城市更新改造項目檔案管理存在的問題及對策

文/中國科學院檔案館 張旭；北京創業公社投資發展有限公司 劉長玲

隨著國家城市化進程不斷加快，城市開發逐漸飽和，可用于居住、生活、工作的土地資源日益稀缺。在此背景下，中國城市開始從增量時代進入存量時代。城市更新通過盤活存量土地資源、挖掘存量價值，實現自我迭代更新，逐步成為城市產業轉型升級的新動能。互聯網環境下對存量資產進行改造可以激發存量資產創新管理，實現各類資產證券化，提高存量資產運營效率。

城市更新改造項目產生的文件材料主要包括存量資產項目在計劃投資、實地調研、規劃定位、項目測算、工程設計改造、服務運營等階段形成的具有保存價值的文字、圖表、圖像、聲像、電子文件等。城市更新項目的興起對企業發展注入新活力，城市更新項目檔案作為記錄和留存建設和運營全過程的原始記錄，成為城市更新項目的有機組成部分。因此，加強城市更新改造項目的檔案管理顯得尤為重要。

一、城市更新改造項目檔案管理的重要性

（一）城市更新項目檔案為項目建設提供憑證價值。城市更新改造涉及規劃定位、金融投資、工程改造、運營管理等諸多的工序和環節，城市更新項目檔案記錄了項目從拓展、調研、規劃定位、測算、立項、設計、工程部改建和運營部運維管理的全過程，包括策劃定位、商業模式、資本運作、評估決策、工程改造、運營管理等。存量資產改造項目中遇到的問題可以通過查閱檔案的方式，查明原因，為解決法律糾紛、商業訴訟提供原始憑證。

（二）城市更新項目檔案為項目運營服務提供參考價值。完整、真實的城市更新項目檔案可以為后期相關項目運營管理提供依據，運營過程中財務測算、功能規劃等重要環節，可借鑒前期檔案材料中的預算報告、預置方案、項目評估等，針對性提供最優化的解決方案，為未來項目運營提供有益參考，節約項目運營時間和成本。

（三）城市更新項目檔案為企業開拓城市更新項目提供經驗積累。城市更新項目檔案記載了規劃定位、商業模式、資本運作、工程改造和服務運營的寶貴經驗，包括產業定位、改造基金搭建、工程改造方案選取、運營服務方法、相關技術手段等。通過管理和保存城市更新項目檔案，將管理手段和技術方法運用于下一個項目中，從而改進項目管理水平。

二、城市更新改造項目檔案管理存在的問題

（一）未形成檔案管理的工作網絡與責任體系。城市更新改造項目目標宏大，投資模式多樣、工程改造難度高、運營周期長，兼具投資、工程和運維三重屬性。往往需要多部門協調，涉及人員眾多，包括項目負責人、產業策劃人員、投資拓展人員、項目測算人員、工程部的建設人員、檔案專員、運營部人員等，因此城市更新改造項目檔案管理工作需要各部門人員明確職責，相互配合。而從實際情況來看，目前整個檔案管理流程缺乏審核和約束機制，人員職責并不明確。一是工程部人員在工程建設中隨意將文件材料進行收集，待工程結束后移交給工程部檔案專員，工程部檔案專員整理后自行管理本部門形成的檔案。二是運營部人員在系統中申請用印審批時會把合同交行政部門檔案管理人員審核并加蓋公章，并送外單位蓋章。由于缺乏對合同歸檔的約束機制，運營部人員通常忘記將完整的合同提交到系統中。三是行政部門檔案管理人員定期審核合同文件歸檔情況發現問題時，各工作對接時處于“無人回應”的狀態。

（二）檔案管理缺乏規范性。目前企業對城市更新改造項目的投資拓展模式和項目運營合作模式已經形成一個相對清晰的業務流程，但現有的城市更新項目檔案管理工作還沒有一個統一、細化的規范性流程。第一，城市更新改造項目工程檔案、運營檔案在各自部門管理，要求并不統一，沒有規范化的管理措施，也沒有實現集中統一管理。第二，檔案的歸屬與流向并沒有具體的規定，導致城市更新改造項目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用工作缺乏相應的制度保障。

