數字時代基層單位人事檔案的現代化建設

文/山東勞動職業技術學院 王進

在科學技術水平日益提高的今天，數字化技術、信息化技術日趨成熟和完善，在多個領域得到了應用，并取得了較為理想的應用效果。因此，為了推動基層單位人事檔案現代化建設和發展，需要借助先進的技術，實現人事檔案的數字化管理。創新管理模式，增加管理技術含量，以完善的人事檔案信息化管理體系，促使管理工作高效開展，增強服務效能，為基層單位長遠發展注入生機。因此，在新時期，對數字時代基層單位人事檔案管理問題開展探討具有重要的現實意義。

一、基層單位人事檔案數字化建設的重要意義

隨著科技的進步，數字化人事檔案建設成為檔案管理發展的主要方向之一。同時，數字化等技術有較高的技術含量，其優勢凸顯，為人事檔案建設提供了新機遇，對其發展產生了重要的推動作用。

開展基層單位人事檔案數字化建設有利于提高檔案信息的安全性。傳統的檔案管理模式存在很大的弊端，如受紙質材料影響，比較容易出現字跡模糊、紙張損壞的問題，降低了檔案的存儲質量。同時，在長時期的使用與查閱過程中，也會造成嚴重磨損。而實現信息化、數字化檔案管理，可有效避免此問題，確保檔案信息的安全。主要是因為將檔案資料轉化為數字化資料，避免了檔案資料受損的問題，通過數字加密、信息儲存的手段，能夠在整體上提升人事檔案信息安全性。另外，實現檔案信息化建設，還便于查詢。在檔案信息管理系統的運行下，通過輸入關鍵詞，可快速地對檔案信息進行查詢，提高了查詢效率。此外，借助相關信息化系統可實現對檔案的數字化規范儲存，提高了檔案管理規范化，不管是對信息的查詢還是信息的使用都是有幫助的，對最終管理成效增強也具有重要意義。

二、數字時代基層單位人事檔案的現代化建設策略

（一）構建相關業務系統。在數字時代，借助先進的數字化技術進行基層人事檔案建設，需要融合其他現代化技術，進行先進業務系統的創建，為人事檔案管理工作開展提供便利。1.需要建立健全現代化管理系統。主要是因為在新時期，工作調整依據眾多，相關數據分析與處理較為繁瑣。在此方面，建立先進的管理系統，可對信息進行集中管理。如結合待遇數據信息、任職文件數據信息等建立相關系統，可為日后管理工作創造有利條件。2.應該建立具備計劃性特點的系統。為了實現基層單位長遠發展，需要以強大的人事檔案管理系統作為支持，對相關數據信息進行有效收集和處理。同時，還需要注重完善文件系統，從根本上提升人事檔案管理效率和質量。并且還可在此系統上設置管理權限，提升檔案數據信息的安全性，同時在完善的管理系統運行中，有利于快速獲得各類資料和信息，可實現預期管理效果，推動基層人事檔案快速實現數字化建設，為其后續發展提供助力。

（二）樹立數字化管理理念。意識對人的行為具有指導作用。在數字時代，應該及時更新人事檔案管理理念，不斷深化人事檔案數字化管理意識，為日后的檔案數字化建設提供新思路。這就需要促使檔案管理人員思想轉變，從潛意識中強化其科技化、信息化意識，使其了解先進技術對人事檔案管理與建設的重要意義。與此同時，還需要促使檔案管理人員及時從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，使其能夠有意識地對管理模式進行優化，對計算機等先進技術加以運用，進而降低工作強度，提高工作質量。另外，還應該要求人事檔案管理人員將工作重心轉移到為知識經濟服務，緊跟時代發展步伐，借助現代化科學技術建立周到的服務體系，讓員工能夠對檔案資料進行便捷的查詢，進而促進基層人事檔案管理真正實現信息化、數字化，與時代發展相適應，滿足社會發展需求。

（三）數字人事檔案信息管理標準一致。基層單位的發展，需要多個部門協調工作，但由于部門不同，所以其管理模式也存在差異性。因此，在開展人事檔案數字化建設的過程中，需要從各部門的實際出發。要想推動人事檔案管理工作順利開展，實現良好的建設效果，需要確保檔案信息管理標準一致，以便減少異議出現，提高管理質量。這就需要在表格繪制、檔案記載等方面制定統一的標準，確保其格式一致，為人事檔案管理工作開展創造便利條件，減少不必要的工作流程，進而提升管理效果，實現質的飛躍。

