新時代檔案征集工作的實踐與探索

文/山東省德州市中醫院 左天普

在時代發展過程中，知識占據著重要的地位，檔案工作的開展有了更多的要求，為了實現檔案的重要價值，應對檔案征集工作進行改善。檔案征集是檔案工作的重要環節，也是保證檔案利用效率和自身質量的關鍵。醫院檔案工作的開展能夠為醫院的建設發展帶來幫助，使醫院的整體運行水平得到提升，開展檔案征集工作時應明確檔案工作的目標和要求，根據實際情況來加強檔案征集工作的效果，使檔案的征集能夠發揮出有效的作用，實現檔案資源的充分利用，促進醫院的快速發展。

一、醫院檔案收集的重要性

檔案征集工作作為促進社會文化發展的重要行動，在我國已經經歷了上千年的歷史，文化在歷史發展過程中可通過建立檔案的方式得到記錄，但是其中存在由于大量檔案丟失而導致的重要文化內容遺失的問題，受到外界因素影響，檔案的流轉過程中產生了一些難以避免的損害，這導致很多歷史資料內容不完整，還有一些檔案資料流落民間，分散在各地。檔案征集可使重要的檔案資料被有效收集起來，為文化傳承創造有利的條件。同時，能夠為不同行業提供更多的參考內容。在醫院檔案資料征集中，由于素材分散在各個部門和科室中，需要采用一定的方式將檔案資料進行歸檔，使館藏資源更加豐富。在檔案管理中，檔案收集是重要的工作內容，也是管理的基礎，通過檔案的收集可為醫院的檔案資料管理提供更多的資源，使檔案管理工作順利開展，同時檔案資源的利用可為醫院各項工作開展帶來相應的參考，因此檔案征集是醫院檔案管理中的重要任務。當前的醫院檔案征集工作需要進行改善，由于檔案征集是一項長期復雜的工作，容易產生問題，對檔案管理產生不良的影響。通過提升檔案征集工作的質量，可為醫院的發展建立良好的基礎。

二、新時代醫院檔案收集中存在的問題

（一）檔案收集管理機制不完善。醫院管理者以及檔案管理人員在工作中對檔案管理缺少充分的重視，沒有有效開展檔案收集工作。當前大部分單位缺少完善的檔案管理機制，在人員管理方面缺少相應的獎懲制度，同時各個科室的工作職責沒有得到明確。由于缺少統一完善的管理制度，檔案管理人員在工作中沒有按照要求開展工作，在這樣的情況下，難以保證檔案收集工作的效果。雖然多數醫院將檔案收集作為發展規劃中的內容，也安排相應的人員負責檔案收集，但是一些部門在實際的工作中，沒有對檔案資料進行有效保管，致使檔案資料內容不完整或者產生了遺失的問題，在收集過程中，不及時對檔案資料進行整理和保存，會使檔案資料的管理出現更多的問題，對檔案信息的利用產生影響。醫院檔案管理中涉及大量重要的醫學技術和研究相關資料，得不到規范的收集管理，會使醫院的醫療發展受到影響。

（二）檔案收集的方式比較落后。在醫院中，一些部門缺少專門放置檔案材料的場地，檔案管理人員將檔案資料與其他的物品放置在儀器架上，使檔案查找產生了不便。在檔案收集工作中，存在檔案設備差、設備老化，缺少及時更新，這使工作的效率受到了影響。當前檔案管理人員僅僅重視對紙質檔案文件的收集，沒有對檔案進行數字化處理，沒有借助網絡技術來改善檔案管理方式，這使檔案的收集和管理水平得不到提升。一般聲像、電子等材料較少進行歸檔，檔案庫中多數為紙質檔案資料，這使檔案收集產生了較大難度，在管理上也容易產生問題。在這種收集范圍難以明確的情況下，無用檔案會逐漸增多，導致檔案的利用效率降低。

（三）檔案工作人員素質水平較低。醫院檔案人員多為兼職人員，基本處于一崗多職的狀態，缺少足夠的時間學習檔案收集及管理相關的技能，甚至缺少相應的培訓，在實際的工作中，業務能力水平較低，對檔案收集缺少正確的認識，導致收集工作受到影響。各部門檔案工作兼職人員變動比較多，新進人員對檔案工作不夠了解，難以有效開展相應工作，沒有將檔案材料交接工作做好，導致檔案材料產生了損壞。人員的素質能力對檔案收集帶來了較大的影響，導致檔案得不到及時的整理和分類保管，沒有按時進行立卷歸檔，難以保證檔案資料的完整性，不利于檔案收集工作的進行。

（四）檔案立卷歸檔工作開展不規范。檔案的收集工作與立卷工作之間存在著一定聯系，根據檔案相關法律內容來看，需通過文件材料形成部門將分散的材料整理并且立卷，將其交到檔案室中。一些部門沒有經過規范的流程將分散的材料轉交給檔案室，使檔案室開展其余的工作，這使檔案收集達不到實際的要求，影響了檔案收集的質量，難以保證檔案管理工作的順利開展，同時給醫院的檔案工作帶來了不利。缺少規范的立卷流程，會使檔案收集的效果減弱，對醫院的檔案建設發展產生阻礙。

