新時期重點工程建設項目檔案管理對策探究

文/福安市河道堤防管理處 陳韓鋒

當前我國重點工程項目逐漸增多，這些重點工程項目，對國計民生具有重要的影響，對我國城市化建設和社會的發展具有重要的作用。目前隨著我國建筑業的不斷發展，我國重點工程項目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應當不斷努力學習，從而更好的開展重點工程檔案管理工作。由于重點工程項目具有一定的特點，在建設時間方面，是相對較長的，對于質量要求也很高，所以一般的重點工程是比較大型的，所涉及的人員比較多。同時，相關的材料和因素涉及的比較多，所以應當加強檔案管理工作，這樣才能在一定程度上保證重點工程項目順利竣工。

一、重點工程項目檔案管理工作的重要性

（一）重點工程項目的特點。重點工程項目都是比較龐大的，是一個重要的社會系統工程，具有投資大和建設工期長的特點。在重點工程建設過程中，一般資金來源比較廣泛，而且參與建設的單位比較多。在建設工程中，大多采用了新的技術和設備，從而導致大量引進新的設備和技術。在這樣的情況下，形成了多種檔案類型，種類比較多，數量比較龐大，而且價值較高，具有文本多樣、載體復雜等特點。對于這種情況，要想做好檔案管理，需對重點建設項目進行科學管理，重視工程質量，從而拓展重點建設項目的部門和領域，更好地服務經濟建設和社會發展。

（二）應當重視重點工程檔案管理。在進行重點工程建設時，檔案管理是對整個重點工程的歷史和真實情況進行反映的過程。對于那些重點工程來說，檔案管理工作，更應當給予充分肯定，這是其他任何管理無法替代的，也是任何東西無法替代的。尤其在工程進行驗收和改建擴建階段，具有極大的參考價值。檔案管理工作，是一項具體的工作，是一個工程的載體。重點工程從開始到結束，需要涉及許多內容，是非常復雜的系統工程。重點工程表面是體現片面的情況，許多信息在檔案管理中。我國的建筑工程質量管理是終身責任制的，所以這就體現出檔案管理的重要性。

（三）檔案工作與工程建設應當一致，同時有效促進了工程管理。檔案在管理的過程中，與建設工程是一致的，兩者應當相輔相成。所以應當重視檔案管理工作，同時也促進了工程管理。在進行管理時，應當利用好檔案管理工作，這樣既能有效節約工程成本，也可以一定程度上縮短工期。所以檔案管理工作對于工程建設是非常重要的，所以項目工程的管理者，應當重視檔案管理工作。

二、重點工程項目進行檔案管理時的現狀

（一）對于檔案管理工作重視程度不夠。當前我國的重點工程項目，一般時間比較長，所以在正常情況下，重點工程項目都會分成多個標段。在實際的工中，對于每個標段，可能會出現分包的情形，這會導致參與工程項目建設的隊伍比較多，情況比較復雜，在施工人員方面，素質上也有一定的差別。在進行重點工程項目時，一般不是固定的一個單位負責，在編制上也會有一定的差別。如果負責重點工程項目的經理人沒有從思想和觀念上，認識到檔案管理工作的重要性，認為只要搞好項目工程即可，這樣就存在責任不清，以及檔案管理不夠到位的情況。

（二）沒有健全相關的檔案管理制度。在實際的檔案管理過程中，尤其是重點工程的檔案管理，雖然建設單位投入了較多，同時做了許多工作，但是對于建設工程企業，最主要的工作內容，還是圍繞著整個項目工程進行的。所以很少重視管理建設單位的檔案資料，所以在資料管理和整編上，還缺少一定的重視。在重點建設工程中，工程項目資料在規范性上有一定的欠缺，管理不夠完善。由于在檔案管理過程中，缺少必備的資料移交程序和相關的管理制度，所以重點工程在建設項目上，進行相關檔案交接時，經常出現手續不到位的情況，造成部分重要的檔案丟失。

（三）缺乏專業的管理人員。當前國家級的重點工程都配備了相應的檔案管理人員，對重點工程建設項目進行檔案管理工作，對所涉及的各種文件和資料進行保管、存儲和發放，但是這些檔案管理人員，大部分缺少相關的工程建設知識，以及工程技術等方面的知識。所以在進行檔案管理時，對于應當準備什么資料，收集什么資料，如何收集有用信息，缺少一定的認識。同時還存在思想意識上，對檔案管理和歸檔工作的重要性認識不足的情況，從而導致重點工程項目管理方面，對于檔案管理和歸檔工作認識不夠到位的情形。

