數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究

當前，數字化已成為醫院檔案管理發展的新方向，很多醫院都在積極開展數字化建設。但這一工程是需要長期進行的，且工作量相當大，不僅需要投入足夠的人力、物力、財力，且需領導進行科學統籌規劃，因此在數字化過程中不可避免會出現一些問題。對此要對出現的問題有科學認知，能夠采取有效對策來應對，保證數字化檔案管理系統高效運行，可以在醫院經營活動中發揮其應有作用。

一、數字化檔案管理建設原則和內容

（一）建設原則。在建設數字檔案室的過程中，應在以下原則下進行合理的統籌規劃，切實做好各項具體工作。首先是堅持資源為先原則，數字檔案室的建立根本就是資源的建設，必須以資源為先，做到各項檔案的及時、完整歸檔，確保數字檔案資源建設的質量。其次是標準規范原則，要統籌協調好文件管理、檔案管理和業務工作等各方面關系，按照標準規范設計和建設系統，實現館室一體。再次是整體推進原則，即在開展數字檔案室建設的過程中，要緊密結合醫院電子政務、信息化建設等，綜合考慮檔案室系統功能等因素，整體推進實施方案。最后是安全性原則，要建立起科學的安全管理制度，對數字檔案室采取信息安全等級保護制度，合理應用安全技術，并配備足夠的安全軟件和硬件設施，設立應急恢復制度，保證數字檔案室能夠安全運行。

（二）建設內容。數字檔案室的建設是一項系統工程，需要醫院各部門配合起來，協同完成基礎設施、檔案資源和應用系統等建設。第一，要根據數字檔案室的基礎網絡架構，以及相關技術要求和配置要求等，建設起完善的基礎設施，以適應數字化管理要求。第二，數字檔案室的應用系統開發中，要保證其具備完善的功能、安全可靠性和使用便利性，在其檔案管理全過程中都可實現網絡化、自動化。第三，要根據標準規范對傳統載體——檔案進行數字化轉換，實現數字檔案資源的全面建設，依靠技術手段保證檔案的真實性、完整性，用戶可以共享。第四，數字檔案室建設中，需完善具體的工作流程、電子檔案歸檔范圍等細則，設定嚴格的訪問權限等，保證運行良好。第五，積極培訓、引進人才，保證數字檔案室工作人員的專業性，既具備專業的信息技術水平，又可以實現高效的信息資源和知識管理。

二、實現數字化檔案管理過程中存在的問題

（一）基礎軟件功能較弱。為確保電子檔案數據信息的準確性、完整性，需結合數字檔案室應用系統運行需求，配備完善的基礎軟件，比如全文檢索軟件和網絡操作系統軟件等。采用關系型數據庫等主流數據庫管理系統，確保醫院數字檔案資源管理可以長期良好運行。基礎軟件配備不到位，會導致其功能較弱，無法滿足實際使用數字檔案的需求。

（二）未實現統一化檔案管理。一個醫院里面的部門數量多、科室多，部門之間、科室之間容易出現小團體，而整體溝通合作不足，會嚴重影響到檔案的統一收錄，導致檔案資料方面有漏洞產生，比如資料的重復性嚴重、相互使用率低等，需要醫院管理部門加大管理力度，促進各部門和科室間積極溝通合作。

（三）檔案管理系統缺乏與辦公自動化系統間的聯系。當前不少醫院采用了辦公自動化系統，很多系統是為醫院專門設計的，因此也是針對醫院、醫療系統制定的，系統軟件具有個性化特征。但醫院檔案管理系統的設計和制定，則是由醫院行政主管部門負責的，該系統是規范化和標準化的。因不同的單位設計，兩套系統無法實現高效共享和數據轉換。

（四）安全保障系統有待加強。醫院在建設數字檔案室的過程中，應根據安全等級保護要求等，建立起有效的安全保證技術體系，按照國家相關涉密信息系統保護規定，為涉密數字檔案設立保護系統。具體在國家規定中，要求數字檔案室應用系統需設置明確的系統管理員、安全管理員和安全審計員，實現三員管理制度。結合這一制度，進行系統設立、配置用戶權限等，滿足數字檔案安全管理要求。應用系統還要配置正版殺毒軟件，以及防火墻、業務審計軟件和用戶認證等。一些醫院在數字檔案室建立運行中，安全保障不足，只是簡單設計了訪問權限和殺毒軟件等，缺少全方位的安全管理機制和安全工具，導致安全漏洞較多，嚴重威脅到數字檔案室的信息安全。

