政法單位檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐研究

文/中共三明市清流縣委政法委 謝梅秀

一、政法單位檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）政法單位檔案管理創(chuàng)新的重要性。政法單位與一般的企事業(yè)單位不同，具有相對特殊的機(jī)構(gòu)性質(zhì)，正因?yàn)槿绱耍▎挝桓凑諊蚁嚓P(guān)要求不斷規(guī)范自身的發(fā)展進(jìn)步，所以，政法單位的檔案管理體系也要比其他的企事業(yè)單位嚴(yán)格。政法單位的檔案管理工作主要涉及政法單位工作人員的身份信息、工作履歷和工作業(yè)績等。這些基本資料與政法單位的員工績效考核和人才培養(yǎng)選拔至關(guān)重要。由于政法單位行使特殊的社會職能，因此，相比于企事業(yè)單位，政法單位的檔案管理對于社會發(fā)展有著重要的影響。在新時期，我國政法單位在完善自身管理體系的同時也不應(yīng)忽略檔案管理工作。由于種種因素的影響，我國政法單位的檔案管理體系仍舊存在弊端。為了完善檔案管理工作，政法單位必須要認(rèn)識到傳統(tǒng)的檔案管理體系存在的問題，進(jìn)一步優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識，不斷創(chuàng)新、完善檔案管理工作。通過檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，簡化檔案管理工作流程，改進(jìn)檔案管理中不合理機(jī)制，提升政法單位檔案管理體系的整體管理水平，促使檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)揮其在政法單位的基本職能，助力政法單位的建設(shè)與發(fā)展。

（二）政法單位檔案管理創(chuàng)新的作用。政法單位檔案管理的作用與創(chuàng)新的重要性在上節(jié)我們已經(jīng)闡述過，接下來我們將從檔案管理的安全性與檔案查詢的便捷度兩個方面簡要說明政法單位檔案管理創(chuàng)新的作用，進(jìn)一步分析檔案管理創(chuàng)新對政法單位發(fā)展建設(shè)的必要性，通過創(chuàng)新提高檔案管理水平。

傳統(tǒng)的檔案管理體系基本上以紙質(zhì)檔案為主，雖然紙質(zhì)檔案也能保證檔案資料的真實(shí)性，但是在日常工作中有許多不便之處，尤其是在檔案的錄入與查詢方面，工作流程極為繁瑣，也很耗費(fèi)工作時間，這極大地降低了檔案管理工作以及后續(xù)工作的工作效率，不利于政法單位的創(chuàng)新發(fā)展。而檔案管理創(chuàng)新工作能彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理體系在這兩方面的不足，不僅能提高檔案管理的安全性，還能提高檔案查詢的便捷度。創(chuàng)新性的檔案管理工作注重電子檔案的發(fā)展，電子檔案相對于紙質(zhì)檔案，降低了火災(zāi)或受潮等周圍不利環(huán)境因素的影響，提高了檔案管理的安全性。同時也要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷完善檔案管理平臺，解決系統(tǒng)不穩(wěn)定等問題。嚴(yán)密的檔案管理系統(tǒng)降低了檔案處理工作時間，提高檔案資料錄入與搜尋效率，強(qiáng)化檔案查詢的便捷性，這都對檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展有一定的積極影響。檔案管理工作的創(chuàng)新通過簡化工作步驟，規(guī)范工作流程，提高工作效率與工作質(zhì)量，推動政法單位檔案管理部門的發(fā)展建設(shè)。

二、政法單位檔案管理工作中存在的弊端

根據(jù)上文介紹，我們已經(jīng)明確了政法單位檔案管理創(chuàng)新的重要性，檔案管理創(chuàng)新工作在政法單位的建設(shè)與發(fā)展中至關(guān)重要，必須要提上規(guī)劃日程。但是目前檔案管理工作存在一些弊端，阻礙了政法單位檔案管理的創(chuàng)新之路。為了推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，我們將對檔案管理工作存在的不足之處進(jìn)行分析，進(jìn)而為檔案管理創(chuàng)新建設(shè)指明方向。接下來，我們將從單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、檔案管理人員專業(yè)知識缺乏和檔案管理信息化進(jìn)程緩慢三方面具體分析現(xiàn)階段檔案管理工作存在的漏洞。

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。政法單位檔案管理體系創(chuàng)新工作難以取得進(jìn)展的很大一部分原因是政法單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作對政法單位管理的重要性，在日常工作中，過于重視職能發(fā)揮與績效項(xiàng)目，忽略了基本的檔案管理工作，沒有將檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展列入政法單位工作規(guī)劃中。由于政法單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的認(rèn)識不到位，檔案管理部門工作人員對檔案管理日常工作敷衍了事，缺乏工作熱情，政法單位整體對于檔案管理工作的積極性不高，在工作中沒有形成一個科學(xué)合理的檔案管理創(chuàng)新規(guī)劃，不利于檔案管理工作的建設(shè)與創(chuàng)新。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識缺乏。檔案管理工作第二個創(chuàng)新難點(diǎn)在于檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、專業(yè)素養(yǎng)不夠，難以應(yīng)對檔案管理部門日常的檔案管理工作。在檔案管理工作中，由于管理人員專業(yè)知識不夠，出現(xiàn)各種問題，并且延長了工作時間、降低了工作效率。另外，政法單位檔案管理部門很少組織員工培訓(xùn)，工作人員在基礎(chǔ)知識不扎實(shí)的基礎(chǔ)上，過分依靠實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，難以跟進(jìn)社會的發(fā)展步伐，未能與時俱進(jìn)，沒有將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中，造成了檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新性不足。