（四）對竣工檔案歸檔工作缺少規劃。對于重點工程進行檔案歸檔時，沒有對整編責任進行劃分，目前采用的是幾個業務部門共同對資料進行匯總，由于沒有將相關的責任落實到相應的部門或者責任人，導致在實際工作中，出現推諉的情況。在重點工程建設過程中，對于許多環節的檔案管理人員，沒有參與或者沒有直接參與，由相關的人員或者部門進行整理后，移交基建部門，匯總后交給檔案管理部門。整個過程沒有檔案管理人員直接參與，所以在檔案管理中，許多檔案管理人員無法查找到出現問題的原因。

三、做好檔案管理工作的對策分析

（一）項目相關領導，要嚴把責任關。首先，應當明確項目領導相關責任。對于重點工程進行檔案管理，應當運用各種措施和辦法，將相關檔案管理工作進行落實，同時將相關的責任，納入領導責任制度中，在檔案管理過程中，應當通過有效途徑，對項目的責任人和分管領導進行一定的培訓，從而在思想和意識上，不斷增強檔案管理意識。其次，將檔案管理工作與工程建設同步。在重點工程建設過程中，應當將檔案管理工作，納入責任制度和崗位考核中。同時，將經濟責任制度考核和崗位責任制度建設以及工程建設檔案管理與規劃設計和工程施工以及竣工同步。此外，應當將工程檔案管理變成事前監督，這樣可以更好地進行全過程的監督管理和控制。最后，應當落實責任制度。在檔案管理過程中，應當更好地落實法人責任制度，這是有效確保重點工程檔案管理工作的方法之一。

（二）構建科學完善的檔案管理體系。首先，設立工程指揮部。在工程審批立項的過程中，應當根據重點工程的建設需求，成立工程項目指揮部，這樣可以方便協調和加強各部門之間的聯系，確保工程有序進行。其次，配備專業的檔案管理人員。在重點工程立項以后，應當配置專業的檔案管理人員，這樣可以做好相關工作，確保資料和圖紙等得到更好的保管和收集。再次，工程完工以后，將資料移交給建設單位。當驗收完成以后，檔案管理工作人員，要依照合同的閱讀，整理好相關的資料，同時移交給建設單位。最后，加強各部門的溝通。檔案管理工作人員應當加強與指揮部的溝通，從而有效確保重點工程的質量。

（三）做好相關培訓。在重點工程建設過程中，應當采取相關的措施，充實相關人員的業務水平。在重點工程開始階段，監督指導人員，應當協助施工單位，建立和健全各種制度和管理，依據相關的法律和法規進行管理。對工程進行監督的人員，應當定期舉辦相關培訓，主要是對項目工程檔案管理的程序和范圍進行培訓，使檔案管理更加規范完整，從而實現竣工與檔案管理同步。

（四）重點把握項目合同簽訂。在重點項目工程中，簽訂合同前檔案管理部門就應積極參與其中，主動參與合同簽訂過程。在進行檔案管理過程中，通過合同形式，明確工作人員進行檔案管理工作的相關責任和義務。通過規定建設項目，檔案管理內容，還有歸納和移交范圍。在合同簽訂的過程中，應當全面考慮，相關工作人員和管理人員的素質問題，這樣便于后期的檔案管理工作。同時還應當注重檔案的質量，以及檔案管理水平，用來衡量建設單位的實際管理水平。對于重點工程建設項目的相關資料，以及相關圖紙還有合同的規定以及相關的文件，要確定歸檔的時間和保管份數，對于違約要求也應注意。這樣才能將檔案管理工作滲透到重點工程建設的各個方面，引起各方的重視。在檔案管理過程中，還應當明確各種文件資料的責任人，對于沒有依照合同約定上交相關材料的，應當給予相應的懲戒。為了保障重點工程檔案的完善規范，要嚴格把握合同關，這對于檔案管理是非常重要的。

（五）強化重點項目的檔案動態管理。在重點工程項目檔案登記上報方面，目前還存在許多問題，所以應當強化重點工程項目的動態管理工作。要求及時掌握重點項目工程實際情況，同時應當建立一套完善的重點檔案管理備案制度，然后根據上報情況進行登記，對相關單位進行抽查，然后通過一些辦法，努力調動員工的工作積極性。

（六）嚴格把控竣工驗收環節。當重點工程進入竣工驗收階段，需要進行質檢，這個過程要與檔案同時進行，主要是對工程的主要部分進行質量認證，對工程竣工進行驗收，同時歸檔，對相關資料應當進行嚴格的審核，然后對重點工程項目進行竣工驗收。在驗收過程中，不僅要對工程實體進行驗收，也要對檔案進行驗收，所以只有做好檔案管理工作，才能進行全面的驗收工作，確保整個項目工程全面竣工和驗收。