（四）完善管理流程。在基層單位人事檔案現代化建設過程中，科學合理的管理流程有助于為其建設提供良好條件，促使相關管理工作有序進行，提高建設有效性。因此，在數字化時代，在樹立正確工作觀念的基礎上，還需要做到與時俱進，結合實際，對人事檔案管理流程進行完善。其一，應該明確具體的范圍，提升人事檔案管理的針對性、目的性。與此同時，還需要注重對各類數據信息進行調整，為人事檔案數字化建設奠定基礎，增強數據管理工作效果。其二，在人事檔案管理量與管理難度逐漸加大的今天，還需要建立多元化的工作體系，突破以往單一工作模式的弊端，并明確各方面的內容，促使各環節工作良好銜接、協調發展，進而在整體上提高工作質量。其三，在健全管理流程中，還需要對內部控制體系進行優化，使其能夠滿足數字化時代人事檔案管理的需求，實現動態化管理，及時掌握人事檔案數字化建設動態，并做好相關的維護工作。例如，在科技環境下，可借助先進技術進行歸檔方面的建設，確保各類數據信息的可靠性，減少不必要的問題出現。其四，為了對人事檔案進行有效的保護，還需設置相關人員的權限，如設置登錄密碼等，以免造成信息泄露等不良現象的發生。

（五）強化人事檔案信息化管理。雖然現階段逐漸進入了數字化時代，基層單位也逐漸提高了對人事檔案數字化建設的重視。但從實際情況來看，其尚未實現完全信息化，限制了檔案管理質量的提升。因此，為了促使基層單位實現良好發展，不被時代所淘汰，還應該進一步強化人事檔案信息化管理，在強大技術支持下，對檔案信息化檢索方式進行優化與創新，促使其逐漸實現智能檢索，提升檔案管理有效性，并且在此基礎上，促使人事檔案信息傳遞實現網絡化，推動檔案管理網絡化、數字化建設進程。

此外，注重大力發展數字檔案。在以往基層人事檔案管理中，主要是以紙質檔案管理方式為主，不僅工作量大，缺少環保性，而且不易保存，容易丟失和損壞，嚴重阻礙了基層人事檔案管理效果的增強。因此，在開展人事檔案信息化管理的過程中，應該積極進行數字檔案的建設，不僅可給檔案查詢帶來便利，而且便于保存，降低了相關人員的工作量。另外，針對數字檔案，還能夠實現對檔案內容的快速修改，在網絡的支持下，可進行快速傳遞，實現信息共享，大幅提高檔案利用率，并避免檔案損壞的現象發生，以免造成不必要的損失。

（六）提升管理人員綜合素質。人是基層單位人事檔案建設與管理的主體，其綜合素質與專業能力對管理質量具有直接影響。在數字時代背景下，對人事檔案管理提出了新要求，要想實現預期管理效果，促使其實現現代化建設，應該注重提高管理人員綜合素質。

首先，應該注重對人事檔案管理人員進行思政教育，幫助其樹立正確的職業道德觀，使其能夠明確人事檔案管理的重要意義，堅守職業道德，嚴格落實此項工作，以較強的責任心保質保量完成本職工作，為人事檔案管理數字化建設奠定基礎。

其次，需要進行廣泛學習。為實現預期的基層單位人事檔案建設效果，應該具備多方面的知識。如，檔案編輯保護學，做好檔案保護工作；掌握檔案學、文學，不斷提升檔案管理水平。在掌握相關先進知識的基礎上，能夠更好地勝任基層單位人事檔案建設工作，促使其逐漸朝著規范化、先進化發展。

最后，應該學習并掌握現代化信息管理技術，加快基層人事檔案數字化建設步伐。這就需要積極更新人事檔案管理人員的管理理念，使其能夠認識到先進技術的優勢，進而學習計算機技術、數字化技術等，促使以往人事檔案建設與管理方式的更新，借助現代化管理模式提升人事檔案建設效率與質量，使計算機處理和檔案管理不斷完善，實現預期建設效果，進而推動基層單位朝著現代化方向發展。

三、結語

總而言之，人事檔案管理是基層重要的工作內容之一，與單位整體發展是息息相關的。因此，在人事檔案管理中，應該具有與時俱進的思想，積極樹立數字化管理理念，對傳統管理模式進行創新，實現人事檔案的現代化，促進事業單位進步。在實際管理中，還需要提高管理人員專業素質，發揮人才作用，加大人事檔案信息化建設力度，促使其逐漸向信息化、標準化方向發展，為基層單位的可持續發展奠定基礎。