大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)體系建設(shè)與實(shí)施

文/陜西安康市漢濱區(qū)檔案史志館 蔡苗苗

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，機(jī)關(guān)單位在檔案利用服務(wù)體系建設(shè)與實(shí)施中存在許多不容忽視的問題，這些問題極大制約了單位的建設(shè)與發(fā)展，對檔案的管理與分類帶來一定的影響。在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息分類中，由于技術(shù)達(dá)不到要求，在人工管理中常常出現(xiàn)疏忽遺漏等問題，作為記錄歷史的數(shù)據(jù)檔案，直接關(guān)系到歷史文化的精確與完整，出現(xiàn)此類問題，嚴(yán)重制約了檔案數(shù)據(jù)管理的發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，數(shù)據(jù)化的運(yùn)用逐漸在各行各業(yè)嶄露頭角，數(shù)據(jù)發(fā)展以其儲存量大、傳輸速度快等特點(diǎn)為信息管理帶來了極大的便利，新興的數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)的分類管理形成了鮮明的對比，高低之分顯而易見。為了跟上時(shí)代的步伐，利用新興技術(shù)提升數(shù)據(jù)管理效率，相關(guān)檔案管理單位紛紛將大數(shù)據(jù)衍生產(chǎn)物“云計(jì)算”運(yùn)用于檔案的保存管理中，本文針對機(jī)關(guān)單位大數(shù)據(jù)運(yùn)用出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論，分析檔案利用服務(wù)體系中存在的不足，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展與提升提出相應(yīng)的建議與解決問題的方法。

一、檔案利用服務(wù)體系在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的意義

大數(shù)據(jù)，顧名思義，就是所有數(shù)據(jù)的整合，是當(dāng)今社會中海量數(shù)據(jù)的一個(gè)集合體，其類目繁多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在云計(jì)算的運(yùn)用基礎(chǔ)下對數(shù)據(jù)信息化管理應(yīng)用進(jìn)行共享復(fù)用，通過數(shù)據(jù)化信息資源形成了能力知識體系的網(wǎng)絡(luò)，為了能夠更好地運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化，相關(guān)單位在大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案的服務(wù)體系進(jìn)行建設(shè)實(shí)施。

（一）管理效率提升。在繁瑣龐大的數(shù)據(jù)中，隨著檔案數(shù)量的不斷增長，檔案的類型、數(shù)目、種類成為檔案管理的重要任務(wù)，由于人工進(jìn)行分類管理通常會因?yàn)閿?shù)據(jù)的繁多導(dǎo)致疏忽遺漏，整理好的檔案由于繁瑣的數(shù)據(jù)信息對于缺失或者遺漏的數(shù)據(jù)無所查證，因此對于完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍v史檔案會造成極大的負(fù)面影響。而大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)就是其容量大、效率高、分類清晰，將其運(yùn)用于歷史類檔案管理中，不僅解決了人工管理的遺漏缺失等問題，還極大提升了檔案分類的效率，對整個(gè)檔案工作發(fā)展起著推動作用。

（二）使用大數(shù)據(jù)的便利。中國上下五千年歷史文化，歷史檔案數(shù)目數(shù)不勝數(shù)，不單單是管理起來不便，甚至檢索查閱也有難度，而且，隨著當(dāng)下社會的不斷發(fā)展，非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)以及個(gè)性化信息不斷涌現(xiàn)，單一的數(shù)據(jù)管理和傳統(tǒng)的設(shè)備工具已經(jīng)無法滿足于數(shù)據(jù)信息的分類。因此，為了及時(shí)獲取有效信息，提升檢索查閱的效率，運(yùn)用大數(shù)據(jù)“云計(jì)算”管理是當(dāng)下機(jī)關(guān)部門檔案服務(wù)體系建設(shè)的重要舉措。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)建設(shè)問題

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下建設(shè)檔案利用服務(wù)體系，是當(dāng)下各個(gè)領(lǐng)域涉及的方面，面對檔案體系初步的建設(shè)實(shí)行必然會出現(xiàn)不可忽視的一些問題，為了保證信息數(shù)據(jù)快速發(fā)展，檔案管理得以平穩(wěn)開展，在面對出現(xiàn)的問題時(shí)，需要及時(shí)解決，檔案的利用服務(wù)體系才能得到更好的建設(shè)與執(zhí)行。

隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)也隨之增多，海量信息的涌進(jìn)造成了“檔案脹庫”的現(xiàn)象，如此一來，在數(shù)據(jù)的查閱以及檢索中會出現(xiàn)效率低下等現(xiàn)象。與此同時(shí)，信息膨脹對檔案的管理造成不容忽視的負(fù)面影響，制約了檔案管理的工作進(jìn)程，為查閱需要的信息帶來更大的難度。在不斷的實(shí)踐和發(fā)展中，我們得出結(jié)論，在當(dāng)下大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息膨脹帶來的“檔案脹庫”，其根本原因是計(jì)算機(jī)和儲存資源的不合理，而傳統(tǒng)的檔案管理中心數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)通常單一且固定，對于數(shù)據(jù)檢索不能有效找到所需信息，對于如何快速找到所需信息，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案利用服務(wù)工作仍是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。如何從海量信息中有效提取到準(zhǔn)確的信息，也是當(dāng)下備受關(guān)注的問題，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代信息類目繁多且極其復(fù)雜，對于有價(jià)值的信息往往如同大海撈針難以挖掘，在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)的范圍較小，數(shù)據(jù)類型有限，在檢索查閱時(shí)能夠輕易提取，通常不需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備工具，由人工檢索就能挖掘到有價(jià)值的相關(guān)信息。然而，在當(dāng)下大數(shù)據(jù)環(huán)境內(nèi)，海量數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)在帶來便利等益處的同時(shí)，也造成了不可避免的問題，為了使得信息管理工作良好發(fā)展，只有相關(guān)工作人員能夠認(rèn)真對待所出現(xiàn)的問題，檔案利用服務(wù)體系才能得以完善。

三、檔案利用服務(wù)體系在大數(shù)據(jù)下的發(fā)展

大數(shù)據(jù)背景下的檔案利用服務(wù)體系雖然存在一些問題，但是統(tǒng)籌全局在大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案服務(wù)體系還是利大于弊的，在檔案利用服務(wù)體系的建設(shè)中大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，對其有更廣泛更深刻的影響，在大數(shù)據(jù)的推動下，信息利用服務(wù)體系由多個(gè)方面展開，其空間、時(shí)間、區(qū)域延伸等條件都發(fā)生了本質(zhì)的變化，使得信息資源在保存管理中更為靈活、多面，具有安全保障。而且在新時(shí)代的數(shù)據(jù)體系中，信息的儲存和服務(wù)管理能夠直接進(jìn)行分隔，如此一來，不僅提升了工作效率，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的磨損、丟失、缺漏也能夠有效避免。在大數(shù)據(jù)的推動中，檔案信息的儲存也隨之得到有效的管理，通過“云備份”、信息網(wǎng)絡(luò)儲備等新穎保存技術(shù)，避免了傳統(tǒng)檔案遺漏、檔案丟失等情況。最關(guān)鍵的是，大數(shù)據(jù)的發(fā)展之所以對于檔案信息化服務(wù)體系的建設(shè)有著飛躍性的進(jìn)步，是因?yàn)榇髷?shù)據(jù)環(huán)境下的服務(wù)類型不同于傳統(tǒng)的固定單一，而是靈活跳躍，將陳規(guī)守舊的固定模式轉(zhuǎn)為了智慧化、信息化、個(gè)性化的服務(wù)平臺，如此一來，逐漸減弱了大眾對檔案管理的呆板印象，推進(jìn)了檔案服務(wù)社會化的進(jìn)程。因此，隨著公眾印象的改變，有關(guān)部門在當(dāng)下應(yīng)當(dāng)即刻抓住這個(gè)機(jī)會，找到管理與服務(wù)體系的最佳節(jié)點(diǎn)，通過大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，最大限度釋放檔案信息資源的優(yōu)點(diǎn)，趁著潮流趨勢，完善檔案信息利用服務(wù)的建設(shè)。