三、加強檔案征集工作實踐效果的措施

（一）完善醫院檔案管理規章制度。醫院應結合實際情況建立符合醫院管理要求的檔案管理制度，包括檔案保管、立卷歸檔以及移交等環節的制度，對檔案的歸檔內容及時間進行明確，同時應確定歸檔的范圍，使檔案收集工作的開展更加高效。可將具有利用價值并且能夠反映醫院情況的文件列入歸檔范圍中，包括磁盤、照片、錄像等形式的資料。為了保證管理制度的有效性，應將其與人員的職稱晉升進行掛鉤，保證文件材料的收集工作更加規范，確保工作的質量。另外，醫院應對崗位職責進行明確，針對各崗位的工作內容以及要求，完善相關的制度，使檔案收集管理工作追責有效實現。檔案人員需要調查存在問題的材料，避免虛假材料進入檔案庫中。制定人員獎懲制度，結合制度的要求，將人員的檔案收集工作完成情況作為參考，對人員進行相應的獎勵或者懲罰，使人員能夠在工作中更加積極，加強檔案收集工作的質量。

（二）借助信息化技術開展檔案收集工作。在醫療行業技術的快速發展背景下，醫院的重大事項增加，需要處理的信息較多，檔案資源也有所增多，為了保證檔案收集工作的質量，應將收集方式改善，借助先進的技術開展工作，使檔案收集的效率提升，可借助檔案信息化管理模式創新檔案工作，使用檔案網絡管理系統進行檔案收集，可使檔案收集管理的過程簡化，為檔案工作人員工作提供更多便利的條件，使傳統的檔案收集模式得到改善，能夠發揮出更好的效果。醫院應采用多種方式建立檔案，并且對檔案進行明確分類，包括設備檔案、科研檔案以及電子檔案等，通過檔案的規范分類，可使檔案資源的管理和使用更加高效。同時，應將立卷和歸檔工作進行創新，使立卷與著錄有效結合，進行網絡化立卷歸檔，使立卷過程中的問題得到解決，提升檔案收集工作的水平，確保檔案管理順利進行。

（三）提升檔案收集工作的質量。在檔案收集工作中，應對檔案開展規劃性的整理，整理的時候需要根據檔案的內容以及類型進行細化歸類，對收集的資料進行詳細核對，發現問題應及時提出，還應加強文書立卷部門的協同作業，使檔案收集工作規范進行。在整理的過程中，應對內容不清晰以及存儲不符合要求的檔案進行及時修補，將檔案資料備份，定期對檔案資料進行復查，可避免存儲環境對檔案產生的影響。結合不同部門的實際要求調整檔案收集分類標準。在立卷過程中，當發現問題時，應及時進行糾正，使立卷工作的質量得到保障。檔案在入室前應經過詳細的篩選，符合要求才能進入檔案室，加強對檔案質量的控制，不滿足要求的檔案應及時返回整理，使檔案收集的過程更加規范高效。另外，醫院檔案室應與立卷部門之間保持密切的聯系，結合檔案材料的情況進行充分了解，為檔案收集工作提供參考，根據檔案管理的制度，對檔案使用的需求等進行分析，明確檔案的使用價值，并且考慮到檔案的未來需要情況，進行合理的預測和考慮，對歸檔范圍進行適當的調整。

（四）重視對檔案的安全管理。在檔案收集管理中，還應將檔案的安全管理工作做好，保證檔案資料的安全。結合檔案的安全管理需求完善相應的管理機制，明確檔案工作中的各項要求。應先對檔案保管環境進行全面檢查，避免環境因素對檔案產生不良影響。例如采取有效的手段進行防潮防蟲處理。在檔案管理室中應設置安全設施，使用除濕機設備以及滅火器等保障檔案的安全，定期對檔案管理室進行檢查，確保管理室不存在安全隱患，例如電源電線等的使用情況檢查，還應對監控設備進行檢查，保證設備的正常運行，如果發現了安全隱患問題，需要進行及時處理。對于電子檔案，應加強對設備和網絡的維護，避免產生問題影響檔案內容的完整性，借助有效的技術對檔案文件進行加密處理，使檔案信息的安全性得到保障，可避免檔案安全問題發生。

（五）加強檔案人員專業素質能力培訓。醫院的檔案收集工作涉及范圍比較大，內容復雜，要求檔案工作人員應具備專業的知識和能力，了解檔案收集工作內容以及要求，具有熟練的業務技能，能夠對大量的資料進行高效處理，并且規范地進行立卷歸檔工作，使檔案收集工作能夠成功完成。醫院應重視對檔案工作人員的培訓，強化人員對相關的知識進行學習，利用集中培訓或者在職培訓等方式提升人員的專業素質水平，使其在檔案收集工作中發揮更好的作用。在培訓中，應將檔案收集的知識以及操作流程、電子檔案管理方式等內容添加到培訓內容中，使培訓更加全面。通過對檔案工作人員的有效培訓，使檔案收集工作更加高效，減少其中的問題，使醫院的檔案分類更加準確，保證檔案資源的利用價值。

四、結語

檔案征集工作的開展對于各單位來說有著重要的作用，醫院檔案收集工作中涉及復雜的檔案資源，為了保證檔案收集工作的效果，應對檔案收集工作進行全面的改善，提升檔案收集管理水平。可在檔案工作中建立完善的檔案管理制度，采用信息化技術進行檔案收集，加強對檔案收集質量的控制，全面開展檔案的安全管理工作，提升檔案人員的技術能力，使檔案收集工作滿足實際的需求。