淺談新形勢下檔案管理現代化的有效途徑

文/濟南市中西醫結合醫院 王紅玉

檔案管理工作不僅為企事業單位提供了確鑿的數據參考，而且也為各項工作的順利展開提供了重要依據。目前，隨著信息技術在檔案管理工作中的推廣應用，使得檔案利用率大幅提升，檔案的查詢、借閱、使用、保管等工作流程逐步趨于規范化、程序化與標準化，在這一背景之下，檔案管理人員應當以信息技術為載體，在工作當中不斷創新管理模式與方法，不斷轉變思想觀念，不斷夯實應用技術根基，在為各部門提供便捷高效服務的同時，加快推進檔案現代化管理進程。

一、檔案管理現代化的必要性分析

（一）適應時代發展需求。隨著社會的不斷發展，傳統的檔案管理模式逐步被先進的信息化管理模式所取代，過去的紙質檔案數量呈現出逐年遞減態勢，各企事業單位在傳遞檔案信息時，完全可以借助于互聯網的共享功能實現異地傳輸，而不受時間和空間的限制，這就大大減少了中間信息交換與傳遞過程，提高了單位工作效率。目前，社會各領域均已實現了檔案信息化管理，建立了專屬的檔案信息管理平臺，在這種時代發展大趨勢的帶動下，檔案管理現代化將成為未來檔案管理的必然趨勢。

（二）減少繁瑣的工作流程。檔案管理現代化主要是利用先進的計算機技術、互聯網技術、數字技術、大數據技術建立一個集檢索、加密、閱覽、保存等多項功能于一身的檔案信息管理系統，該系統只需要人工簡單操作便可以對檔案資料進行分類、篩選、歸檔，不再像過去紙質檔案管理那樣需要大量的人力資源，耗費大量的時間進行收集與歸檔，現在節省了時間，提高了工作效率，而且也能夠確保檔案資料的完整性與保真性。另外，在檢索查詢所需的檔案資料時，檔案管理人員只需要輸入檔案資料的關鍵詞即可，大大簡化了工作流程。

（三）占用空間小，存儲信息量大。過去，在保管紙質檔案資料時，往往需要一個獨立的保存空間，而且紙質檔案極易受潮或者被盜，給管理工作增加了難度。而檔案管理現代化的實現，使大部分紙質資料轉化為電子檔案，比如工程圖紙，可以借助于掃描儀與數碼照相設備將其轉化為可以長期存儲的圖片格式，這就避免了圖紙丟失或者受潮現象的發生。另外，應用大數據技術能夠建立一個存儲海量數據信息的檔案數據庫，所有檔案資料都可以存儲在統一的數據庫當中，這就節省了大量的存儲空間，給檔案管理人員提供了諸多便利條件。

二、檔案管理工作的不足之處

（一）管理意識淡薄，工作進程滯后。檔案管理現代化不僅僅體現工作載體的先進性，同時，對管理人員的管理意識、責任意識也提出了嚴格標準。但是，受到傳統思想觀念的影響，部分檔案管理人員認為檔案工作無關緊要，既不會產生經濟效益，也不會給單位造成經濟損失，因此，在這種心理的驅使下，常常將個人負面情緒帶到實際工作當中，使檔案管理工作進程嚴重滯后，給各項工作的順暢銜接造成惡劣影響。另外，雖然各單位建立了檔案信息管理系統，但是，一些管理人員依然沿用過去的工作模式，以至于檔案信息管理系統的升級速度緩慢，進而埋下了重大的安全隱患，檔案信息的丟失現象屢屢發生。

（二）重視力度欠缺，投入資金不足。檔案管理現代化需要投入必要的硬件設施與系統軟件，比如計算機、掃描儀、數碼設備等，但是，部分單位的管理層領導為了節省資金，往往購置一些價格低廉的劣質品，導致硬件設施頻頻發生運行故障，給檔案資料的安全存儲帶來了諸多負面影響。與此同時，一些管理層領導往往將關注焦點全部放在單位的經濟效益方面，忽略了檔案基礎管理工作的重要性，在設置檔案管理工作崗位時，并未設置專職崗位，而是由其他業務部門人員兼職管理檔案資料，這種管理格局不僅給檔案現代化與規范化管理制造了障礙，也使企業的長遠發展規劃成為一紙空文。

（三）工作流程形式化，工作態度隨意化。檔案信息管理系統的建立需要對過去的紙質檔案進行數字化處理，即通過掃描儀或者數碼攝像與照相設備將紙質資料轉化為電子文檔或者圖片影像信息。但是，檔案管理人員在工作當中，完全按照固定的工作套路，不分檔案的保密級別，不分檔案內容的輕重緩急，采取“全盤端”的工作方式，將所有紙質資料全部轉化為電子文檔，這就使得檔案管理工作雪上加霜，不但對檔案內容的細化與分類造成不利影響，同時，也嚴重影響了工作進度。另外，部分檔案管理人員認為紙質檔案已經轉化為電子檔案，失去了保管的必要性，因此，對一些紙質檔案隨意丟棄，隨意放置，造成大量的原始紙質檔案丟失，進而給單位帶來嚴重損失。