四、如何有效提升大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的發(fā)展

在大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢中，為了有效處理大數(shù)據(jù)的海量信息給檔案管理帶來的一些弊端，首先要對大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類整合，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)、云計(jì)算等新興技術(shù)為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，將查閱搜集的信息進(jìn)行保存編輯，將實(shí)體檔案通過技術(shù)運(yùn)用轉(zhuǎn)為抽象數(shù)據(jù)，如此一來不僅縮短了有關(guān)部門的管理時(shí)間，提升了工作效率，還能為用戶的查閱帶來極大的便利，為檔案信息的體制建設(shè)帶來關(guān)鍵性的推動。尤其對于歷史資料的研究管理，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下更需要進(jìn)行檔案信息化，將實(shí)體文字轉(zhuǎn)為虛擬字符，這樣在查閱資料時(shí)僅僅通過電腦手機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備即可找到有價(jià)值的文獻(xiàn)，而且還提升了歷史檔案管理工作的效率。

（一）信息資源的管理創(chuàng)新。檔案信息的數(shù)據(jù)管理為了更好地符合社會標(biāo)準(zhǔn)，滿足大眾的需求，需要管理者不斷改革創(chuàng)新，在利用服務(wù)體系的建設(shè)過程中，在引進(jìn)文化創(chuàng)新、資料整改、特色數(shù)據(jù)建立的同時(shí)，還要利用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)和當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)科技，通過互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新，將資源傳播利用，加速推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源檔案的建設(shè)。順應(yīng)當(dāng)下社會潮流趨勢將檔案管理的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化相結(jié)合，秉承“取其精華，棄其糟粕”的原則，對數(shù)據(jù)利用服務(wù)體系進(jìn)行有效改革，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推行“網(wǎng)絡(luò)檔案”的建設(shè)，培養(yǎng)技術(shù)化人員和專業(yè)人才的團(tuán)隊(duì)，以傳統(tǒng)管理現(xiàn)代發(fā)展的理念將檔案信息化建設(shè)推向更高的一個(gè)平臺。不單單是網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，為了保證檔案信息能夠平穩(wěn)持續(xù)發(fā)展，還要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的共享，在如今社會的發(fā)展中，共享資源似乎已成為社會發(fā)展的趨勢，為了迎合大眾口味，檔案信息資源也要摒棄傳統(tǒng)的“守舊觀點(diǎn)”推行共享數(shù)據(jù)這一改革措施，打破曾經(jīng)營造的信息壁壘，將封閉守舊的信息孤島轉(zhuǎn)移到大眾的視野內(nèi)，增強(qiáng)信息間的交流共享，以推動信息發(fā)展為主要目標(biāo)，共同實(shí)現(xiàn)信息化共享建設(shè)。

（二）學(xué)會信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。檔案部門管理務(wù)必要學(xué)會運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以設(shè)立單獨(dú)的檔案管理網(wǎng)頁，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料檢索查閱，便于工作人員以及使用者下載運(yùn)用；或者建立辦公局域網(wǎng)，以計(jì)算機(jī)為管理的主要手段，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化的管理環(huán)境，提升工作的效率。相關(guān)部門還要重視信息的使用價(jià)值，檔案作為信息保存的主要途徑，其作用是儲存信息便于人們查閱使用，因此在運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)，相關(guān)工作人員要格外注意提取信息的共享性，發(fā)揮檔案最大的價(jià)值，保證檔案有效為工作單位以及單獨(dú)個(gè)體使用，深度獲取有效信息，通過網(wǎng)絡(luò)共享加以利用，將檔案信息的價(jià)值發(fā)揮到最大。

五、結(jié)語

總而言之，在大環(huán)境數(shù)據(jù)發(fā)展的影響下，檔案利用服務(wù)體系的建設(shè)要想完善，必須遵從當(dāng)下的潮流趨勢進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理運(yùn)用，相關(guān)檔案管理部門務(wù)必要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以重視，將“云計(jì)算”“云共享”作為檔案信息管理的主要工具，對檔案的價(jià)值以及運(yùn)用途徑進(jìn)行有效管理。針對不同類型的檔案要采取不同的處理措施，但是歸根結(jié)底檔案都是為人所服務(wù)，只有將檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值發(fā)揮到最大，對每個(gè)需要的人都能產(chǎn)生正面的影響，那么在大環(huán)境下的檔案利用服務(wù)體系建設(shè)工作才能順利開展。