淺議醫院編外人員人事檔案管理改進措施

近年來，隨著就醫人數的增長，公立醫院規模不斷擴大，用人需求量不斷增加，人力資源嚴重不足，為保證醫療工作的正常運轉，不少醫院采取聘用編外人員的方式解決這一需求矛盾，目前，編外人員逐漸成為醫院發展不可或缺的一部分，并且所占的比例逐年上升。無論編內正式職工還是編外合同職工，對于醫院的發展都起到重要作用，具有相同的價值。如何有針對性地對編外人員人事檔案進行規范管理，探索相應改進措施，以期建立“以為人本”的和諧勞動關系，更好地開發和利用醫院人才資源，顯得尤為重要。

一、我院編外人員現狀

我院當前主要從事醫療、科研、教育、衛生保健、基層衛生醫療服務以及康復護理等領域的工作，是市內衛生醫療精神治療機構，屬于典型的三甲精神專科類治療單位，實際開放病床數680張，現有編制數240個，近5年平均在編人數237人，幾乎滿編，為了完成巨大的工作量，緩解百姓“看病難”的問題，近年來，我院開始有計劃地大批招聘編外人員。

（一）近三年編外人員所占比例居高不下。2016年總人數418，編外188，占全院總人數44.98%；2017年總人數426，編外195，占全院總人數45.77%；2018年總人數406，編外188，占全院總人數46.30%；截至2019年10月31日，2019年總人數428，編外202，由2009年占總職工數的9%上升到現在的47.19%。

（二）編外人員流動性大。隨著公立醫院人事制度改革不斷推進，多層次醫療服務格局逐漸形成，編外醫護人員跳槽和獨立執業日益增多，醫院對編外人員在人力資源管理上比較靈活，大部分編外人員的學歷和職稱普遍較低，專業技術方面又缺乏系統培養計劃，制約了他們業務水平的銜接和提高，因而待遇方面不能完全實現同工同酬，這很大程度上影響了編外人員的工作積極性和奉獻精神，對醫院歸屬感不強。近3年來，我院有33位編外人員辭職，編外隊伍不穩定。

二、編外人員人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不足。1.醫院相關部門對人事檔案管理工作的認識片面。部分在職人員認為，檔案管理工作主要從事事務類服務工作，對于醫院的整體而言作用不大，更不可能為醫院發展帶來直接性經濟收益，普遍存在重醫療工作而輕人事管理現象，并且對編外人員的發展重視程度不夠，這就導致編外人事檔案管理過于被動，降低了服務質量。2.編外群體在認知層面并未看到人事檔案管理的價值。人事檔案管理是對醫院中日常工作情況的記錄和保存，其中既包括最基礎的人員性別、年齡、學歷等信息，又包括崗位思想學習、專業人員能力提升等方面的內容，是醫院人員考核和崗位變動的重要參考性依據。由于編外在職人員對個人人事檔案管理重視程度不夠，醫院在深入進行人員培訓時，很容易出現醫療工作服務結構規劃不當、在職教育信息記錄不夠全面等方面的問題，后續進行人事檔案管理內容統籌分析時，極易出現檔案材料“斷檔”現象。

（二）人事檔案管理制度有待完善。2016年以前，對于醫院編外人員人事檔案管理的制度體系還不完整，且人事檔案管理主要是以《流動性人員檔案管理暫行規定》為依據。依據其規定，醫院所有編外人員的人事檔案管理，均采取分散法進行資源管理，而后續出臺的管理制度中，又進一步細化了對醫院人事檔案管理的要求，前后制度管理標準的沖突，會直接導致檔案管理資料收集的難度加大。醫院對編外自主的聘用僅限于一定時期，而且他們的檔案存放在戶口所在地人才服務機構，醫院僅僅建立個人專業技術檔案（學歷、執業資格證、注冊資格等與崗位相符的材料），編外人員流入流出醫院，其入職、辭職、簽訂或者解除勞動合同等人事檔案經常因為檔案材料移交制度不健全，出現不知道歸整交哪個部門等情況，檔案管理缺乏系統性和規范性。

