書檔案管理與信息管理模式的差異，找到最適合辦公自動化背景的文書檔案管理模式。在這個過程中，國企單位應該充分重視文書檔案數據在互聯網環境中的安全保障，同時還要提升檔案管理人員對于各類信息化檔案管理方法的認識水平。通過這些方式，文書檔案管理體系就可以在辦公自動化背景下實現較好的創新，取得預計的戰略成效。