三、新形勢下檔案管理現代化的有效途徑

（一）根據檔案保密級別，建立資源共享機制。檔案資料的保密級別通常劃分為普通級、秘密級以及機密級，隨著檔案信息管理平臺的建立，各單位對電子檔案的保密級別制定新的規定，尤其是一些具備成功管理經驗的企業單位，為了使單位與外界相關的機構建立起長期合作往來關系，進一步加強行業間的溝通與交流頻次，往往將一些保密級別較低的檔案資料通過互聯網絡進行共享，或者將一些管理者查閱的經濟檔案資料通過局域網實行內部共享，這樣一來，不僅為各項工作的高效展開提供了重要的數據信息支持，而且也為行業間的互助共進提供了先決保障。因此，在這一背景之下，檔案管理人員應當與信息平臺的技術人員達成共識：一方面，確定檔案資料的保密級別；另一方面，利用信息系統的資料共享功能，將一些基礎性資料在互聯網或者局域網內部共享，這樣一來，給檔案資料的需求者提供了諸多便利條件，促進各項工作順利展開。

（二）設置系統登錄權限，增強檔案保密意識。由于互聯網具有開放性特征，使得一些檔案資料容易被惡意竊取，給單位帶來經濟與名譽損失，為了避免這種情況發生。檔案管理人員應當聯合技術人員對檔案信息管理系統設置登錄權限。比如技術類檔案，只有主管領導、工程師以及技術部門有權查看，而基建類檔案，只有主管領導與參與基礎建設的相關人員有權查看。為了確保檔案資料的安全性，除了設置登錄權限外，也可以通過指紋驗證、人臉識別、復雜密碼等方式來提高檔案資料的保密級別。此外，對于檔案管理人員而言，是檔案信息系統的直接操作者，因此，檔案管理人員必須樹立高度的主人翁責任意識與保密意識，任何人不得泄露單位的檔案信息。

（三）打造智能管理格局，明確現代管理模式。智能管理包括檔案資料的智能化查詢、智能化借閱、智能化保管等多項工作內容，其中智能化查詢主要是利用信息管理系統的智能檢索功能，事先設定關鍵字詞的檢索程序，檔案資料的需求者只要輸入檔案的關鍵字詞，顯示屏上即可以顯示檔案資料的全稱，然后在諸多相近的檔案名稱當中快速找到所需資料。智能化借閱是利用檔案信息管理系統的智能審簽功能，各部門在提出檔案借閱申請后，主管領導只需要在系統當中進行一鍵操作審核，就可以完成檔案資料的借閱流程，為借閱者提供了極大方便。智能化保管主要是利用大數據技術，在系統當中形成一個信息存儲量大的檔案數據庫，所有檔案資料都可以存儲在數據庫當中。因此，檔案管理人員需要熟練掌握檔案信息系統的操作流程與技巧，進一步明確檔案現代化管理模式的具體內容，以便于在實際工作中游刃有余。

（四）創新服務模式，彰顯檔案價值。檔案現代化管理模式的建立給檔案需求人員與管理人員提供諸多便捷服務，基于現代化管理理念，檔案管理人員應當在工作當中不斷創新服務模式，借助于先進的信息技術為檔案需求者提供更加優質高效的服務。比如可以利用QQ、微信等社交軟件，為檔案需求者講解檔案信息管理系統的操作功能，介紹操作界面的相關內容，傳授檢索檔案資料的快捷方式，使檔案需求者對檔案信息管理系統產生更加深刻的認知與了解。另外，為了體現檔案資料的實際利用價值，檔案管理人員應當及時對紙質檔案資料進行整理、歸類、錄入、處理，制作成信息系統能夠識別的文字檔案或者圖片檔案，這樣，檔案需求者能夠第一時間瀏覽到所需的資料信息，為各項工作的正常開展提供精準的第一手參考資料。

（五）提升管理績效，構建考評機制。為了充分調動檔案管理人員的工作積極性，加快推進檔案現代化管理進程，檔案管理主管部門應當建立一個公開、公平、公正的內部考評機制，對檔案管理人員的工作內容進行嚴格考核。比如檔案信息管理系統的操作技能是否嫻熟，紙質檔案轉化為數字檔案的工作是否及時，檔案資料的保密權限是否安全可靠等內容，都應當納入考評機制當中。如果檔案管理人員工作態度積極、操作技能嫻熟、管理經驗豐富，應當遵照內部獎懲機制給予相應的物質獎勵。通過這種方法，能夠增強檔案管理人員的管理意識與責任意識，并在實際工作當中逐步規范個人行為，端正工作態度，進而為檔案現代化管理工作做出更大的貢獻。

四、結語

新形勢下，檔案管理現代化不但符合時代發展要求，而且也為企事業單位各項工作的高效開展提供了強大的技術支撐。因此，檔案管理人員應當始終秉持與時俱進的態度，時刻堅持創新理念，在充實和豐富專業知識的同時，不斷創新和升級檔案信息系統的各項功能，使檔案的最大化利用價值得到切實體現。