（三）存在“人檔分離”的現象。1.醫院和人才服務機構職責分工不明確、工作不銜接導致“人檔分離”問題日益突出。眾所周知，人事檔案資料整理的周期性，如人事檔案中考核檔案、繼續教育檔案、職稱聘任檔案等材料一般在年底或下一年初才能產生，這就導致流出人員的這些檔案，醫院不能及時到人才服務機構及時更新。同時，醫院現有的人事檔案管理人員存在能力與崗位不相匹配的情況，進而出現了工作效率低下、工作材料交接方面問題諸多，以及人事檔案管理材料變更調節時內容不全面等問題，都會造成醫院人事檔案管理工作難以合理化開展。2.在職人員與個人檔案相互分離的問題，對醫院人事檔案管理人員能力考核造成了巨大的沖擊。醫院想要獲得長遠性發展，人才是第一要素，制訂任人唯賢的用人決策是醫院發展的基礎。增強在職人員的認識素養，是醫院人才培養的基礎。醫院如需查閱編外人員的人事檔案，必須通過審批到其戶口所在地人才服務中心查閱，這就出現跨縣、跨區、跨省工作問題。

（四）智能化技術難融合于人事檔案管理。做好醫院人事檔案管理工作，應從提升人事檔案管理的操作技術層面尋求不斷更新的渠道。但從國內醫院實踐的基本情況而言，大部分醫院依舊采用人工為主的人事檔案管理方式。雖然其方式能夠最大限度確保檔案資料的第一手掌握，但其中存在的人事檔案管理效率低、工作規范性不夠等問題，也會造成醫院內部人事檔案管理工作長期性、大規模滯留，不利于醫院內人事檔案管理工作的推進。

三、醫院編外人員人事檔案管理環節優化方式

（一）加強人事檔案管理重要性的認識。廣泛宣傳相關政策和法律法規，糾正醫院相關部門、非在編人員對人事檔案管理的認知偏差。逐步提升在職人員的檔案管理能力，并通過人員專業素養、專業管理水平以及職業道德修養等方面的優化，創建新型高水準的工作服務體系，這樣可以及時更新現有的人事工作檔案隊伍水平，創建與當前醫院人事檔案管理工作相互適應的檔案管理思路。

（二）進一步完善人事檔案管理制度。在新形勢下，針對編外人員特點建立健全人事檔案管理制度，在工作中做到有章可循、有法可依。參照編制內人員檔案管理要求，人事檔案管理工作人員要與人才服務機構之間齊心協力，逐步加強彼此之間的互動與協作溝通，并在明確個人任務的基礎上實行檔案整理、歸類、交接等工作，以系統化、規范式的人事檔案管理流程，進行醫院內部人事檔案資源的整合與管理，這是保障員工和醫院合法權利的重要環節。

（三）實現“人檔統一”的科學方法。人事檔案不是固定存放在戶口所在地人才服務機構，而是隨著人員變動不斷流動到所屬醫院對應的人才服務機構，人事檔案管理應堅持“一對一式”檔案管理。即，人事檔案管理因人員的工作職位變動等產生改變，這樣方可規避人事檔案管理與人員能力之間不相適應的問題。這一點也是當前人事檔案管理工作全面化推進的主要管理措施，是人員檔案管理戰略得以科學性開展的重要性條件，發揮編外人員人事檔案的真正價值。

（四）及時收集更新有價值的人事檔案。編外人員人事檔案是其職業生涯的重要參考憑據，因此，對檔案材料應該做到應收盡收，對于重要的有價值的人事資料如第二學歷、職稱材料、考核考察材料及入職、辭職、簽訂或者解除勞動合同等人事檔案應在第一時間進行收集，并及時進行維護與更新。

（五）創建傳統與新式檔案管理結構。在信息化溝通渠道多元化的今天，編外人員的人事檔案管理手段更新已成為一種必然性發展態勢。在具體工作落實期間，我們應結合檔案軟件管理的基本需求，做好檔案信息的整合與規劃，科學、系統地進行人事檔案管理資源整理，并創建多方聯動的人事檔案信息體系，不僅可以增加醫院內部人事檔案查詢、檢索的工作效率，還能夠保障醫院人事檔案管理的完整性，為醫院人力資源管理提供科學依據。

隨著公立醫院改革的不斷深入，基層醫院人員聘用體制逐步優化，不僅為檔案管理工作的開展帶來了沖擊，更為能力較強的編外群體提供了充足的發展空間，我們要結合醫院自身的發展情況，形成新的認知觀念，在綜合把握編外人員能力管理方面，尋求高水準的人資檔案管理價值，帶動醫院的發展。