（三）檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。由于政法單位的職員變換并不像其他的企事業(yè)單位那樣變動頻繁，檔案管理部門更是如此。因此，政法單位的檔案管理部門職員依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且難以接受新事物，檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。正是由于檔案管理的信息化程度不夠，政法單位的檔案管理工作對先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的利用也遠(yuǎn)不及政法單位其余部門，檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)水平遠(yuǎn)低于政法單位平均水平，檔案管理信息平臺沒有及時進(jìn)行維護(hù)，時常出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞。政法單位沒有投入大量資金購進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，這都降低了檔案管理工作效率，延誤了檔案管理信息化進(jìn)程。

三、政法單位檔案管理工作的創(chuàng)新措施

政法單位要想提高檔案管理水平，必須要意識到當(dāng)前檔案管理工作存在的不足之處，進(jìn)而針對不足之處進(jìn)行改進(jìn)，全面提高檔案管理水平。通過上述分析，我們已經(jīng)知道了檔案管理工作存在的漏洞，接下來將針對檔案管理的不足之處，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，創(chuàng)新政法單位檔案管理工作。下面，我們將從提高政法單位檔案管理意識、組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育和推動檔案管理信息化建設(shè)三方面創(chuàng)新政法單位檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，推動政法單位建設(shè)與發(fā)展。

（一）提高政法單位檔案管理意識。隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入和社會制度的完善，檔案管理的重要性在政法單位已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，政法單位為了提高全面管理水平，不斷建設(shè)與發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，創(chuàng)新管理工作，提高檔案管理水平，提升檔案管理工作質(zhì)量。而檔案管理工作的創(chuàng)新與否很大程度上與領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視程度決定了檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員的工作熱情以及積極性。只有領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理工作對政法單位的重要作用，整個單位才會營造一種積極創(chuàng)新檔案管理的工作氛圍。政法單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在開會時強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的重要性，鼓勵督促檔案管理部門工作的推進(jìn)與創(chuàng)新，大力支持檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展。

（二）組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育。檔案管理工作的創(chuàng)新不僅與政法單位領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識相關(guān)，也與檔案管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)相關(guān)。檔案管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，專業(yè)素質(zhì)不足以在檔案管理工作中有所創(chuàng)新。為了創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，必須要提高檔案管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與實(shí)際操作技能。首先，政法單位可以提高選拔標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的學(xué)生，利用檔案管理專業(yè)的學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)合老員工的工作經(jīng)驗(yàn)，共同創(chuàng)新檔案管理工作。其次，政法單位可以定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理工作技能，不斷完善、簡化自身的檔案管理工作流程，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理知識體系。

（三）推動檔案管理信息化建設(shè)。新時期為了順應(yīng)社會發(fā)展進(jìn)步，政法單位必須要建立健全檔案管理信息化制度。在制定檔案管理信息化工作規(guī)范時，政法單位應(yīng)該堅(jiān)持促進(jìn)政法單位建設(shè)發(fā)展的總體原則，通過相關(guān)的研究與討論，積極借鑒先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，制定出適合政法單位檔案管理信息化的建設(shè)方案，為政法單位檔案管理信息化建設(shè)提供科學(xué)、合理的規(guī)范守則。同時，政法單位還要加快信息化建設(shè)的落實(shí)，及時關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案管理信息化制度落到實(shí)處，促使政法單位的檔案管理向信息化方向發(fā)展。

四、小結(jié)

新時期，社會逐漸進(jìn)步發(fā)展，對政法單位的要求也隨之提高，政法單位在發(fā)展的道路上也要注重對檔案的管理，政法單位對檔案管理的改革重心應(yīng)放在檔案管理的創(chuàng)新方面上。只有結(jié)合時代發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理工作才能提高檔案管理工作的效率，促使檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，通過高質(zhì)量的檔案管理工作助力政法單位領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)營與決策，推動政法單位的建設(shè)與發(fā)展。為了不斷創(chuàng)新政法單位的檔案管理，要與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理體系，對檔案管理模式、硬件設(shè)施、人才選拔與培訓(xùn)都進(jìn)行創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理工作流程，全面提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。同時也要充分利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)平臺，推動檔案管理信息化、數(shù)字化進(jìn)程，促使政法單位檔案管理工作更好地推進(jìn)。