加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究

文/太原市建筑設計研究院 陳姝

隨著社會的發(fā)展以及企事業(yè)單位的不斷深化管理，辦公室檔案管理工作在實際工作中扮演著越來越重要的角色。社會在進步、科技在發(fā)展，我們應該發(fā)現傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并針對問題采取積極有效的措施，使得檔案管理工作發(fā)揮出應有的作用。只有不斷創(chuàng)新、革陳出新，不斷完善現有的檔案管理體系，才能有效提升檔案管理工作效率，讓我國單位辦公室檔案管理在良好的體系中茁壯成長。

一、單位辦公室檔案管理職能定位混亂

（一）對于檔案管理工作性質的錯誤認識。由于單位辦公室檔案管理發(fā)展并不算久，很多人對它的工作性質認識并不準確，這就導致了在日常工作中對檔案管理的掌握不充分。對于單位辦公室檔案管理工作而言，它的工作性質定位為儲存和檔案管理，在民眾需要的時候還可以及時調取查看。但從目前的單位檔案管理工作來看，大多把重點放在了收集資料上，不能把相關文檔分門別類地儲存與管理好。

（二）對于檔案管理工作任務認識不清。從目前的單位辦公室檔案管理工作任務來看，維護檔案的完整與安全是其重中之重。檔案的安全不僅關系著整個單位的商業(yè)機密，更涉及員工的政治信息機密。維護檔案的完整是整個檔案管理工作中的共同任務與目標。但就目前的單位辦公室檔案管理工作來看，很多都把工作任務定位為收集資料，儲存信息等，忽略了檔案的完整性與安全性。辦公室檔案管理的具體任務應為：（1）防止檔案的損壞。（2）延長檔案的壽命。（3）維護檔案的安全。只有做好以上幾點，才能真正地認識檔案管理工作的任務，落實好檔案管理工作的各項任務。

（三）對于檔案管理工作方向性模糊。缺乏統(tǒng)一的管理，一些單位主管部門既管理固定工身份和部分合同制工人檔案，同時也管理合同制工人檔案。這樣的管理方式和管理體制與市場經濟發(fā)展不相適應。企事業(yè)單位應當緊跟時代發(fā)展的步伐，朝著市場經濟發(fā)展的方向努力，向著市場經濟發(fā)展的方向發(fā)展自身的檔案管理工作，使得目標明確而具有方向性。

二、單位辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）辦公室檔案存儲制度不完善。辦公室檔案管理工作是有需要的時候可以快速地查詢、調取。然而在實際的工作確保中，辦公室檔案儲存制度并不完善。其主要原因是各部門之間缺乏良好的溝通與配合。例如人事部的檔案管理工作，需要財務部、統(tǒng)計部等相關部門的相互配合才能更好地完成。這些部門屬于同級部門，彼此互不幫助，自己管理自己部門的檔案，不愿意將自身部門的檔案外借，不把自身部門檔案交由辦公室進行管理。雖然自己管理自己部門的檔案，更方便查找，但是這樣容易造成辦公室檔案管理內部檔案收錄不完整、不全面等問題。

（二）辦公室檔案管理人員設置不合理。企事業(yè)單位辦公室檔案管理的人員設置大概可以分為兩大類：一類是負責檔案收錄和管理的人員，另一類是負責進行檔案查閱的人員。辦公室檔案管理人員的設置之間關系到檔案管理工作的正常進行。負責這部分工作的人員要更具專業(yè)性、嚴謹性。但有研究發(fā)現，很多企事業(yè)單位的檔案管理對于檔案查閱工作并不重視。在設置人員時也只是安排一些返聘人員或者是年老的員工。這些員工雖然在接待來訪群眾時態(tài)度和藹，但由于年齡與專業(yè)知識的限制，在工作時難免怠慢，操作時由于對電腦的不屬于以及對檔案管理工作的不熟悉、對信息化技術了解少等，不能熟練地操作電腦技術。再者并不是每一天都有人去查閱，所以負責這部分工作的人員變得可有可無。這也是檔案查閱工作人員不受重視的主要原因之一。

（三）辦公室檔案管理施展空間有限。隨著辦公室檔案管理的不斷發(fā)展，目前單位辦公室檔案管理已初具規(guī)模。辦公室檔案管理勢必要跟上時代發(fā)展的步伐。一次全新的檔案管理改革勢在必行。將現有的辦公室檔案管理模式進行全新的規(guī)劃與革新，發(fā)揮檔案管理的更大作用，更加方便人們查閱和調取檔案。但在實際的踐行過程中卻會遇到很多困難，比如人手不足的問題。大部分的單位檔案都是長年累月地積累，數量巨大，整理起來繁雜，任務艱巨，如果想要改變現狀勢必要花費巨大的經費。經費開銷大幅度增長，企事業(yè)單位很難承擔這部分的額外開銷，所以要想做好辦公室檔案管理的改革工作是非常困難的。即使企事業(yè)單位有心要改善現如今的檔案管理狀況，也可能因改革困難、耗時太長等問題而放棄。