（三）檔案管理人員專業素養不強。檔案管理人員的專業性影響企業檔案工作質量。檔案管理人員既要有堅定的政治立場，又要具備較強的專業知識和良好的專業素養。目前，部分企業檔案管理人員由行政人員兼任，行政專員在處理辦公室行政工作之外，同時負責印章管理、合同管理及相關文件材料歸檔工作。檔案管理人員由于沒有專業背景，也得不到專業化的培訓，整體素質不高；相應地，各部門的檔案專員得不到專業化的工作指導。這些問題不利于城市更新項目檔案管理工作的開展，亟需在實踐中解決。

（四）檔案管理未與城市更新項目同步進行。目前，檔案收集管理工作大多是在城市更新項目建設后期，大多數管理運營過程的文件毫無次序地保存在各運營經理的電腦中，導致很多運營過程性文件收集和查找困難。在企業實際工作中，檔案收集管理滯后于項目擴展和運營工作，特別在計劃投資、項目調研、項目定位與評估、項目決策等關鍵節點未實時開展檔案收集和檢查工作，檔案的完整性、規范性、系統性、有效性難以確保。

三、城市更新改造項目檔案管理的對策與建議

（一）建立自上而下，職責明確的檔案工作網絡。根據城市更新改造項目建設的實際情況建立一套各層級人員分工明確的檔案工作網絡體系，即從項目負責人——檔案歸口管理部門——行政部門檔案管理人員——項目部門（策劃部、投資拓展部、測算部、工程部、運營部）——項目部門檔案專員。其中，項目負責人對整個城市更新項目所形成檔案的完整性、真實性負責；行政部門檔案管理人員在項目建設和運營中對各部門人員的檔案收集和管理情況進行定期檢查和業務指導；各項目部門檔案專員按照分工完成本部門檔案的收集和整理工作，做到及時歸檔。

（二）規范流程，實現檔案資源的集中統一管理。加強城市更新改造項目檔案管理的關鍵之一是完善相關的規章制度和管理流程。將檔案管理工作納入領導的議事日程，納入企業項目管理流程，這是保證城市更新項目檔案工作標準化、規范化的前提。第一，建立切合實際、操作性強的城市更新改造項目檔案管理制度，從組織管理、職責分工、整理要求、物質保障與獎懲措施等方面進行明確規定，細化文件材料的歸檔范圍，并對收集、分類、整理、立卷、歸檔工作等提出具體要求。第二，在投資擴展和委托運營的業務流程中納入檔案管理的具體工作內容，包括從形成、分類、整理、歸檔等，并在項目完成后統一移交給行政部門檔案管理人員。第三，在合同或協議中進行管控，明確城市更新項目檔案材料的歸屬，并與合同尾款支付掛鉤。

（三）增強意識，加強企業檔案管理人員的業務培訓。首先，增強依法依規的檔案管理意識，充分認識到城市更新改造項目檔案的作用和價值。檔案歸檔和管理工作直接關系到企業后續城市更新項目的運營與擴展服務，應當變被動為主動，收集和管理城市更新項目檔案。其次，加強專業知識培訓，既要掌握檔案專業技能，又要熟知城市更新項目檔案管理工作范圍，并在實際工作中細化城市更新項目的檔案整理方法。最后，檔案管理人員應當加強對各部門檔案專員的業務指導和培訓，將檔案工作與各業務環節緊密聯系起來，幫助各部門人員形成良好的歸檔意識，為后期檔案利用打好基礎。

（四）運用信息化手段，加強同步管理。目前，企業已經建立園區智慧化管理平臺進行業務流轉和審批事項。城市更新改造項目從策劃立項、組織實施到管理運維具有較長的周期性，建立統一的檔案管理平臺有利于對項目檔案的全過程管理和有效利用。首先，運用計算機技術構建企業檔案管理平臺，配置城市更新改造項目檔案數據庫，實現與園區智慧化管理平臺的接口開發，使流轉后的文件進入數據庫中。其次，對項目檔案數據庫模塊進行功能性劃分，包括系統用戶登錄權限、檔案整編、建立目錄和關鍵詞檢索、文件預覽、借閱利用服務等。最后，在統一的數據庫系統中，實現城市更新改造項目檔案數字化，注重各關鍵節點檔案的實時收集、及時歸檔。

四、結語

城市更新改造項目是一項綜合性、長期性的系統工程，面廣量大，未來更要進一步加強城市更新改造項目檔案管理工作，充分認識到項目檔案的重要性。規范管理流程，并借助信息化、智慧化平臺，簡化檔案的收集和整理工作，從長遠來看更好地為項目拓展提供有力支撐，為運營人員提供便捷方便的信息服務。