三、數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用

（一）將傳統檔案管理與數字化融合。在醫院檔案管理中，數字化技術的應用會隨著傳統檔案管理發展不斷深化，傳統管理系統是數字化管理實現的基礎。實現數字化檔案管理，需在傳統檔案管理基礎上建立，應用傳統優秀管理理念的同時，要融入數字化技術，促進兩者的結合。一方面，要積極轉變管理理念，深化對數字化技術的認知，比如資料的保存可以為糾紛提供原始證據，保護自身利益。另一方面，數字化檔案管理系統的建立下，醫院檔案管理中心也會向數字化傾斜，在有序過渡下促進數字化管理的全面運用。

（二）制定有效的管理制度。在醫院檔案管理數字化建設中，要保證管理工作有效開展，需要建立有效的管理制度，發揮其對具體流程的規范作用。一個環節的工作質量會影響到之后的環節，因此在數字化建設中需隨之調整管理制度。比如在醫院人事檔案管理中，應先建立起人事檔案信息數據庫，在人事檔案管理中引入數字化辦公系統，將資料轉換為電子檔案存儲。紙質檔案內容需對應到數據表中，確保數據是真實的。然后將導入的電子檔案與紙質檔案對比檢查，確保信息準確。這兩個環節都很重要，數據錄入不準確會影響到后期使用質量和資料的有效性，因此醫院應建立起分級管理制度，確保各環節工作都能落實到位。同時設立監督制度，周期性開展對檔案管理工作的監督檢查，將考核結果與績效掛鉤，保證實際工作質量。

（三）整合醫院檔案數字化原始資源。科技高速發展時代，數字化技術的應用成為檔案管理工作發展的趨勢，通過對現有資源的整合，促進資源高效利用，具體到數字化檔案管理，第一要實現對醫院館藏數字化管理，第二是館藏化管理社會化資源。要注意在醫學館藏數字化管理中，結合各館藏研究方向等建立數據庫，其中納入相關信息，以實現集中化管理。要將一些紙質化資料等進行數字化技術處理，在數據庫中存儲，方便館藏之間和工作人員查詢、研究、共享。以醫院的原有聲像資料數字化處理為例，主要有照片檔案和錄音檔案等。要將原有聲像資料及時進行數字化轉換，圖片可以通過掃描儀轉換為電子版圖片，或者直接拍照存儲在數據庫。視頻資料利用影像處理軟件編輯好，經過壓縮、修飾和剪輯，轉換為數字信息，再依據其內容和類別做好分類存儲錄入信息系統，對其設置好查詢編碼、查詢范圍，方便使用時調閱。要制定完善的用戶管理系統，根據使用人員特性設定訪問權限，實現科學的用戶管理，保障醫院數據信息的安全性。為防止檔案遺漏、丟失，還要設立調閱制度，調閱之前需經過審核和簽字，之后才可調閱。

（四）強化人才培養。醫院數字化檔案管理的建立與作業發揮中，人的因素會產生關鍵性影響，醫院要加大人才培養力度，確保醫學管理改革的順利進行。一方面，要重視培養和建設綜合性人才，不僅掌握專業醫學知識，還要具備計算機和信息技術方面才能；另一方面，要引進專業的計算機技術人才，使醫院檔案管理工作更加專業，提升檔案管理水平。對當前的管理人員需進行多樣化專業培訓，使其認識到檔案管理的重要性，掌握信息技術知識、軟件操作技能等，進一步實現人機結合，保證醫院數字化檔案管理工作更加科學化、現代化。

四、結語

醫院實現數字化檔案管理的過程是循序漸進的，且需在此過程中不斷優化，對此醫院要緊跟時代發展趨勢，積極轉變管理理念，完善相關軟硬件建設，使檔案資料的價值得到充分發揮，最大程度上提高數字化管理水平。