三、加強單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）不斷完善檔案存儲制度。良好的檔案存儲制度不僅能保障檔案管理工作正常、有序地展開，更是其發(fā)展的根本條件。目前，通過調查發(fā)現有很多辦公室檔案管理工作存在著存儲制度問題，這不僅影響了檔案管理工作的開展，還阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。針對存儲制度，企事業(yè)應當不斷改善，建立完善的存儲制度使得辦公室檔案管理工作更好地進行。如針對檔案的保密性，不能備份的檔案，但是辦公室又想要收錄這些檔案，各部門之間不合作造成這些問題無法解決，企事業(yè)單位可以通過建立專門的檔案管理通道，利用互聯網作為媒介傳輸信息、文件等，同時創(chuàng)新和完善制度，讓良好的制度成為高效率的跳板。在良好的檔案存儲制度下，各部門之間能互惠互利、互幫互助。既不影響自身部門的檔案管理工作，還能幫助其他部門的檔案管理順利進行。

（二）加強工作人員自身素質培養(yǎng)。檔案管理工作人員的自身素質直接影響到整個檔案工作的運作與進度、效率與質量。所以強化員工自身素質，提高其專業(yè)素養(yǎng)非常有必要。首先，檔案管理工作人員應當具備一定的電腦操作技能。因為在21世紀中，互聯網技術已經成為經濟發(fā)展的重要條件。各行各業(yè)也都實現了互聯網經濟發(fā)展，所以檔案管理工作必須緊跟時代發(fā)展的步伐。如建筑設計研究院的辦公室檔案管理相關人員，單位可以有方法、有步驟地加強檔案工作人員的自身素質培養(yǎng)。（1）各級領導為檔案人才的培養(yǎng)提供政策、資金上的支持。例如政策方面可以把檔案工作納入單位工作規(guī)劃中，關心、愛護檔案人員；建立獎勵制度；在待遇、福利方面給予重視。（2）培養(yǎng)檔案人員的專業(yè)知識，如計算機技術、文書、編纂、檔案保密、檔案維護等，熟悉有關檔案工作的各項法規(guī)和方針。（3）培養(yǎng)檔案人員的計算機知識，讓檔案人員能熟練掌握計算機的各種操作，以此優(yōu)化檔案的整理和歸檔。

（三）強化各部門之間的合作。檔案往往會涉及企事業(yè)單位的機密，一旦泄露，容易帶給單位工作上的被動。嚴重的還會造成巨大的經濟、政治損失。這就要求檔案工作者有較高的政治素質和保密意識。根據《檔案法》第一章第三條規(guī)定：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。第四章第二十條規(guī)定：機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他各項工作的需要，可以按照有關規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關主管部門規(guī)定。保密的檔案不便外借，這就需要強化各部門之間的合作，讓各部門之間相互協調、互幫互助。可以建立部門之間的溝通機制，如互聯網傳輸、部門共享平臺等，把需要的檔案及時傳輸到平臺上面供有需要的部門查詢，強化部門之間的溝通與合作。部門之間簽署保密協議，防止需要保密的檔案外泄。制定相關的責任制度，每個檔案人員都需要承擔起保密責任，如此在分享檔案的同時還能很好地保護好檔案。

（四）管理技術與工作效率兩手抓。企事業(yè)單位應當提高檔案管理工作人員的工作效率。首先，需要檔案管理人員切實加強自身的專業(yè)素質，通過系統(tǒng)地學習檔案知識來提高實踐技能。其次，要對自身的工作投入熱情，再枯燥的工作也飽含熱情去完成。由于檔案管理工作人員整天要面對大量的文字，工作多是對檔案的分類、整理、存儲等，容易感到枯燥。檔案工作人員可以在工作中自我鼓勵，調動自身的積極性，充分認識檔案管理工作的重要性。最后，應該更新檔案管理的工作方式。隨著計算機技術在各行各業(yè)的普遍運用，檔案管理工作也應將文本紙質檔案與電子檔案進行對接，利用計算機技術改變傳統(tǒng)的工作方式，代以數字化檔案存儲，建立電子資源數據庫，使檔案管理工作效率更高。

四、結語

總而言之，檔案管理工作是一項煩瑣而復雜的工作。直面單位辦公室檔案管理中存在的問題，并針對問題強化辦公室檔案管理工作是一項非常艱巨的任務。我們在實際的工作過程中要注重積累經驗，發(fā)現問題、面對問題、解決問題。針對發(fā)現的問題采取各種積極有效的措施，以此提高檔案管理工作效率，充分發(fā)揮檔案管理工作對企事業(yè)單位的作用。使得檔案管理更好地為企事業(yè)單位服務，為大眾、為社會服務。